Last-Minute-Buchungen: Das kann teuer werden

Geschwindigkeit spielt in vielen Unternehmen eine wichtige Rolle für den Geschäftserfolg und manchmal sind Last-Minute-Reisen unvermeidlich. Kurzfristige Buchungen können allerdings ein schwerer Schlag für die Unternehmensbilanz sein. So zeigen unsere Daten, dass Tickets, die weniger als sieben Tage vor Abflug gebucht wurden, im Durchschnitt 44% teurer waren als solche, die fünfzehn Tage im Voraus gebucht wurden.

Basierend auf den Ergebnissen aus 2016 haben wir Geschäftsreisedaten analysiert und weltweit Muster bei inländischen Last-Minute-Reisen identifiziert. Dabei haben wir uns verschiedene Branchen und Altersgruppen angeschaut, um Unternehmen dabei zu helfen, intelligentere Entscheidungen bezüglich ihrer Reiserichtlinien, Budgets und Prozesse zu treffen mit dem Ziel, Zeit und Ressourcen zu sparen. Die Buchungszeiträume, die wir uns angeschaut haben, umfassen null bis drei Tage, vier bis sieben Tage, acht bis 14 Tage und mehr als 15 Tage.

Last-Minute-Ticketpreise variieren von Land zu Land

Unsere Analyse zeigt generell, dass die Ticketpreise steigen je näher die Buchung am Reisedatum liegt. Preiserhöhungen bei Last-Minute-Reisen variieren von Land zu Land jedoch stark. In den USA sind die Preisaufschläge für inländische Reisen, die weniger als acht Tage im Voraus gebucht wurden, am höchsten. Im Jahr 2016 zahlten Reisende, die wenigstens acht Tage im Voraus gebucht hatten, 39% mehr als für das gleiche Ticket, das mehr als fünfzehn Tage im Voraus gebucht wurde.

Auch in Frankreich (+25%) und Kanada (+19%) erwarten Reisende höhere Kosten bei kurzfristigeren Buchungen. Für Großbritannien trifft dies hingegen nicht zu. Hier liegen die Preise durchschnittlich um vier Prozent unter denen eines ähnlichen, im Voraus gebuchten Tickets. Während dieser Trend von verschiedenen Variablen beeinflusst sein könnte, ist zu bedenken, dass der britische Flugverkehr im Wesentlichen international ausgerichtet ist. Daher folgen die Preisdynamiken, die wir in diesem Markt beobachten, anderen Mustern als in Ländern mit größeren inländischen Reisemärkten.

Globale Trends bei Last-Minute-Reisen

Unsere Analyse deckt zudem bemerkenswerte Unterschiede in den Buchungsmustern in den USA, Frankreich und Kanada auf. Alle drei Länder verzeichnen vermehrt frühe Buchungen für den Dezember. Dies ist wahrscheinlich auf Planungen rund um die Feiertage zurückzuführen. Darüber hinaus verzeichnete Frankreich im August einen drastischen Anstieg an Frühbuchungen. Auch dieser Trend liegt wahrscheinlich in der Urlaubsplanung begründet.

Im Vergleich dazu ergab unsere 2016er Analyse, dass die Preissteigerungen für Last-Minute-Reisen in den USA im Januar und August am höchsten sind. Der beste Monat für Last-Minute-Reisen in den USA ist der Juni. In diesem Monat fallen die Preissteigerungen im Vergleich zu den Gesamtflugkosten um etwa acht Prozentpunkte geringer aus. Tickets mit vergleichsweise niedrigen Aufschläge für Last-Minute-Buchungen haben allerdings noch immer ihren Preis: Die allgemeinen Ticketpreise liegen im Juni durchschnittlich um neun Prozent höher.

Zeitfenster für die Reisebuchung variieren nach Branche

Reisende aus der Hochschulbranche buchen am vorausschauendsten. Bei ihnen ist es doppelt so wahrscheinlich, dass Reisen mindestens 15 Tage im Voraus gebucht werden, als dies bei anderen Gruppen der Fall ist. Nur 31% der Hochschulreisenden buchen weniger als 15 Tage im Voraus.

Die Dienstleistungsbranche, der Einzelhandel und Restaurants stellen einen vergleichsweise höheren Anteil an Last-Minute-Reisenden. Das Volumen von Last-Minute-Reisen ist im Bereich der Fachdienstleistungen höher, was auf Kundenterminen und kundenbezogene Tätigkeiten zurückzuführen sein kann, die im Voraus schwieriger zu planen sind.

Preis steigt mit der Buchungsklasse

Wie die folgende Tabelle zeigt, variieren die Preise je nach Buchungsklasse. Interessanterweise steigen die Economy- und Economy-Premium-Ticketpreise im Acht- bis Vierzehn-Tage-Fenster vor einer Reise stärker als Premium-Ticketpreise. Obwohl alle Tarifklassen in den sieben Tagen vor einer Reise an Kosten zulegen, verlangsamt sich die Steigerungsrate der Economy-Premium-Tickets.

Vorausgesetzt die unternehmenseigene Reiserichtlinie lässt dies zu, könnten Reisende daher davon profitieren, Tickets der verschiedenen Buchungsklassen miteinander zu vergleichen, bevor sie eine Buchung im entsprechenden Zeitfenster tätigen, da die relative Preissteigerung geringer ausfällt.

Reisetrends der Millennials, GenX und Babyboomer

Die Daten sind generell auffallend ähnlich. Dennoch zeigen sich subtile Unterschiede im Reiseverhalten der verschiedenen Altersgruppen. Buchungen mit mehr als 15 Tagen Vorlauf zum Reisetermin tätigen Babyboomer (Alter 49-65) nur in drei Prozent der Fälle öfter als ihre Millennial-Kollegen (Alter 22-35). In der letzten Woche vor einer Reise buchen sie vier Prozent weniger Reisen. Diese Unterschiede sind zwar gering, könnten aber auf verschiedene Rollen und ein unterschiedliches Buchungsverhalten in den Altersgruppen hindeuten. Zum Beispiel könnten jüngere Reisende öfter zu kurzfristig anberaumten Meetings reisen müssen oder sie sind sich der Preissteigerungen weniger bewusst, die mit einem sich nähernden Reisedatum einhergehen.

Unser jüngster Bericht über generationenbedingte Trends bei Geschäftsreisen und den damit einhergehenden Ausgaben ergab, dass Millennials bezüglich einiger Ausgaben budgetbewusster sind als ihre älteren Kollegen. So geben Millennials 18% weniger für Mahlzeiten und Unterhaltung aus als die GenX (Alter 35-49) und Babyboomer (Alter 49-65). 

So können Sie trotz Last-Minute-Buchungen sparen

Basierend auf unseren Daten und Einblicken in Reisekosten haben wir die folgenden Tipps zusammengestellt, die Unternehmen dabei helfen, Kosten niedrig zu halten und die Effizienz zu steigern:

• Implementieren Sie Reiserichtlinien, die Mitarbeiter dazu anleiten, mindestens acht Tage vor Abflug zu buchen. Im Durchschnitt können Unternehmen so 148 US-Dollar pro Ticket sparen. Wir empfehlen zudem, Mitarbeiter zu belohnen, die sich durchgängig an die Reiserichtlinien ihres Unternehmens halten.
• Bieten Sie wiederholt Trainings an und schulen Sie ihre Mitarbeiter darin, kluge und kosteneffiziente Reiseentscheidungen zu treffen. Das kann dazu beitragen, die Wissenslücken jüngerer Mitarbeiter zu schließen, für die Geschäftsreisen neu sind, oder erfahrene Geschäftsreisende auf neue Möglichkeiten aufmerksam machen, smart zu reisen. Die folgenden Spartipps können Sie Ihren Mitarbeitern mit auf den Weg geben:
  • Ziehen Sie auch Regionalflughäfen in ihren Tarifvergleich mit ein. Wenn Sie beispielsweise in die San Francisco Bay Area reisen, sollten Sie die Flughäfen Oakland und San Jose in Betracht ziehen. Mitarbeiter können dort gelegentlich größere Einsparungen erzielen. Natürlich ist es aber auch wichtig, Nebenkosten wie höhere Taxi- oder Mietwagenkosten zu berücksichtigen.
  •  Achten Sie auf Zusatzgebühren wie Sitzplatz-Upgrades und Gebühren für aufgegebenes Gepäck. Diese und ähnliche addieren sich schnell zu größeren Summen.
• Vermeiden Sie Einheitslösungen. Wie die Daten zeigen, variieren Last-Minute-Trends von Markt zu Markt und von Branche zu Branche. In der Tat könnte das, was in einem Teil des Unternehmens funktioniert, in einem anderen Unternehmen genauer überprüft werden müssen. Bedenken Sie gegebenenfalls die folgenden Punkte:
  • Erinnern Sie Reisende daran, gerade in den Monaten, in denen Last-Minute-Buchungen wahrscheinlicher sind, mit größerem Vorauf zu buchen
  • Passen Sie Ihre Reiserichtlinien an verschiedene Regionen an
  • Vergleichen Sie Trends zwischen verschiedenen Abteilungen und Teams