Kosten, Freibetrag & Steuer: Wie viel darf die Weihnachtsfeier kosten?

Alle Jahre wieder stellt sich in Unternehmen die gleiche Frage: Wie gestalten wir eine gelungene Weihnachtsfeier und wie viel darf sie kosten? Nach einem intensiven Arbeitsjahr freuen sich die Mitarbeitenden auf ein schönes Fest, bei dem nicht jeder Cent umgedreht wird. Aber worauf sollten Unternehmen bei der Ausrichtung der Weihnachtsfeier achten? Welche Kosten sind absetzbar und welche steuerlichen Fallstricke gibt es?

Es gibt einen guten Grund für Unternehmen, mit einer offenen Bar bei der Weihnachtsfeier vorsichtig zu sein – und zwar nicht wegen des Risikos betrunkener Ausschweifungen. Auch aus steuerlicher Sicht ist es sinnvoll, die Kosten im Auge zu behalten. Für Firmenfeiern und Betriebsveranstaltungen gibt es verschiedene steuerliche Regeln. Unternehmen können pro teilnehmendem Mitarbeitenden einen Betrag von 110 Euro steuerfrei übernehmen. Wird dieser Beitrag überschritten, wird die Lohnsteuer fällig. Um die Kosten der Weihnachtsfeier möglichst sinnvoll absetzen zu können, müssen die Gesamtkosten daher sorgfältig geplant werden.

Versteckte Kosten einer Weihnachtsfeier richtig kalkulieren

Angenommen, die Weihnachtsfeier findet in der Lobby eines schicken Hotels mit Anreise und Übernachtung sowie musikalischer Begleitung statt. Dann reicht es nicht, nur darauf zu achten, dass die Rechnung für Essen und Getränke pro Person 110 Euro nicht überschreitet. Denn auch Ausgaben für Übernachtungen, Zugfahrten, Saalmiete und DJ werden auf die teilnehmenden Mitarbeitenden umgelegt.

Wenn mit all diesen Kosten die Gesamtsumme von 110 Euro pro Person überschritten wird, muss für den Betrag, der darüber hinaus geht, Lohnsteuer entrichtet werden. Der Arbeitgeber kann dann den entstehenden steuerpflichtigen Lohnanteil pauschal mit 25 Prozent und einer pauschalen Kirchensteuer versteuern (§ 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG). Bei der Pauschalversteuerung bleibt dieser Betrag in der Regel sozialversicherungsfrei.

Typische Steuerfallen bei Weihnachtsfeiern vermeiden

• Die Kosten beziehen sich stets auf die Anzahl der Mitarbeitenden, die tatsächlich bei der Feier anwesend waren. Ein BFH-Urteil aus dem Jahr 2021 erklärt es für unzulässig, die Kosten auf die Anzahl der Eingeladenen umzulegen. Sagen also viele ab, muss mit einer steuerlichen Mehrbelastung gerechnet werden. Übrigens: Auch ein Vorsteuerabzug für die Nicht-Erschienenen ist nicht zulässig.
• Wenn Mitarbeitende eine Begleitperson zur Weihnachtsfeier mitbringen, ist besondere Sorgfalt gefragt. Kosten für private Begleitpersonen werden vom Finanzamt dem jeweiligen Mitarbeitenden zugerechnet.
• Gab es in diesem Jahr bereits mehrere Betriebsfeiern? Die steuerliche Abzugsfähigkeit gilt nur für zwei Feiern im Jahr. Bei einer dritten muss die Lohnsteuer unabhängig vom 110-Euro-Freibetrag abgeführt werden. Allerdings darf gewählt werden, für welche der drei Veranstaltungen das gilt – es muss nicht die Kosten der Weihnachtsfeier betreffen.
• Sonderfall Minijobberinnen und Minijobber: Überschreitet der Arbeitgeber den 110-Euro-Freibetrag, könnten Mitarbeitende in Minijobs ihren Status als solche verlieren, da die Kosten steuerlich als Lohnkosten angesehen werden. Dies gilt dann zumindest für den Monat, in dem die Weihnachtsfeier stattfindet.

Dieser Freibetrag gilt für Betriebsveranstaltungen 2025

Seit 2015 liegt der Freibetrag für Betriebsveranstaltungen wie Weihnachtsfeiern, Betriebsausflüge oder Firmenjubiläen unverändert bei 110 Euro pro Person – einschließlich der Umsatzsteuer. Mit dem am 22. März 2024 verabschiedeten Wachstumschancengesetz sollte sich dies ursprünglich ändern. Die geplante Erhöhung auf 150 Euro wurde jedoch im Vermittlungsausschuss gestrichen. Wird der Steuerfreibetrag pro angestellte Person überschritten oder finden mehr als zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr statt, gilt der darüberliegende Betrag als steuerpflichtiger Arbeitslohn. Dieser Arbeitslohn unterliegt der Pauschalbesteuerung von 25 % und kommt auch für Betriebsfeiern in Betracht, zu denen nicht alle Mitarbeitenden eingeladen werden.

Zählt eine Betriebsfeier als Arbeitszeit?

Findet die Veranstaltung während der regulären Arbeitszeit statt, so zählt sie rechtlich auch als Arbeitszeit. Arbeitgeber sind verpflichtet, diese regulär zu vergüten. Betriebsveranstaltungen sind keine Pflichtveranstaltungen und auch, wenn sie für das Betriebsklima sehr förderlich sind, für Mitarbeitende freiwillig. Möchten sie nicht an der Veranstaltung teilnehmen, müssen sie ihre Arbeitszeit trotzdem leisten. Findet die Veranstaltung jedoch außerhalb der regulären Arbeitszeit statt, so investieren die Teilnehmenden ihre Freizeit und müssen im Falle einer Absage nicht am Abend noch am Schreibtisch sitzen.

Fünf Strategien zur steuerlichen Absetzung der Weihnachtsfeierkosten

Mit vorausschauender Planung lassen sich steuerliche Fallstricke vermeiden. Die wichtigsten Tipps auf einen Blick:

1. Einladungskreis klar definieren: Nur Feiern, zu denen alle Beschäftigten oder ganze Abteilungen eingeladen sind, gelten steuerlich als Betriebsveranstaltungen und ermöglichen das Anwenden des 110-Euro-Freibetrags.
2. Pro-Kopf-Kosten realistisch kalkulieren: Die Gesamtkosten werden nur auf die Mitarbeitenden verteilt, die tatsächlich an der Feier teilnehmen. Auch die Begleitpersonen sollten mitgedacht werden, denn: Bringt jemand eine Begleitung mit, werden deren Kosten dem Mitarbeitenden komplett zugerechnet.
3. Klare Zeitgrenzen setzen: Ein offizielles Veranstaltungsende sollte definiert werden, um die steuerliche Bewertung und mögliche Haftungsfragen abzugrenzen.
4. Geschenke und alkoholische Getränke einbeziehen: Wenn auf der Weihnachtsfeier Geschenke überreicht werden sollen, zählen sie auch zu dem Freibetrag von 110 Euro. Auch alkoholische Getränke zählen zu den Bewirtungskosten und fließen in den Freibetrag ein.
5. Reisekosten richtig zuordnen: Findet die Feier außerhalb des Betriebs statt, müssen Reisekosten in den Freibetrag eingerechnet werden. Bei Feiern im Büro gilt die Heimfahrt hingegen als privater Weg und ist steuerlich nicht relevant.

Mit klaren Vorgaben und einer sorgfältigen Planung lassen sich Betriebsveranstaltungen wie die Weihnachtsfeier steuerlich optimal gestalten. Digitale Tools wie eine Software zur Ausgabenverwaltung helfen, Teilnehmende und Kosten effizient zu erfassen, Freibeträge automatisch zu prüfen und die Compliance sicherzustellen. So wird die Weihnachtsfeier nicht nur zum sozialen Highlight, sondern auch zum organisatorischen Selbstläufer.