Spesenbetrug: Wie Unternehmen Verluste vermeiden & Compliance stärken

Was haben das Überfahren roter Ampeln und Spesenbetrug gemeinsam? Die Antwort: Obwohl fast jeder weiß, dass beides nicht rechtens ist, tun es viele trotzdem. Und das aus verschiedenen Gründen: um Zeit zu sparen, weil es jeder macht oder weil es vermeintlich niemandem schadet.

Für Arbeitgeber ist Spesenbetrug – ob absichtlich oder unabsichtlich – jedoch ein echtes Problem. Gerade in Zeiten, in denen 57 % der CFOs stark in Wachstum investieren, um verlorene Zeit aufzuholen, ist die Kontrolle über Ausgaben entscheidender denn je. Unternehmensagilität und Wettbewerbsfähigkeit hängen direkt von der Fähigkeit ab, Ausgaben zu managen und Compliance zu gewährleisten.

Die alarmierende Realität: Laut dem aktuellen ACFE-Bericht "Occupational Fraud 2024" erfolgen 13 % aller Veruntreuungen in Unternehmen im Rahmen von Spesenabrechnungen. Der mittlere Unternehmensverlust aufgrund von Betrugsfällen bei der Spesenerstattung liegt bei 50.000 USD. Das zeigt deutlich, wie schnell sich einzelne Schummeleien zu hohen Beträgen summieren können und das Unternehmensergebnis empfindlich treffen.

Trotz dieser finanziellen Auswirkungen und der personellen Aufwände, die solche Betrugsfälle verursachen, verfügen viele Unternehmen noch nicht über geeignete Verfahren zur Vorbeugung und Aufdeckung von Spesenbetrug. Während intelligente, automatisierte Lösungen wie SAP Concur Finanzverantwortliche entlasten, spielen auch Sensibilisierung und eine klare Kommunikation eine entscheidende Rolle.

In diesem Beitrag geben wir vier essenzielle Tipps, wie Unternehmen Spesenbetrug effektiv begegnen, Kosten senken und ihre Compliance stärken können:

1. Dialog und Transparenz für optimierte Richtlinien

Die Grundlage für jede korrekte Spesenabrechnung ist eine klare und verständliche Reisekosten- bzw. Ausgabenrichtlinie. Oft sind diese Richtlinien jedoch kompliziert, schwer zugänglich oder werden von Mitarbeitenden als unfair empfunden. Dies kann die Tür für "optimierte" Abrechnungen öffnen, etwa als gefühlten Ausgleich für unbezahlte Überstunden oder Reisezeit.

Unternehmen sollten den direkten Austausch mit ihren Mitarbeitenden suchen. Das hilft, potenzielle Problemfelder und Wissenslücken zu identifizieren. Durch die Überprüfung der bestehenden Reisekostenrichtlinien unter Berücksichtigung der tatsächlichen Bedürfnisse der Angestellten und eine verbesserte Kommunikation rund um die Thematik, lässt sich das Verständnis und die Akzeptanz deutlich erhöhen. Dies reduziert nicht nur das Betrugsrisiko, sondern fördert auch eine positive Unternehmenskultur.

2. Schulungen für Mitarbeitende und Finanzteams

Angesichts der Tatsache, dass der mittlere Schaden durch Spesenbetrug bei 50.000 USD liegt, ist die Bedeutung proaktiver Aufklärung und Sensibilisierung nicht zu unterschätzen. Viele Mitarbeitende sind sich der Konsequenzen – sowohl für das Unternehmen als auch für sie selbst – oft nicht bewusst.

Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Finanzteams und alle Mitarbeitenden angemessen geschult sind. Klare, leicht verständliche und unternehmensweite Richtlinien müssen regelmäßig kommuniziert werden, was in Bezug auf die Abrechnung von Mitarbeiterausgaben erlaubt ist und was nicht. Regelmäßige Schulungen bieten die Möglichkeit, offene Fragen zu klären und das Bewusstsein für die Risiken zu schärfen. Nur so lässt sich sicherstellen, dass alle auf derselben Seite stehen und die Vorschriften eingehalten werden.

3. Intelligente Technologie: Rückgrat der Betrugsprävention

Das manuelle Vorgehen gegen Spesenbetrug ist extrem zeitaufwändig und fehleranfällig. Viele verlassen sich noch immer auf komplizierte und veraltete Verfahren, um unzulässige Anträge zu erkennen. Dabei birgt die Automatisierung, insbesondere durch Künstliche Intelligenz (KI), ein enormes Potenzial:

• Massive Effizienzsteigerung: Die manuelle Prüfung ist kostspielig. Wenn ein Vollzeitmitarbeitender der Finanzabteilung beispielsweise 80.000 EUR pro Jahr erhält, können die Gehaltskosten für die Prüfung aller Ausgaben schnell 72.000 EUR pro Jahr erreichen – und das ohne Zusatzleistungen oder verpasste Umsatzchancen. Durch den Einsatz von KI bei der Erstprüfung von Spesenabrechnungen lässt sich die Prüfzeit um bis zu 90 % verkürzen.
• Reduzierung von Fehlern und Betrug: Automatisierte Prüfungen senken die Kosten für Fehler in Reisekostenabrechnungen um 60 %. KI-Technologie ist zudem in der Lage, zehnmal so viele Fehler und Betrugsversuche zu ermitteln als manuelle Prozesse.
• Fokussierung auf Ausnahmen: KI kann 100 % aller Ausgaben anhand Ihrer Richtlinien, Nachhaltigkeitsvorgaben, Steuergesetze und Betrugsindikatoren abgleichen. Sie kennzeichnet Risikofälle und ermöglicht es den Prüfenden, sich auf die Ausnahmen zu konzentrieren, die menschliches Urteilsvermögen erfordern. Abrechnungen mit geringem Risiko können automatisch genehmigt werden, was die "First-Pass-Quote" erheblich verbessert.

Moderne Lösungen wie SAP Concur verbinden KI und menschliche Expertise. Sie ermöglichen es, Muster zu erkennen und betrügerische Aktivitäten frühzeitig aufzudecken. Damit entlasten sie Finanzverantwortliche von repetitiven Aufgaben und verschaffen ihnen Zeit für wertschöpfendere Tätigkeiten – wie beispielsweise die strategische Optimierung von Prozessen oder die Schulung der Mitarbeitenden.

4. Unternehmenskultur der Integrität und Compliance

Eine integre Unternehmenskultur ist der beste Schutz vor Spesenbetrug. Sie ergänzt technische Lösungen und schärft das Bewusstsein für ethisches Verhalten.

Wertschätzung über monetäre Anreize hinaus

Ein wesentlicher Grund für "optimierte" Abrechnungen ist oft das Gefühl mangelnder Wertschätzung oder nicht angemessener Vergütung. Unternehmen sollten nicht-monetäre Anreize schaffen, die Angestellten das Gefühl vermitteln, dass ihre Arbeit geschätzt und gewürdigt wird. Dies können flexible Arbeitszeiten, Entwicklungsmöglichkeiten oder Anerkennung für besondere Leistungen sein.

Fairness und Transparenz der Prozesse

Eine positive, auf Fairness bedachte Unternehmenskultur bildet eine gute Grundlage, um Mitarbeitende für die Notwendigkeit von Compliance und die Risiken von Betrug zu sensibilisieren. Klare, transparente Prozesse – unterstützt durch Technologie – tragen dazu bei, dass Mitarbeitende die Richtlinien verstehen und als fair empfinden. Dies erhöht die Akzeptanz für neue Lösungen und Prozesse, die Unternehmen zu Höchstleistungen verhelfen.

SAP Concur: Ihr Partner für effizientes Ausgabenmanagement

SAP-Concur-Lösungen unterstützen Sie dabei, Ausgaben aktiv zu verwalten und Compliance sicherzustellen. Intelligente und flexible Kontrollen werden während des gesamten Prozesses angewendet, um Ihr Unternehmen vor finanziellen Risiken zu schützen und Effizienz zu steigern:

• SAP Concur Intelligent Audit: Kombiniert KI und menschliche Kompetenz. Die KI scannt Ausgabenposten, identifiziert Ausnahmen und kennzeichnet, was nicht verifiziert werden kann. Zertifizierte menschliche Prüfende prüfen dann gezielt die Positionen, die die KI nicht eindeutig validieren konnte. So wird das Beste aus beiden Welten vereint.
• Concur Detect by Oversight: Bietet mit intelligenter Trend- und Musteranalyse sowie durchgängigen Ausgabenprüfprozessen Transparenz und Präzision. Reisekostenabrechnungen werden bereits vor der Rückerstattung mit den Belegen abgeglichen, um Anomalien und Betrugsversuche leichter zu erkennen.

Im Gegensatz zu Lösungen, die entweder nur auf menschliche Prüfende oder nur auf Software setzen, kommt bei SAP Concur sowohl der Mensch als auch KI zum Einsatz, um potenziellen Missbrauch und Betrug schneller und intelligenter zu erkennen. Die Prüfdichte im gesamten Ausgaben- und Genehmigungsprozess steigt, was hilft, Trends aufzudecken, die auf Probleme im Ausgabenmanagement hinweisen. Dies ermöglicht es Ihnen, Ihre Richtlinien zur Erhöhung der Konsistenz zu verfeinern – und all dies, ohne dass Ihre Mitarbeitenden mehr Arbeit haben.

Jeffrey Thompson, Director, Payment Services-Program Design, Policy and Sourcing bei Merck, bestätigt den Nutzen: "Bevor die Führungskraft die Genehmigung erteilt, werden bei uns automatische Richtlinienprüfungen mit Intelligent Audit vorgeschaltet. Wir werden voraussichtlich über 50 % unserer Kosten einsparen, sodass unseren Führungskräften mehr Zeit für Ideen und Innovationen bleibt.“

Mit SAP Concur sind Sie bereit für alles, was die Zukunft bringen mag, und können sicherstellen, dass jede Ausgabe gut investiertes Geld ist.

Fazit

Spesenbetrug ist ein vermeidbares Risiko, das erhebliche finanzielle und operative Folgen für Unternehmen haben kann. Durch eine Kombination aus klarer Kommunikation, Mitarbeitersensibilisierung und dem strategischen Einsatz von intelligenter Technologie wie SAP Concur Intelligent Audit und Concur Detect by Oversight können Unternehmen ihre Prüfprozesse optimieren, Betrug effektiv eindämmen und eine Kultur der Compliance fördern. So sichern Sie nicht nur Ihre Finanzen, sondern stärken auch die Grundlage für nachhaltiges Wachstum und Agilität.