Drei Schritte zur Verbesserung der Compliance

Was kommt Ihnen zuerst in den Sinn, wenn Sie an Compliance denken? Wahrscheinlich ist es kein rosiges Bild. Das Wort erweckt bei manchem die Vorstellung von knurrenden Hunden, die drohend ihre Macht demonstrieren. Dabei ist die Wirklichkeit gar nicht so düster. In der Gesellschaft dienen Gesetze dazu, einen sicheren Rahmen für den persönlichen Wohlstand einerseits und das Gemeinwohl andererseits zu schaffen. Im Unternehmen ist es im Grunde nichts anderes. Ein Unternehmen ist eine Gruppe von Personen, die zusammenarbeiten, um gemeinsame Ziele zu erreichen. Regeln und Standards helfen dabei, alle bei diesen Bemühungen zu unterstützen.

Compliance bezieht sich sowohl auf die einzelnen Personen eines Unternehmens als auch auf das Unternehmen selbst. Die Mitarbeiter werden gebeten, sich an bestimmte Regeln zu halten, wie sie mit den Ressourcen des Unternehmens umgehen. Auch das Unternehmen ist einer Reihe von Richtlinien verpflichtet, die der Einhaltung der rechtlichen und regulatorischen Anforderungen dienen. So ist Compliance nicht nur Angelegenheit der Mitarbeiter oder des Unternehmens. Sie geht alle an – und Ihre Compliance-Richtlinien sollten dies widerspiegeln.

Compliance-Konzept positiv umgestalten

Da Ihre Mitarbeiter im Mittelpunkt der Richtlinien stehen, muss deren Einstellung zur Compliance berücksichtigt werden. Sie haben vielleicht in letzter Zeit viel über das „Mitarbeitererlebnis“ gehört. Die Interaktion zwischen Mitarbeitern und dem Unternehmen – vom physischen Raum bis zu den Systemen, in denen sie arbeiten – kann erheblichen Einfluss darauf haben, wie gut sie das Unternehmen unterstützen und somit zum Unternehmenserfolg beitragen. Die Ausgabenpolitik gehört zu den vielen Aspekten, die sie positiv oder negativ bewerten und auf die sie reagieren.

Um positive Reaktionen sicherzustellen, muss sich möglicherweise die Sichtweise Ihrer Mitarbeiter auf die Ausgabenpolitik ändern. Sie kennen vielleicht die Regeln, aber wissen nicht genau, wozu sie da sind. Erläutern Sie den Zweck Ihrer Compliance-Richtlinien, nicht nur die Regeln selbst. Sie sind nicht dazu da, um Ihre Mitarbeiter auszuspionieren. Eine positive Einstellung gegenüber Ihren Mitarbeitern ist die grundlegende Voraussetzung. Die Richtlinien sind dazu da, Ausgabenentscheidungen zu unterstützen und zu optimieren. Sie beseitigen Unsicherheiten, sodass die Mitarbeiter nicht befürchten müssen, möglicherweise unbeabsichtigt falsche Entscheidungen zu treffen. Richtlinien sind da, um zu helfen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter das wissen.

Klare Compliance-Richtlinien kommunizieren, die leicht einzuhalten sind

Viele Unternehmen glauben, dass die Arbeit erledigt ist, sobald sie ihre Ausgabenrichtlinien dokumentiert haben. Diese Annahme ist aber falsch. Die Regeln, die Ihre Mitarbeiter bei den Ausgaben von Unternehmensmitteln einhalten sollen, sind zwar wesentlicher Bestandteil der Compliance, jedoch nur ein Teil des Gesamtbildes.

Zunächst müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Richtlinien alle Ausgaben einschließen. Dazu müssen Sie alle Orte kennen, wo Mitarbeiter Geld ausgeben (und wofür), damit die Richtlinien alle Szenarios abdecken. Beispiele hierfür sind Offline-Reisebuchungen, Fahrtkosten und Nutzung von persönlichen Kreditkarten.

Sobald Ihre Richtlinien fertig sind, müssen sie gut kommuniziert werden. Überlegen Sie daher, auf welche Weise sie den Mitarbeitern bei der Tätigung von Ausgaben in Erinnerung gebracht werden. Erwarten Sie nicht, dass sich jeder Mitarbeiter an jedes Detail erinnern kann. Stellen Sie also sicher, dass die Mitarbeiter direkt beim Ausfüllen der Spesenabrechnung auf die Ausgabenrichtlinien zugreifen können, damit sie ihre Erstattung richtlinienkonform beantragen.

Schließlich sollten die Prozesse so gestaltet werden, dass sie für Antragsteller und Genehmigende leicht einzuhalten sind. Zu Vereinfachung analysieren Sie die Schritte im Ausgabenprozess und auch im Formular selbst. Lässt es sich leicht ausfüllen? Müssen Mitarbeiter Papierbelege beifügen? Was passiert, wenn ein Beleg fehlt? Wie reagiert der Genehmigende auf Ungereimtheiten? Denken Sie daran: Mit jeder Unsicherheit wird eine Richtlinienverletzung wahrscheinlicher.

Mitarbeiterausgaben prüfen

Mit Ausgabenrichtlinien, die leicht verständlich und einfach zu befolgen sind, kommen Sie der Compliance sehr nahe. Es treten jedoch wahrscheinlich immer noch Ausnahmen auf. Selbst kleine oder unverschuldete Fehler können sich aufsummieren. Um diese Ausreißer zu verhindern, ist es sinnvoll, Mitarbeiterausgaben regelmäßig und in konsistenter Weise zu prüfen.

Bestimmen Sie zunächst, wie viel Prozent der Abrechnungen Sie prüfen möchten. Dies kann durch eine Reihe von Faktoren wie Ressourcen und wahrgenommenes Risiko beeinflusst werden. Empfohlen wird ein Anteil von mindestens 10 %. Weniger kann sich als ineffektiv erweisen, um ein genaues Bild von der Compliance in Ihrer gesamten Organisation zu erhalten.

Als Nächstes entscheiden Sie, welche Arten von Informationen überprüft werden sollen und wie oft dies geschehen soll. Auch dies hängt von Ihren geschäftlichen Anforderungen und Zielen ab. Hier sind jedoch einige Aspekte zu berücksichtigen:

• Stellen Sie sich, dass für alle Ausgaben, die dies erfordern, Belege vorhanden sind.
• Überprüfen Sie, ob der jeweilige Beleg mit den Positionsdetails übereinstimmt (z. B. Typ, Lieferant, Zahlweg usw.).
• Bestimmen Sie die Klassifizierung der Ausgaben.
• Überprüfen Sie die Ausgaben, die als „Sonstige“ gekennzeichnet sind.
• Prüfen Sie die Barausgaben genau.
• Identifizieren Sie alle Ausgaben, die als zu versteuerndes Einkommen zu behandeln sind.
• Achten Sie auf Positionen, die über den normalen Beschaffungsprozess hätten abgewickelt werden müssen.
• Führen Sie eine Liste von Mitarbeitern, die immer oder nie überprüft werden sollen.

Mehr Sicherheit in unsicheren Zeiten schaffen

Als „roten Faden“ bezeichnen wir häufig ein Element, das alle Aspekte eines Themas miteinander verbindet. Unsere Gleichung, die Kosten zu kontrollieren und die Einhaltung zu verbessern, um eine größere Stabilität zu erzielen, weist einen roten Faden auf. Er verknüpft alle Teile und sorgt für die effektive Umsetzung der genannten Prozesse.

Dieser rote Faden heißt Automatisierung. Automatisierung ist die „Killer-App“ für kleine und mittelständische Unternehmen. Sie bietet unzählige Vorteile, die von Unternehmen jeder Art genutzt werden können. Sie erhöht die Effizienz nahezu aller Aufgaben und Prozesse, führt dadurch zu Kostensenkungen und verschafft Mitarbeitern die Zeit für höherwertige Tätigkeiten. Die Automatisierung sorgt für Konsistenz und Kontrolle, um Richtlinien durchzusetzen und Fehler zu minimieren. Sie trägt mühelos große Datenmengen zusammen, um die Abläufe im gesamten Unternehmen transparent zu machen.

Wenn Sie über Möglichkeiten nachdenken, Ihre Kosten zu kontrollieren und die Compliance zu verbessern, erwägen Sie die Einführung von Systemen, die Ihre Workflows ganz oder teilweise automatisieren, um die vielen Vorteile zu nutzen. Mit Automatisierung können Sie alle Teile Ihrer Organisation miteinander verbinden – Personalwesen, IT, Reisemanagement – und das gesamte Unternehmen leistungsfähiger machen.

Unabhängig davon, wie weit Sie schon mit Ihrer Automatisierung sind: Es gibt immer Möglichkeiten, das Ausgabenmanagement und die Compliance weiter zu verbessern. Indem Sie für die Stabilität Ihres Unternehmens sorgen, sind Sie auf alle Herausforderungen gut vorbereitet. Ganz gleich, ob es darum geht, ungeahnte Geschäftsmöglichkeiten zu nutzen oder schwierige Krisen zu meistern: Ihr Unternehmen ist für alle Situationen bestens gerüstet.