E-Rechnungspflicht 2026: Endspurt für Finanzabteilungen

Die E-Rechnung bietet neue Möglichkeiten für Unternehmen, Rechnungsprozesse effizienter und sicherer zu gestalten. Bereits seit dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich in Deutschland E-Rechnungen (nach EN 16931) empfangen können. Das ist 2026 geltendes Recht. Doch welche Fristen sind als nächstes zu beachten? Wie steht es um die GoBD-Sicherheit in Ihrem Unternehmen? Und wie können SAP-Concur-Lösungen Ihren Rechnungseingang spürbar vereinfachen? Alle Antworten und hilfreiche Praxis-Tipps finden Sie hier.

Status-Check: Warum Empfangsbereitschaft erst der Anfang war

Das Wachstumschancengesetz setzt neue Maßstäbe für die Digitalisierung und Effizienz in der deutschen Wirtschaft. Die E-Rechnung, also die elektronische Rechnung, ist hier ein wichtiger Bestandteil. Ziel der E-Rechnungspflicht ist es, den Austausch von Rechnungen durch einheitliche Vorgaben zu vereinfachen und zu beschleunigen. Standardisierte Prozesse und Formate ermöglichen es Unternehmen, ihre Rechnungsverarbeitung zu verschlanken und zu automatisieren. Damit schafft das Gesetz eine solide Grundlage für ein modernes, digitales Rechnungswesen und stärkt gleichzeitig die Wettbewerbsfähigkeit der Wirtschaft in Deutschland. Mit dem Startschuss am 1.01.2025 begann ein mehrstufiger Prozess, der Unternehmen den Übergang erleichtert. Während 2025 noch stark von Vorbereitung und technischer Empfangsfähigkeit geprägt war, rückt mit der E-Rechnungspflicht 2026 die tatsächliche Umsetzung im Rechnungseingang und -ausgang in den Mittelpunkt der Finanzprozesse.

Praxis-Tipp: Behalten Sie jetzt die nächsten Schritte im Auge und steuern Sie rechtzeitig um. So bleiben Ihre Prozesse sicher rechtskonform und Ihre Finanzabteilung gerät nicht kurzfristig in Umstellungshektik.

Deadline-Check: Was sich ab Januar 2027 für Lieferanten ändert

Ab dem 01.01.2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 € E-Rechnungen im B2B-Bereich zwingend versenden. Ein reines PDF (ohne XML-Datensatz) ist für diese Gruppe dann nicht mehr zulässig. Das EDI-Verfahren bleiben erlaubt, sofern die Rechnungen EN 16931-konform sind. Damit verschiebt sich der Fokus erstmals deutlich vom Rechnungsempfang hin zum aktiven Rechnungsausgang. Unternehmen, die bislang vor allem ihre Eingangsprozesse angepasst haben, müssen im Zuge der nächsten Fristen dafür sorgen, dass auch ihre Ausgangsrechnungen den gesetzlichen Anforderungen in Deutschland entsprechen.

Entscheidend ist dabei nicht nur das Format, sondern auch ein sauber aufgesetzter Prozess – von der Erstellung strukturierter Rechnungsdaten bis zur Übergabe an den Empfänger.

Für viele Unternehmen wird 2026 damit zum Umsetzungsjahr, in dem sie ihren Rechnungsausgang frühzeitig stabil und rechtskonform aufstellen.

Praxis-Tipp: Stimmen Sie sich frühzeitig mit Ihren Geschäftspartnern zu bevorzugten Formaten und Prozessen ab. Auch bei standardisierten E-Rechnungen (ZUGFeRD oder XRechnung) unterscheiden sich Anforderungen und technische Umsetzungen im praktischen Alltag.

Hybrid-Phase: E-Rechnung vs. Kleinbetragsbeleg im Fokus

Belege unter 250 € (häufig bei Taxi oder Parken) sowie ÖPNV-Fahrkarten und Ausgaben im Zusammenhang mit der Verpflegungspauschale sind weiterhin von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Dies gilt auch für Rechnungen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind. Für Travel Manager ist das eine Entlastung. Im Reisekostenmanagement führt das jedoch zu einer hybriden Beleglandschaft: Strukturierte E-Rechnungen und klassische Belege existieren parallel und müssen unterschiedlich verarbeitet werden.

Praxis-Tipp: Definieren Sie klare Regeln, welche Belegarten wie erfasst und verarbeitet werden. So vermeiden Sie Medienbrüche und stellen sicher, dass Prozesse trotz unterschiedlicher Formate konsistent bleiben. Digitale Lösungen unterstützen Sie dabei, beide Welten zusammenzuführen: Sie ermöglichen die automatisierte Verarbeitung strukturierter Rechnungen und gleichzeitig die effiziente Erfassung klassischer Belege.

GoBD-Sicherheit: Warum PDFs sammeln 2026 nicht mehr reicht

Mit der E-Rechnungspflicht verändern sich auch die gesetzlichen Anforderungen an eine GoBD-konforme und Compliance-sichere Verarbeitung und Archivierung. Während in der Vergangenheit oft noch PDF-Dokumente abgelegt wurden, rücken nun strukturierte Rechnungsdaten und deren vollständige, unveränderte Verarbeitung in den Mittelpunkt.

Denn bei E-Rechnungen ist nicht das visuelle Dokument entscheidend, sondern der zugrunde liegende Datensatz. Wird der verändert, unvollständig gespeichert oder nicht korrekt weiterverarbeitet, kann das die Nachvollziehbarkeit und damit die GoBD-Konformität gefährden. Unternehmen müssen deshalb dafür sorgen, dass Rechnungsdaten durchgängig digital verarbeitet, revisionssicher archiviert und jederzeit prüfbar sind. Manuelle Zwischenschritte oder Medienbrüche erhöhen dabei das Risiko von Fehlern und Inkonsistenzen.

SAP Concur hat die Prozesse für deutsche Anforderungen optimiert:

• ZUGFeRD: Mitarbeitende können diese Belege einfach als Anhang an receipts@concur.com senden. Das System erkennt die eingebettete XML-Datei automatisch und speichert sie GoBD-konform zusammen mit dem PDF.
• XRechnung: Hier empfiehlt sich ein ‚Duo-Versand‘. Senden Sie sowohl die XML-Originaldatei als auch eine visualisierte Version (PDF/JPG) an den zentralen Posteingang. So ist die Lesbarkeit für die Prüfung garantiert, während der steuerlich relevante Datensatz im Hintergrund sicher archiviert wird.

Praxis-Tipp: Achten Sie darauf, dass strukturierte Rechnungsdaten unverändert im System verarbeitet und archiviert werden. Verlassen Sie sich nicht auf visuelle Darstellungen wie PDFs, sondern auf eine durchgängige, systemgestützte Verarbeitung der Originaldaten.

Schritt-für-Schritt: E-Rechnungs-Compliance in SAP Concur aktivieren

Damit Ihr System E-Rechnungen nach deutschen Standards (GoBD) korrekt verarbeitet, müssen Administratoren die entsprechenden Regionaleinstellungen hinterlegen. Folgen Sie dieser Kurzanleitung:

1. Admin-Bereich öffnen: Navigieren Sie zu Expense-Admin > Gruppenkonfigurationen.
2. Gruppe anpassen: Wählen Sie die gewünschte Gruppe aus und klicken Sie auf Ändern.
3. Länderregel setzen: Wählen Sie unter der Einstellung Digital Compliance Region/Country Rule den Eintrag „Germany“ aus und speichern Sie.
4. E-Mail-Verifizierung: Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden ihre geschäftliche E-Mail-Adresse im SAP-Concur-Profil verifiziert haben. Nur so können ZUGFeRD- oder XRechnungen direkt an receipts@concur.com gesendet und korrekt zugeordnet werden.

Tipp für Experten: Detaillierte technische Einblicke und FAQs zur Handhabung der verschiedenen XML-Formate finden Sie auch in diesem Leitfaden in der SAP Concur Community (Englisch).

Fazit: Digitale Rechnungsverarbeitung als Effizienz-Turbo

Die E-Rechnungspflicht ist weit mehr als eine regulatorische Vorgabe – sie ist ein zentraler Hebel für effizientere und transparentere Finanzprozesse und eine durchgängige digitale Rechnungsverarbeitung. Unternehmen stehen 2026 vor den nächsten Fristen. Und damit vor der Herausforderung, eine hybride Beleglandschaft zu beherrschen, neue gesetzliche Anforderungen an die GoBD-Sicherheit umzusetzen und gleichzeitig ihre Prozesse zukunftsfähig auszurichten.

SAP-Concur-Lösungen unterstützen dabei, strukturierte XML-Daten direkt zu verarbeiten und so Fehlerquellen zu minimieren – gerade in einer Übergangsphase, in der unterschiedliche Formate parallel verarbeitet werden müssen. Sind Rechnungsdaten einmal durchgängig strukturiert und automatisiert, lassen sich Finanzprozesse deutlich beschleunigen – bis hin zu Abschlüssen in Echtzeit für modernes Continuous Accounting.

Die E-Rechnung ist damit nicht nur Pflicht, sondern eine echte Chance: Wer 2026 nutzt, um Prozesse konsequent zu automatisieren, richtet sein Unternehmen bereits heute auf die Anforderungen von morgen aus.

Dieser Beitrag dient lediglich der allgemeinen Information und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Für eine verbindliche Auslegung konsultieren Sie bitte einen qualifizierten Fachberater.