Management von Geschäftsreisen: Auf diese 8 Trends sollten Sie achten

Geschäftsreisen stehen vor großen Veränderungen. Von der digitalen Transformation bis hin zum Thema Nachhaltigkeit – verschiedene Trends prägen die Zukunft des Geschäftsreiseverkehrs und wirken sich auf Finanzen, Technologie und das gesamte Unternehmen aus. Wer sie kennt, kann sich vorbereiten und strategisch reagieren – für maximale Effizienz, Kosteneinsparungen und effektive Reiserichtlinien.

Hier unser Blick auf die großen acht Geschäftsreisetrends.

1. Digitale Transformation bei Geschäftsreisen

Technologie spielt seit langem eine wichtige Rolle im Reisemanagement, und ihr Einfluss wächst weiter. Von Online-Buchungsportalen für Unternehmen bis hin zu cloudbasierten Reisemanagementprogrammen – Technologie macht Geschäftsreisen einfacher und effizienter. Es gibt immer mehr Tools und Plugins, die Flüge und Züge überwachen und Reisende sowie ihre Arbeitgeber über Verspätungen, Annullierungen und Alternativen informieren. Solche digitalen Helfer tragen dazu bei, Unterbrechungen und Ausfallzeiten zu minimieren.

Ein besserer Internetzugang während des Fluges ist ebenfalls zu im Kommen, da Fluggesellschaften und Mobilfunkanbieter zusammenarbeiten. So werden schnelle Internetverbindungen möglich, Mitarbeitende können auch während des Fluges produktiv bleiben. Virtuelle Warteschlangen ermöglichen es den Reisenden, einen Platz in der Schlange an verschiedenen Flughafenkontrollpunkten zu reservieren, anstatt vor Ort zu warten. In Deutschland bieten beispielsweise die Flughäfen Frankfurt, Berlin, München oder Köln/Bonn „Virtual Queueing“ an. Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen sind auf dem Vormarsch und helfen virtuellen Assistenten, die Vorlieben der Reisenden zu verstehen und personalisierte Suchergebnisse zu liefern. KI-gestützte Tools unterstützen mit Live-Updates zum Flugstatus, virtuellem Einchecken, berührungslosem Auschecken und Warnhinweisen.

2. Bleisure-Reisen: Geschäft und Freizeit verbinden

Das Konzept des „Bleisure Travel“, bei dem Geschäftsreisen mit Freizeitaktivitäten kombiniert werden, hat vor allem unter jüngeren Berufstätigen stark an Bedeutung gewonnen. Dieser Trend spiegelt eine veränderte Einstellung zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben wider. Die Mitarbeitenden nutzen flexible Reisearrangements, um die Gelegenheit zu nutzen, neue Reiseziele zu erkunden. Von der Verlängerung von Geschäftsreisen bis hin zur Einbindung von Freizeitaktivitäten in die Reiseroute – Bleisure-Reisen bieten einen neuen, positiven Ansatz für Geschäftsreisen.

Der Bleisure-Trend ermöglicht es Mitarbeitenden, ortsunabhängig zu arbeiten, Tabellen zu prüfen, während sie am Pool liegen, oder von einer Berghütte aus an Besprechungen teilzunehmen. Eine kürzlich von Ernst & Young durchgeführte Umfrage unter 16.000 Arbeitnehmenden zeigt den großen Bedarf:

• 90 % der Angestellten wollen flexibel sein, wann und wo sie arbeiten
• 54 % würden kündigen, wenn sie nicht die gewünschte Flexibilität erhalten
• 65 % glauben, dass eine hybride Arbeitsorganisation die Produktivität und Kreativität steigern kann
• 54 % glauben, dass sie sich positiv auf die Fähigkeit auswirkt, Probleme effizient zu lösen.

Doch die Organisation hybrider Arbeitsformen wie Bleisure können durchaus komplex sein. Dieser Meinung ist auch Rachel D'Argenio, Amerikas Mobility Market Leader bei EY.  In einem Podcast von SAP Concur Conversations äußerte er sich im Hinblick auf Richtlinien, Steuern, Mitarbeiterbindung und Produktivität: "Wenn man sich mit Remote- oder Hybridarbeit beschäftigt, denken die Unternehmen darüber nach: 'Erlaube ich nur die Arbeit von zu Hause aus oder erlaube ich die Arbeit von überall aus und was bedeutet das wirklich?'" sagte D'Argenio.

3. Initiativen zur Nachhaltigkeit: Integration von umweltfreundlichen Wegen in Reiseprogramme 

Mit dem wachsenden Bewusstsein für Umweltfragen hat sich die Nachhaltigkeit zu einem der wichtigsten Aspekte bei Geschäftsreisen entwickelt. Unternehmen setzen zunehmend auf umweltfreundliche Wege, wie z. B. die Nutzung alternativer Verkehrsmittel, die Wahl von Unterkünften mit Umweltzertifizierung und die Einführung papierloser Reiserichtlinien. Damit verringern sie nicht nur ihren CO2-Fußabdruck, sie demonstrieren auch ihr Engagement für soziale Verantwortung. Immer häufiger suchen Reisende nach Alternativen zu Flugreisen um ihren CO2-Fußabdruck zu verringern. Papierlose Reisepläne und -bestätigungen, nachhaltige Hotels oder Elektroautos zur Miete, all das wird immer öfter nachgefragt. Reiseaktivitäten der Unternehmen sind damit ein wichtiges Kapitel in den Nachhaltigkeitsberichten der Unternehmen, die auch für KMUs in der EU immer wichtiger werden.

4. Sicherheit und Wohlbefinden: Mit einem guten Gefühl reisen

Die Folgen der Pandemie haben deutlich gemacht, wie wichtig die Sicherheit und das Wohlbefinden der Reisenden sind. Die Folgen sind strenge Sicherheitsprotokolle. Technologien wie eine vereinfachte Passagierkontrolle und die biometrische Identifizierung revolutionieren die Flughafensicherheit, erhöhen die Effizienz und minimieren die Zahl der Kontakte. Darüber hinaus legen Unternehmen großen Wert auf das Wohlbefinden ihrer Mitarbeitenden und bieten Ressourcen sowie Unterstützung an, um physische und psychische Gesundheitsprobleme während der Reise möglichst zu verhindern.

Ein Beispiel: Der Flughafen Frankfurt arbeitet an stark frequentierten Stellen im Terminal 1 immer mehr mit CT-Scannern. Dabei können elektronische Geräte und Flüssigkeiten während des Checks im Handgepäck verbleiben, was zu mehr Komfort und kürzeren Wartezeiten führt. Dreidimensionale Bilder des Gepäcks sind eindeutiger, so dass unangenehme persönliche Taschenkontrollen für die Fluggäste entfallen. Über eine App lässt sich darüber hinaus kostenfrei ein bestimmter Slot an den Sicherheitskontrollen buchen, was die Kontrolle planbarer und entspannter macht.

Auch die Biometrie wird eine immer größere Rolle bei den Kontrollen spielen. Die Identifizierung von Mensch zu Mensch wird ersetzt, die Kontrollzeiten verkürzt.

Zugleich werden die Sorgfaltspflichten des Arbeitgebers immer komplexer. Neben dem Schutz der Mitarbeitenden auf Reisen konzentriert sie sich zunehmend auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter. Hier sind sowohl die physische als auch die psychische Gesundheit im Fokus. Neue Programme befassen sich auch mit der Frage, wie besondere und persönliche Bedürfnisse von Reisenden besser berücksichtigt werden können.

5. Budgetierung und Sparstrategien: Optimieren ohne Kompromisse bei der Qualität 

In Zeiten wirtschaftlicher Ungewissheit hat die Kostenoptimierung für Unternehmen nach wie vor höchste Priorität. Integrierte Lösungen für das Reise- und Spesenmanagement ermöglichen es Unternehmen, Prozesse zu straffen, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und erhebliche Kosteneinsparungen zu erzielen. Durch die Konsolidierung reisebezogener Ausgaben und die Nutzung von Datenanalysen können Finanzfachleute wertvolle Einblicke in Ausgabenmuster gewinnen, Optimierungsbereiche identifizieren und günstige Angebote mit Reiseanbietern aushandeln. Zugleich wird der Geschäftsreiseprozess für Reisende und Travel Manager einfacher und schlanker.

6. Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit: Ausrichtung von Geschäftsreisen an den Unternehmenszielen 

In einem zunehmend vernetzten Geschäftsumfeld ist eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit unerlässlich. Nur so können Geschäftsreisen mit den Unternehmenszielen in Einklang gebracht werden. Finanz-, Personal- und Reisemanagementteams arbeiten eng zusammen, um einheitliche Reiserichtlinien zu entwickeln, Reisebudgets zu optimieren und Reiseinitiativen auf strategische Ziele abzustimmen. Damit werden Geschäftsreisen zum strategischen Instrument – und nicht etwa eine Belastung durch Logistik.

7. Anreize für Unternehmen zur Gewinnung von Geschäftskunden

Da sich der Geschäftsreiseverkehr allmählich erholt, bieten Reiseanbieter verlockende Anreize, um Firmenkunden zu gewinnen. Cashback-Angebote, Treueprämien und exklusive Vergünstigungen werden eingesetzt, um Unternehmen dazu zu bewegen, bestimmte Fluggesellschaften, Hotels und Mietwagenanbieter zu wählen. Solche Anreize können den Unternehmen erhebliche Einsparungen bringen. Aber unter Umständen sind sie auch eine Herausforderung für die Markentreue und die Zufriedenheit der Reisenden.

8. Umgang mit der Realität der Multi-Channel-Reisen

Von Online-Reisebüros bis hin zu Direktbuchungen bei Anbietern haben Reisende heute Zugang zu einer Fülle von Optionen, die jeweils ganz eigene Vorteile bieten. Da das traditionelle Geschäftsreisemodell einem Multi-Channel-Ansatz weicht, müssen Unternehmen ihre Richtlinien und Technologien anpassen, um den unterschiedlichen Buchungspräferenzen gerecht zu werden. Durch Flexibilität und Transparenz können Unternehmen es ihren Reisenden einfacher machen, passende Entscheidungen zu treffen und gleichzeitig auf die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien zu achten.

Die Fluggesellschaften ziehen sich beispielsweise aus den globalen Vertriebssystemen (GDS) zurück, und die Technologien sorgen für einen ständigen Umbruch in der Branche. Die Reisenden wiederum wollen mehr denn je ihre Vielfliegerpunkte für Flugbuchungen und Hotelaufenthalte verwenden. Diese neuen Gewohnheiten unterscheiden sich deutlich von dem traditionellen Geschäftsreisemodell, bei dem ein bevorzugtes Geschäftsreisebüro die Reisen für Geschäftskunden bucht und verwaltet.

Die Reisenden von heute verlangen und erwarten eine große Auswahl. Vorbei sind die Zeiten, in denen man einen Geschäftsreiseveranstalter anrief, der einem den Flug und die Flugzeiten nannte. Einer Umfrage unter Geschäftsreisenden und Travel Managern zufolge, die wir jedes Jahr in Zusammenarbeit mit Wakefield Research durchführen, bucht fast die Hälfte der Geschäftsreisenden ihre Reisen direkt bei den Anbietern. Travel Manager brauchen jedoch dennoch Zugang zu Daten und einen Überblick über die Ausgaben für Geschäftsreisen. Sie brauchen Lösungen, die es ihnen ermöglichen, solche Ausgaben zu verwalten. Einige Abteilungen entwickeln ihre eigenen Lösungen, um diese Multi-Channel-Reiseausgaben zu verfolgen. Doch das setzt entsprechende Ressourcen voraus. Ohnehin ist es klüger, die eigenen Richtlinien und Ansätze für das Reisemanagement zukunftssicher zu gestalten.

Erwartungen und Wünsche von Geschäftsreisenden

Lernen Sie die Wünsche von Geschäftsreisenden im Wakefield-Report von SAP Concur kennen: Kosteinsparungen, Nachhaltigkeit, Sicherheit, Work-Life-Balance & KI-Akzeptanz.

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Das bedeutet, zu verstehen, wie sich der Markt entwickelt, was die Reisenden erwarten und welche Auswirkungen das auf beide Seiten hat. Wenn Mitarbeitende beispielsweise bei der eigenen Recherche immer wieder günstigere Gebühren finden, wird die gewünschte Nutzung von Unternehmensportalen wenig attraktiv. Unternehmen werden sich auch weiterhin mit diesem Thema auseinandersetzen und in den meisten Fällen auf bewährte Lösungen wie SAP Concur zurückgreifen, die Reisenden und Travel Managern gleichermaßen Daten, Benutzerfreundlichkeit und umfassende Funktionen bieten.

Mehr Erfolg und Effizienz mit SAP-Concur-Lösungen

In der dynamischen Landschaft der Geschäftsreisen sind die innovativen SAP-Concur-Lösungen eine gute Antwort auf die Fragen der Zeit. Von der Reisebuchung über das Spesenmanagement bis hin zu Datenanalysen und der Einhaltung von Richtlinien – das umfassende Lösungsangebot ist darauf ausgerichtet, Reiseprozesse zu optimieren, die Erfahrung der Reisenden zu verbessern und Kosteneinsparungen zu erzielen. 

Zu den SAP-Concur-Lösungen gehören:

• Concur Travel, mit dem Mitarbeitende ihre eigenen Reisen buchen und problemlos die Reiserichtlinien des Unternehmens einhalten können
• Concur Request, eine Anwendung zur Vereinfachung der Reisekostenabrechnung durch einen Vorab-Antrags- und Genehmigungsprozess
• Concur TripLink, das Reservierungen, die außerhalb Ihres Reisemanagementsystems getätigt wurden, integriert und gleichzeitig weltweite Anbieter einbindet
• TripIt Pro, das überall gebuchte Reiserouten in SAP Concur einbindet und umfassende Reisepläne erstellt

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