PUMA: Reisekostenbelege effizient und regelkonform archivieren

Was verbindet Athletiklegenden, Fußballprofis und Weltstars aus Musik und Entertainment? Ihre Begeisterung für die Marke PUMA. Stilbewusste Verbraucher lieben die Sportmode mit dem Emblem der springenden Raubkatze ebenfalls. Entsprechend gut läuft das Geschäft: Zum 75. Firmenjubiläum vermeldete das Unternehmen im Jahr 2023 einen Rekordumsatz von 8,6 Milliarden Euro.

Die korrekte Abwicklung der Finanzprozesse ist für PUMA selbstverständlich, stellt jedoch beispielsweise in Italien eine besondere Herausforderung dar. Denn dort gelten z. B. für die Archivierung von Reisekostenbelegen komplexe gesetzliche Vorgaben. Um diesen gerecht zu werden, hat der Sportmodehersteller den Prozess vollständig automatisiert.

Archivierung von Reisekostenbelegen vollständig automatisiert

Vorher: Herausforderungen und Chancen

• Die italienische Gesetzgebung verlangt, dass Reisekostenabrechnungen in einer vorgegebenen Form in einem zertifizierten System archiviert werden.
• Der manuelle Aufwand bei der Erstellung der Reisekostenabrechnungen war hoch.
• Die Finanzabteilung sollte direkt aus dem SAP-System auf die archivierten Belege zugreifen können.

Warum SAP und neylux

• neylux verfügt über umfassende Erfahrungen mit Concur-Konnektoren und ist als langjähriger SAP-Concur-Implementierungspartner bestens mit der bestehenden SAP-Architektur von PUMA vertraut.
• Der neylux ERP Connector für Concur Invoice und Concur Expense bildet die Anforderungen des Sportmodeherstellers hervorragend ab.

Nachher: Ergebnisse

• Gesetzliche Archivierungsvorgaben werden zuverlässig eingehalten.
• Manueller Aufwand für die Erfassung der Reisekostenbelege entfällt komplett.
• Die Verarbeitung der Abrechnungen läuft voll automatisiert – und damit deutlich schneller als zuvor.
• Erforderliche Belege für Prüfungen und Audits stehen auf Knopfdruck bereit.

„Dank der nahtlosen Integration der zertifizierten Archivierungslösung in unsere SAP-Landschaft erfüllen wir gesetzliche Vorgaben mühelos und haben jederzeit Zugriff auf alle relevanten Belege.“ Jan-Florentin Philipp, Projektleiter, PUMA SE

Kundenbeispiel: Archivierung von Reisekostenbelegen

Warum sich PUMA für Concur Expense, SAP und neylux entschieden hat.

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Nahtlos integrierte Systemlandschaft erhöht Produktivität & Compliance

Reisekostenabrechnungen unterliegen nicht nur in Italien komplexen Vorgaben: Belege müssen gebündelt, mit einem Deckblatt versehen und archiviert werden. Ein aufwändiger Prozess, der bei PUMA früher manuell erledigt, inzwischen aber vollständig automatisiert wurde.

Die Grundlage dafür liefert der neylux ERP Connector. Er verbindet das Finanzmodul der SAP-ERP-Lösung mit dem neuen SAP-Concur-System von PUMA mit der neylux Cloud und der zertifizierten Archivierungslösung. Wird eine Reisekostenabrechnung im Finanzsystem verbucht, erhält neylux automatisch eine Meldung. Diese veranlasst, dass relevante Reiseinformationen und Belege aus Concur Expense abgerufen, in ein PDF-Reisekostenformular übertragen und an den Archivdienstleister Faber Systems übermittelt werden.

„Das spart nicht nur jede Menge Zeit, sondern hilft auch bei Audits und Prüfungen“, lobt PUMA-Projektleiter Jan-Florentin Philipp. „Denn alle benötigten Daten und Belege stehen jetzt auf Knopfdruck bereit.“