Rechnungsprüfung im Outsourcing: schnell, effizient und kostengünstig

Interne Rechnungsprüfungen können den Erfordernissen der Prüfung von Reisekostenabrechnungen durchaus gerecht werden. Doch dabei sind Probleme nicht ausgeschlossen. So können sich die Mitarbeiter, die mit der Rechnungsprüfung beauftragt sind, unter Druck gesetzt fühlen: Die Reisekostenabrechnungen der eigenen Kollegen zu kontrollieren, kann eine unangenehme Aufgabe sein – vor allem wenn Unregelmäßigkeiten auftauchen und die Kollegen damit konfrontiert werden müssen. Die Gefahr betrügerischer Absprache unter Kollegen kann nicht ausgeschlossen werden. Ganz zu schweigen von dem Druck bei der Prüfung der Reisekostenabrechnung eines Geschäftsführers oder Vorgesetzten – die Angst, beim Chef in Ungnade zu fallen, ist dabei sehr groß. Daher ist es nahezu unmöglich, bei internen Rechnungsprüfungen die nötige Objektivität zu wahren.

Schwierigkeiten bei internen Rechnungsprüfungen

Schwierigkeiten haben die für die Rechnungsprüfung zuständigen Mitarbeiter außerdem oft mit der Priorisierung. Welche fehlerhaften Abrechnungen sollen verfolgt werden? Wie sollen die Ergebnisse einer Prüfungsgruppe gemessen werden? Fragen, die häufig nicht beantwortet werden können. Denn den internen Rechnungsprüfern fehlt oft die Unterstützung von automatisierten Abläufen. Hinzu kommt: Komplexe Freigabehierarchien und langwierige Controlling-Verfahren können den Prozess zusätzlich unnötig verkomplizieren. Außerdem sind intern durchgeführte Rechnungsprüfungen extrem anfällig für Fehler. Die Lösung: eine Optimierung sowohl der Reisekosten, als auch des Reisekostenmanagementsystems, um Betrugsfälle zu vermeiden und Kosten zu sparen.

Rechnungsprüfungen im Outsourcing – Die Qual der Wahl

Es ist eine weit verbreitete Geschäftspraxis in Unternehmen, regelmäßige Zufallsprüfungen durchzuführen – Reisekostenabrechungen werden stichprobenartig nach Fehlern untersucht. Dabei fehlt jedoch eine flächendeckende Kontrolle, die Fehler und Betrugsfälle komplett ausschließt. Idealerweise sollte die vollständige Rechnungsprüfung von einem externen Dienstleister übernommen werden, denn so lassen sich die Probleme vermeiden, die ein internes Controlling-Verfahren mit sich bringt. Eine Auslagerung der Rechnungsprüfung sorgt für ein Höchstmaß an Objektivität. Doch die Auswahl an Dienstleistern ist groß. Wie also findet man den idealen Service-Partner?

Wichtige Auswahlkriterien

Empfehlenswert sind Dienstleister, die verschiedene Optionen für das Einreichen von Belegen anbieten. So sollte eine Lieferung der Kostenbelege sowohl per Fax als auch als gescannte Bilddatei möglich sein, um die nötige Flexibilität zu gewährleisten. Wichtig ist aber auch die Möglichkeit, Papierbelege einzureichen, um deren Echtheit zu prüfen. Papierbelege sind außerdem sowohl bei zufälligen als auch bei gezielten Rechnungsprüfungen unentbehrlich; so können Kontrollen bei auffällig hohen Beträgen, ungewöhnlichen Belegen sowie bei Betrugsverdacht sorgfältig durchgeführt werden. Und das unter Berücksichtigung der unternehmenseigenen Richtlinien und Wünsche.

Zweck eines externen Dienstleisters für das Rechnungswesen ist es, das Unternehmen zu entlasten. Der Anbieter sollte über eine leistungsstarke On-Demand-Lösung verfügen und in der Lage sein, die komplette Rechnungsprüfung zu übernehmen. Nur im Fall von fragwürdigen Kostenerstattungsansprüchen sollte der Dienstleister das Unternehmen in den Prüfungsprozess einbeziehen. Denn nur in diesem Fall besteht Handlungsbedarf. So kann sich das Finanz- und Buchhaltungspersonal ausschließlich auf verdächtige Reisekostenabrechnungen konzentrieren. Ein Verfahren, dass Effizienz und Produktivität im Unternehmen steigert und gleichzeitig zuverlässige und objektive Daten und Analysen garantiert.

Außerdem sollte der externe Dienstleister sorgfältig prüfen, dass die Richtlinien bei Erstellung des Reisekostenabrechnung eingehalten wurden. Dadurch sinkt das Risiko, dass interne Richtlinien und steuerliche Bestimmungen des Gesetzgebers missachtet werden. So können zum Beispiel Kosten, die durch das unkorrekte Ausweisen von Mahlzeiten entstanden sind, automatisch überprüft werden, bevor sie an die Mitarbeiter ausgezahlt werden Zudem sollte der Anbieter einen Überblick über die Optimierungsmöglichkeiten von Reiserichtlinien liefern. Das ermöglicht den Unternehmen, Kosten zu sparen und somit wettbewerbsfähig zu bleiben.

Last but not least: die Einhaltung länderspezifischer Bestimmungen für Reise- und Bewirtungskosten. Für international tätige Unternehmen mit Niederlassungen in verschiedenen Ländern sind sorgfältige Prüfungen an dieser Stelle sehr wichtig. Denn Reisekostenrichtlinien in Australien z.B. unterscheiden sich erheblich von den deutschen Bestimmungen. Es ist daher essentiell, dass ein Dienstleister die länderspezifischen Bestimmungen für Reise- und Bewirtungskosten berücksichtigt und beispielsweise bei einer Standardprüfung in Australien kontrolliert, ob die dortigen gesetzlichen Bestimmungen für Rechnungen eingehalten werden. In Europa muss dagegen sichergestellt sein, dass auf den eingereichten Belegen die Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen ist, so dass Unternehmen den größtmöglichen Vorsteuerabzug geltend machen können.

Fazit

Die Auslagerung des Prüfungswesens bedeutet eine erhebliche Erleichterung für Unternehmen, denn die Rechnungsprüfung durch externe Dienstleister ist nicht nur schneller, gründlicher und richtlinienkonform; sie hilft auch, die Betriebskosten zu senken, die im Zusammenhang mit der Prüfung von Reisekostenabrechnungen entstehen. Wenn das Outsourcen der Reisekostenprüfung kostengünstiger als die Abwicklung im Betrieb ist, dann sollte das Unternehmen diese Aufgaben auf jeden Fall nach außen delegieren. Das Personal im Unternehmen wird dadurch entlastet und kann sich wichtigeren Aufgabengebieten widmen, während sich ein externer Anbieter um die eigentliche Rechnungsprüfung kümmert. Die schnellere Kostenrückerstattung, die sich durch eine raschere Prüfung der Reisekostenabrechnungen ergibt, steigert außerdem die Mitarbeiterzufriedenheit.

Prüfungswesen nach Best Practices

Reise- und Bewirtungskosten zählen zu den wichtigsten, kontrollierbaren Ausgaben eines Unternehmens. Es ist daher verständlich, dass sich Unternehmen aller Branchen und Größen Beratung zu den relevanten Richtlinien dieses Geschäftsbereiches wünschen. Denn die Einrichtung und die Pflege standardisierter Geschäftsabläufe und interner Kontrollen stellen einen sehr komplexen Prozess dar. Da aber jedes Unternehmen eigene Bedürfnisse hat, muss eine Lösung, die für einen Betrieb optimal ist, bei einem anderen nicht unbedingt funktionieren. Dies bedeutet: Die ideale Antwort ist eine On-Demand-Lösung, die sich an die Anforderungen jedes einzelnen Unternehmens anpassen lässt.