Tipps zum mobilen Scannen: GoBD

Die mobile Erfassung von geschäftlichen Belegen ist in modernen Unternehmen unaufhaltsam auf dem Vormarsch: Statt lästige Papierbelege manuell einzureichen, werden Quittungen heute einfach und flexibel mittels Smartphone fotografiert. Während dies beim stationären Scannen von Rechnungen im Büro längst gelebter Standard ist, entstehen bei mobilen Lösungen aus steuerlicher Sicht oft neue, komplexe Fragestellungen hinsichtlich der Prozesse und Dokumentation.

Steuerlich anerkannte Belegdigitalisierung im Controlling

Besonders erfreulich für Finanzentscheider: Mit der offiziellen Neufassung der GoBD wird das mobile Scannen im Unternehmen endgültig steuerlich anerkannt. Den rechtlichen Rahmen geben dabei die strengen Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff vor. Optimieren Sie Ihren gesamten Geschäftsreiseprozess und beachten Sie diese zentralen Kriterien für maximale Rechtssicherheit im Backoffice:

• Garantierte Datenintegrität: Wie Sie die gesetzlichen Anforderungen in Bezug auf Lesbarkeit und Unveränderbarkeit von Bilddateien sicherstellen.
• Automatisiertes Protokollumfeld: Viele der strengen steuerlichen Anforderungen werden von unserer intelligenten KI-Funktion ExpenseIt bereits vollautomatisch systemseitig erfüllt.
• Individuelle Prozessanpassung: Spezifische Anforderungen an das interne Kontrollumfeld unterscheiden sich je nach Betrieb und sollten präzise mit einem Steuerexperten abgestimmt werden.

Die 10 offiziellen GoBD-Regeln rechtssicher umsetzen

Möchten Sie über die schnellen Tipps dieses Factsheets hinaus tief in die Praxis einsteigen und erfahren, wie Sie eine lückenlose Verfahrensdokumentation für die Betriebsprüfung erstellen? Nutzen Sie unseren exklusiven Strategie-Leitfaden: 10 Regeln zum Mobilen Scannen aus GoBD-Sicht. Sichern Sie sich dieses detaillierte Whitepaper, um administrative Hürden im Controlling abzubauen und Ihre Spesenabrechnung absolut prüfungssicher aufzustellen.