Geschäftsreisemanagement
ExpenseIt: Mobile Belegerfassung für Unternehmen
Wie können Unternehmen die Reisekostenabrechnung vereinfachen, Compliance-Risiken minimieren und sich endgültig von Belegen in Papierform verabschieden? ExpenseIt, ein persönlicher digitaler Begleiter innerhalb der SAP Concur Mobile App, ermöglicht die digitale Belegerfassung direkt auf Geschäftsreisen. Relevante Daten werden automatisiert an Concur Expense übertragen, kategorisiert und rechtssicher aufgeschlüsselt.
Video-Anleitung: Wie ExpenseIt das mühsame manuelle Erstellen von Ausgaben auf Dienstreisen überflüssig macht.
So optimieren Sie das Spesenmanagement
Anhand abfotografierter Belege erfasst ExpenseIt Geschäftsreiseausgaben und ordnet sie automatisch den richtigen Kostenstellen zu. Damit sparen sich Reisende das manuelle Abtippen von Informationen und die Fehlerquote sinkt auf ein Minimum.
Präzise Belegerfassung dank intelligenter KI
Die digitalisierten Belege werden mittels fortschrittlicher generativer KI- und OCR-Technologie ausgelesen. Das System erkennt Einzelpositionen und ordnet sie direkt der korrekten Spesenart zu. Dieser Datensatz steht anschließend sofort im Webportal oder der App zur weiteren strategischen Verarbeitung bereit.
Strategische Vorteile für die Finanzabteilung
Für das Finanzteam bedeutet der Einsatz von ExpenseIt eine enorme Reduzierung der Prozesskosten und eine Entlastung der Buchhaltung:
- Schnellere Genehmigung: Belegfotos werden automatisch an die Ausgaben angehängt, was die visuelle Prüfung durch Vorgesetzte beschleunigt.
- Echtzeit-Einblicke: Finanzverantwortliche sehen Ausgaben, noch bevor die Abrechnung eingereicht wird. Das verbessert die Budgetkontrolle und das Cashflow-Management.
- Compliance & Sicherheit: Reisekosten, die nicht den Reiserichtlinien entsprechen, werden frühzeitig vom System erkannt.
- Kreditkartenabgleich: Ein automatischer Abgleich mit Kreditkartenabrechnungen erhöht die Datenqualität und verhindert betrügerische Doppelerfassungen.
Hotel Itemization: Hotelrechnungen automatisch aufteilen
Eine der größten Herausforderungen im kaufmännischen Spesenmanagement ist die manuelle Bearbeitung gemischter Belege. Die KI-gestützte Hotelrechnungs-Aufteilung (Hotel Itemization) löst diesen administrativen Engpass vollständig auf: Sobald ExpenseIt eine Hotelquittung digitalisiert, erkennt die Software die einzelnen Rechnungsposten vollautomatisch.
Das System trennt die reinen Übernachtungskosten (7 % MwSt.) in Sekundenschnelle von Zusatzleistungen wie dem Business-Frühstück (19 % MwSt.), Parkgebühren oder Hotel-Dienstleistungen.
Der messbare Business Value für Unternehmen ist enorm (Quelle: SAP-Produktanalyse):
- 75 % Zeitersparnis: Der Aufwand für das manuelle Eintippen und Aufschlüsseln von Hotelbelegen sinkt um drei Viertel.
- 93 % schnellere Prozesse: Die Bearbeitungszeit für das Klären und Korrigieren fehlerhaft eingereichter Berichte reduziert sich drastisch.
Das eliminiert Compliance-Risiken beim Vorsteuerabzug und entlastet die Kreditorenbuchhaltung spürbar von kleinteiliger Sisyphusarbeit.
Video-Demo: Erleben Sie live, wie die generative KI in Concur Expense komplexe Hotelbelege in präzise Einzelpositionen zerlegt.
Infografik: Der schnelle Onboarding-Start
Planen Sie die Einführung der automatischen Belegerfassung in Ihrem Unternehmen oder möchten Sie Ihren Mitarbeitenden die wichtigsten Funktionen auf einen Blick präsentieren?
Fazit: Mobile Belege als Effizienz-Treiber
Eine papierlose Reisekostenabrechnung ist der Standard für zukunftssichere Unternehmen. Mit ExpenseIt von SAP Concur eliminieren Sie unnötigen Verwaltungsaufwand, sichern den vollen Vorsteuerabzug und fördern die Mitarbeiterzufriedenheit.
Erleben Sie die Funktionen in unserer interaktiven Produktübersicht und fordern Sie direkt einen persönlichen Beratungstermin an:
