Geschäftsreisen: 4 Gründe für eine papierlose Reisekostenabrechnung

Der große Teil aller für Reisekostenrückerstattungen zuständigen Mitarbeitenden wäre grundsätzlich bereit, papierbasierte Prozesse vollständig abzuschaffen. Auch von Geschäftsreisenden wissen wir längst, dass sie digitale Prozesse vorziehen würden. In zahlreichen Bereichen – sowohl beruflich als auch privat – sind papierlose Prozesse kaum noch wegzudenken. Längst werden mehr E-Mails als Briefe verschickt. Kredit- und EC-Karten werden regelmäßig eingesetzt und auch Tickets für Veranstaltungen und Reisen werden elektronisch gekauft. Allerhöchste Zeit, dass auch das Reisekostenmanagement diesem digitalen Ansatz folgt!

Gründe, die für eine Umstellung auf digitalisierte Prozesse sprechen

1. Produktivität: Fotografieren Sie unterwegs anfallende Belege einfach ab und laden Sie sie in Ihr Reisekostenabrechnungstool. Ihre Reisekostenabrechnung schreibt sich so praktisch von selbst – noch während Sie unterwegs sind. Dem Zettelchaos und den zeitraubenden Reisekostenabrechnungen, die bisher auf jede Geschäftsreise folgten, sagen Sie auf (Nimmer-)Wiedersehen.
2. Mobilität: Dass Sie schon während der Geschäftsreise Belege einpflegen können, haben wir schon erwähnt. Zusätzlich lassen sich auch Buchungen für Dienstreisen mobil tätigen oder – falls Sie dafür zuständig sind – die Buchungsanfragen und Reisekostenabrechnungen Ihres Teams mobil prüfen und genehmigen.
3. Compliance: Wenn Sie in einem Finanzteam arbeiten, wird Ihnen das Thema Reisekosten-Compliance wichtig sein. Eine digitale Lösung für das Geschäftsreisemanagement ermöglicht es Ihnen, die unternehmenseigenen Reiserichtlinien direkt im System zu hinterlegen. Mitarbeiter, die eine nicht-richtlinienkonforme Buchung vornehmen wollen, werden entweder durch einen entsprechenden Hinweis auf den potentiellen Verstoß aufmerksam gemacht oder die entsprechende Option wird gar nicht erst zur Wahl gestellt. 
4. Transparenz: Ausgaben lassen sich wesentlich leichter managen, wenn alle Reisekosten-Daten in Echtzeit verfügbar sind. Finanzverantwortliche können zudem Berichte abrufen, die Auskunft über Ausgabentrends geben und Optimierungspotential aufzeigen.

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