Welche Belege gehören in die Reisekostenabrechnung?

Egal ob Bahnticket, Hotelrechnung oder Parkquittung: Belege sind das Fundament jeder Reisekostenabrechnung. Sie dienen als Nachweis für das Finanzamt, um Ausgaben als Betriebsausgaben geltend zu machen. Im Jahr 2026 ist die papierlose Abrechnung der Standard – wir zeigen Ihnen, welche Belege Sie benötigen und wie Sie diese rechtssicher einreichen.

Die Basis: Warum Nachweise für das Finanzamt Pflicht sind

Ohne Beleg keine Erstattung – dieser Grundsatz gilt auch im digitalen Zeitalter. Unternehmen müssen Nachweise für Betriebsprüfungen bereithalten, während Mitarbeitende die Richtigkeit ihrer Ausgaben belegen müssen.

Tipp für den Notfall: Sollte trotz aller Vorsicht einmal ein Nachweis verloren gehen, ist die Erstattung dennoch nicht ausgeschlossen. Erfahren Sie hier, wie Sie in Ausnahmefällen einen rechtssicheren Eigenbeleg für die Reisekostenabrechnung erstellen.

Diese Belegarten müssen Sie 2026 kennen

Unterschiedliche Ausgaben erfordern unterschiedliche Nachweise. Hier ist die Übersicht der wichtigsten Kategorien:

1. Fahrtkosten: Bahn, Flug und Kilometerpauschale

Für die Fahrtkostenabrechnung bei öffentlichen Verkehrsmitteln benötigen Sie das Ticket (digital oder Papier). Bei Fahrten mit dem privaten PKW dient ein Fahrtenbuch oder eine detaillierte Aufstellung der Kilometer als Grundlage für die Kilometerpauschale. Dank moderner Integrationen lassen sich diese Daten heute oft automatisch aus Buchungssystemen in die Abrechnung übertragen.

Automatische Fahrtkostenabrechnung mit Drive

In der Video-Demo zeigen wir Ihnen, wie Sie mit Drive Ihren Mitarbeitenden ein intuitives Tool für die Abrechnung der Fahrtkosten mit dem privaten PKW an die Hand geben.

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2. Übernachtungskosten: Hotelrechnungen richtig prüfen

Achten Sie darauf, dass die Rechnung auf das Unternehmen ausgestellt ist, wenn der Betrag 250 € übersteigt. Frühstückskosten müssen separat ausgewiesen und ggf. gekürzt werden.

3. Verpflegungsmehraufwand und Bewirtungsbelege

Für die Verpflegung unterwegs müssen Sie meist keine Einzelbelege für jedes Brötchen sammeln. Hier greift in der Regel die gesetzliche Verpflegungspauschale, die sich nach der Dauer und dem Ziel der Reise richtet. Ein Nachweis ist jedoch für die Abrechnung des Verpflegungsmehraufwands dann nötig, wenn Mahlzeiten vom Arbeitgeber oder Dritten gestellt wurden (Kürzung der Pauschale). Bewirtungen (Essen mit Kunden) erfordern hingegen immer einen detaillierten Beleg inklusive Anlass und Teilnehmerliste.

4. Reisenebenkosten: Parkgebühren, Maut & Co.

Auch Kleinstbeträge summieren sich. Dank KI-gestützter Belegerfassung in der SAP Concur App können Sie diese Quittungen sofort fotografieren und müssen keine Thermopapier-Zettel mehr sammeln.

Rechtssicherheit: Digitale Belege und GoBD-Compliance

Die Digitalisierung bietet maximale Sicherheit. Dank GoBD-konformer Archivierung müssen Originalbelege nach dem Scannen oft nicht einmal mehr aufbewahrt werden. Wie Sie die strengen Vorgaben der Finanzverwaltung beim mobilen Scannen lückenlos erfüllen, lesen Sie in unserem ausführlichen GoBD-Leitfaden für papierlose Reisekosten.

Fazit: Belege digital erfassen statt Zettel sammeln

Belege sammeln war gestern. Entdecken Sie, wie Concur Expense mit ExpenseIt Ihre Quittungen in Sekunden digitalisiert und revisionssicher archiviert. So vermeiden Sie Belegverlust und sichern sich den vollen Vorsteuerabzug.