Geschäftsreisemanagement

Geschäftsreisen und Sharing Economy

SAP Concur |

Die Geschäftsreise ist geplant, Zug oder Flug zum Konferenzort gebucht. Vom Bahnhof oder Flughafen zur Messe? Am besten mit dem Taxi, bei längeren Strecken vielleicht auch mit dem Mietwagen. Vor dem Flughafen wartet man dann auf eben jenes freie Taxi oder den Mietwagen. Jeder Geschäftsreisende plant so, für sich und nach seinen individuellen Bedürfnissen, die ideale Anreise. Und auf der Messe trifft man dann den Kollegen aus der Abteilung im Nachbargebäude und denkt sich: „Mensch, hätten wir das früher gewusst, dann hätten wir ja auch zusammenfahren können!“

Alternative zum Taxi: Ride Sharing

Mit etwas mehr als 68 Milliarden US-Dollar Ausgaben für Geschäftsreisen in 2016 landet Deutschland im internationalen Vergleich auf dem dritten Platz. Mehr als das Vierfache geben die absoluten Spitzenreiter China und USA für Geschäftsreisen aus. Experten schätzen für die nächsten Jahre, dass das Volumen gleichbleiben bis leicht steigen wird. Steigende Reisekosten, sowie neue Regelungen für Nachhaltigkeit und Umweltschutz, stellen Unternehmen aber vor neue Herausforderungen: sie möchten die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter erfüllen, reibungslose Abläufe garantieren und dennoch Kosten senken und effektiv arbeiten.

Das Taxi ist noch immer die erste Wahl, um am Zielort der Reise schnell und unkompliziert von A nach B zu kommen. Aber die Ergebnisse der Studie „Chefsache Business Travel 2017“ zeigen, dass Angebote aus der Sharing Economy immer beliebter werden: ein Drittel der männlichen und die Hälfte der weiblichen Führungskräfte nutzen günstigere Carsharing Angebote; ein Fünftel ziehen auch Angebote wie Leihfahrräder in Betracht. Letztlich ist entscheidend, wie gut ein Ziel zu erreichen und wie gut die Anbindung ist. Denn auf ein gewisses Maß an Komfort und Flexibilität verzichtet niemand gerne und setzt sich unnötigem (Reise-)Stress aus. Aber es gibt noch ein weiteres Angebot der Sharing Economy, auf das ein Blick lohnt: Mitfahrgelegenheiten oder auch Ride Sharing.

Was ist Geschäftsreisenden wichtig?

Neben der Effizienz bei der Planung und Durchführung einer Geschäftsreise schätzen Reisende vor allem Sicherheit, aber auch Nachhaltigkeit und Umweltschutz, eine sinnvolle Verbindung von Arbeit und Freizeit und die Vermeidung von unnötigem Stress. Und die Bedeutung dieser Aspekte wird weiter steigen, so die Ergebnisse einer Studie des Deutschen ReiseVerband 2014.

Immer mehr Unternehmen setzen auf Mitfahrplattformen als weiteres Mobilitätsangebot für ihre Mitarbeiter: gemeinsam mit Kollegen zur Arbeit zu fahren, reduziert nicht nur Stau oder hilft bei Parkplatzknappheit, sondern fördert auch den Austausch im Unternehmen. Vor allem für Kollegen, die sonst nur wenig gemeinsam im eigenen Unternehmen zu tun haben, bietet dies eine gute Gelegenheit, sich abteilungsübergreifend zu vernetzen. Doch warum bei dem Weg zur Arbeit aufhören? Gerade bei Messen oder großen Events reisen viele Kollegen in die gleiche Richtung. Man könnte sich beim Fahren abwechseln oder als Beifahrer der Präsentation noch den letzten Schliff verleihen. Eine lange Anreise für einen Geschäftstermin kann durch ein nettes Gespräch ebenfalls verkürzt und letzte Details bequem im Auto besprochen werden – und vielleicht entsteht dabei auch gleich die ein oder andere neue Idee.

Reiseplattform trifft Mitfahrplattform

Die Organisation einer Reise ist immer mit einem gewissen Aufwand verbunden. Da möchte man nur ungern Zeit dafür aufbringen, sich mit einem Kollegen für eine Fahrgemeinschaft zu verabreden und die nötigen Absprachen zu treffen, selbst wenn man an sich gerne auf Mitfahrplattformen aktiv ist. Moderne Reisemanagement-Plattformen wie Concur erleichtern die Planung und Durchführung einer Reise enorm. Hier kommen alle Informationen zur Reise zusammen und werden übersichtlich dargestellt: Welches Hotel wurde gebucht, wie sind die Flugzeiten, wird ein Mietwagen benötigt? Die Reisepläne der Mitarbeiter enthalten alle wichtigen Details, um Routen zu bestimmen und potentielle Fahrgemeinschaften zu finden. Das ist also der ideale Anknüpfpunkt für eine Mitfahrplattform.

Durch eine neue Integration mit SAP Concur kann TwoGo, die Mitfahrlösung der SAP, die Reisepläne aller Kollegen, die ihre Konten in beiden Lösungen verknüpft haben, scannen und diejenigen benachrichtigen, die in die gleiche Richtung reisen. Durch einen vordefinierten Link kann der eigene Fahrtwunsch mit nur wenigen Klicks auf der Mitfahrplattform eingestellt werden – und TwoGo übernimmt den Rest. Wird ein Partner für eine Fahrgemeinschaft gefunden, erhalten die Beteiligten sämtliche Informationen. Zeitraubende Absprachen sind nicht mehr nötig. Auch wenn der Flug verspätet ist: Ändert man seinen Fahrplan in TwoGo, benachrichtigt das System automatisch die Mitreisenden. So bleibt man flexibel und kann gegebenenfalls auf andere Alternativen ausweichen.

Ob mit Taxi, Miet-, Dienst- oder Privatwagen: eine gemeinsame Anreise mit Kollegen ist unterhaltsam und kann helfen, den Stress auf Reisen zu reduzieren. Und dabei schont man die Umwelt und das Reisebudget des Unternehmens.

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