Weatherford: Referenz für globales Geschäftsreisemanagement

Weatherford bietet innovative Energie-Technologien und -Dienstleistungen an, die Kunden dabei unterstützen, die Effizienz zu steigern und weltweit nachhaltige Ergebnisse zu erzielen. Dezentralisierte T&E-Prozesse, die sich über mehr als 40 Unternehmens-Kreditkartenprogramme und zahlreiche lokale Systeme erstreckten, führten bei Weatherford jahrelang zu einer begrenzten Transparenz über die Ausgaben, hohem manuellen Arbeitsaufwand und frustrierten Mitarbeitenden. Das Energieunternehmen mit mehr als 18.000 Beschäftigten in 75 Ländern benötigte ein effizientes und skalierbares Geschäftsreisemanagement, um seine globalen Energiedienstleistungen zu optimieren.

Weatherford transformiert Reisekostenmanagement mit SAP Concur

SAP-Concur-Lösungen halfen dem Unternehmen dabei, seine Tools zu konsolidieren, wichtige Prozesse zu automatisieren und seinen Beschäftigten weltweit konsistente, richtlinienkonforme Erlebnisse zu bieten. Diese globale Transformation brachte Weatherford folgende Vorteile:

• 400-prozentige Erhöhung des monatlichen Volumens verarbeiteter Reisekostenabrechnungen
• 800-prozentige Steigerung in der Nutzung von Firmenkarten für Reiseausgaben
• 100-prozentige Akzeptanz des Firmenkartenprogramms
• 19 % weniger Barmittel durch Umstellung auf ein vom Unternehmen bezahltes Modell
• Über 90 % weniger manuelle Prüfungen der Reisekostenabrechnungen
• 47 % Steigerung der Mitarbeitereffizienz und 26 % Kostensenkung für das Geschäftsreisemanagement
• Einsparungen von schätzungsweise 5 Millionen US-Dollar durch Automatisierung, Transparenz und Kontrolle

„Mitten in einer exponentiellen Wachstumsphase hat SAP Concur uns geholfen, Prozesse zu optimieren, Unternehmensrichtlinien durchzusetzen und erhebliche Einsparungen für das Unternehmen zu erzielen.“ Jenni Allman Head of Travel and Expense, Weatherford

Entwicklung eines modernen Geschäftsreiseprogramms

Nach Jahren des Betriebs mit lokalisierten Prozessen und eingeschränkter Transparenz erkannte Weatherford die Notwendigkeit, das Geschäftsreisemanagement zentralisiert und datenbasiert neu zu gestalten. Ziel war es, nicht nur die betriebliche Effizienz und Kosten zu optimieren, sondern auch intelligente Entscheidungsprozesse zu ermöglichen, die Employee Experience zu verbessern und das globale Wachstum zu sichern. Ein global integriertes Geschäftsreiseprogramm sollte konsistente Richtlinien, Echtzeiteinblicke in Ausgaben, vereinfachte Audits und zukünftige Skalierbarkeit bieten. Für den Erfolg war eine strategische Kooperation und ein starker Fokus auf Datenintegrität erforderlich.

Globale Vision: Weatherford transformiert Geschäftsreisemanagement

Die Umsetzung der globalen Vision von Weatherford für das Geschäftsreisemanagement erforderte mehr als nur die Einführung neuer Tools. Ein strategischer Rollout war notwendig, der weltweit skalierbar war und die Teams aufeinander abstimmte. Mit der Unterstützung der Acquis Consulting Group führte Weatherford Concur Expense schrittweise ein, priorisierte Standorte nach Reiseaufkommen und Ausgaben und integrierte seinen globalen Reisevertragspartner direkt in die Concur-Travel-Plattform. Jeder Rollout erforderte enge Zusammenarbeit mit IT, Finanzen und Fachanwendern, um die neuen Prozesse nahtlos zu implementieren.

Aufbau einer globalen Geschäftsreisemanagement-Lösung mit SAP Concur

Weatherfords Transformation wurde durch die strategische Einführung der SAP-Concur-Technologie unterstützt, um globale Geschäftsreisemanagementprozesse zu vereinfachen und zu standardisieren. Das Unternehmen führte Concur Expense und Concur Travel weltweit ein, ersetzte damit fragmentierte manuelle Ansätze durch eine zentrale Plattform, die Kontrolle, Transparenz und Effizienz bietet. Weatherford zentralisierte auch sein Firmenkreditkartenprogramm und ging eine Partnerschaft mit Citi ein, um Effizienz und Rabattmöglichkeiten zu optimieren. Durch diese Maßnahmen konnte das Unternehmen seine Kontrolle verbessern, Zahlungsrückstände reduzieren und die Wertschöpfung beschleunigen.

"Mit den Lösungen von SAP Concur haben wir die Akzeptanz unserer Firmenkarten für Geschäftsreisen gesteigert. Das war von großem Vorteil für das Unternehmen, da wir nun im Rahmen dieses Programms deutlich höhere Rabatte erzielen können.“ Scott Weatherholt Chief Compliance Officer, Weatherford

Entwicklung eines modernen Geschäftsreiseprogramm

Mit über 18.000 Beschäftigten in 75 Ländern und Dutzenden von Systemen für das Geschäftsreisemanagement war für das international tätige Unternehmen Weatherford klar, dass die Zeit für ein modernes Geschäftsreisemanagement gekommen war.

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Mit Company Bill Statements werden Kartenbelastungen automatisch erfasst, kategorisiert und den Abrechnungen zugeordnet, was manuelle Eingaben und den Arbeitsaufwand erheblich reduziert. Weatherford hat zudem Intelligent Audit eingeführt, das mithilfe von KI die Ausgabenprüfung automatisiert und Richtlinienverstöße markiert. Diese Automatisierung führte zu einer Steigerung der Mitarbeitereffizienz um 47 %. Um die Benutzererfahrung zu verbessern, implementierte Weatherford WalkMe, ein Schulungstool, das den Beschäftigten Echtzeitunterstützung bei der Navigation auf der SAP-Concur-Plattform bietet.

Das Team richtete WalkMe so ein, dass interaktive Schulungen genau zum richtigen Zeitpunkt bereitgestellt wurden, wodurch Benutzer wichtige interne Richtlinien zur Kenntnis nehmen konnten. Dies senkte das Helpdesk-Ticketvolumen und ermöglichte den Beschäftigten, sofort auf benötigte Informationen zuzugreifen. Zudem vertraute Weatherford auf Concur Advanced Care, ein personalisiertes Supportmodell, das Jenni Allman und ihrem Team Zugang zu speziellen Fachleuten für Fehlerbehebung und Konfigurationsentscheidungen bot.

"Der Advanced-Care-Berater hat mir enorm geholfen. Er hat uns gezeigt, wo Fehler sind und warum diese im System entstanden sind.“ Jenni Allman Head of Travel and Expense, Weatherford

Weatherfords SAP Concur-Reiseprogramm verbessert globale Abläufe

Weatherfords überarbeitetes Geschäftsreiseprogramm auf SAP Concur hat die globalen Abläufe erheblich verbessert. Durch die Konsolidierung von 40 Firmenkreditkartenprogrammen und zahlreichen lokalen Systemen erzielte das Unternehmen bemerkenswerte Effizienz-, Compliance- und Kostenverbesserungen. Die Anzahl der monatlich bearbeiteten Reisekostenabrechnungen stieg von 1.300 auf über 6.000, und die über T&E-Karten getätigten Ausgaben stiegen um 800 %. Die Akzeptanz von Firmenkarten erreichte 100 %, und die jährlichen Rabatteinnahmen stiegen um 770 %.

"Concur Travel & Expense hat das Ausgabenmanagement einfacher und effizienter gemacht. Durch die Integration unterschiedlicher Datenquellen, die Gewährleistung der Compliance und die Integration von Audit-Funktionen haben wir unsere Prozesse optimiert und einen neuen Standard für Effizienz und Transparenz gesetzt.“ Kishore Sundararajan Senior Vice President, Systems & Process und Chief Information Officer, Weatherford

Kontinuierliche Innovation mit Concur Tax Assurance by Blue dot

Trotz des anfänglichen Erfolgs durch die Implementierung der SAP-Concur-Lösungen arbeitet Weatherford kontinuierlich an weiteren Verbesserungen. Das Unternehmen setzt nun Concur Tax Assurance ein, um globale indirekte Steuern zurückzufordern und komplexe, länderspezifische Steuervorschriften einzuhalten. Diese Lösung zielt darauf ab, Steuerrisiken zu minimieren, Compliance-Prozesse zu optimieren und die Genauigkeit bei der Verwaltung regionaler Steuervorschriften sicherzustellen. Mit dieser zukunftsorientierten Investition unterstützt Weatherford seine langfristige Vision für operative Präzision und Skalierbarkeit, während es sich an die sich ändernden steuerlichen Anforderungen weltweit anpasst.

Best Practices für die Transformation des Geschäftsreisemanagements

Die SAP-Concur-Plattform spielte zwar eine wichtige Rolle für den Erfolg von Weatherford, doch empfiehlt Jenni Allman Unternehmen, die eine umfassende Transformation ihrer Geschäftsreisemanagementprozesse in Betracht ziehen, über die Technologie hinaus zu denken. Von der Unterstützung durch die Geschäftsleitung bis hin zur Flexibilität bei der Umsetzung – ihre Erfahrungen liefern eine praktische Roadmap für die Umgestaltung des Geschäftsreisemanagements auf globaler Ebene:

1. Sichern Sie sich von Anfang an die Unterstützung der Geschäftsleitung.
2. Haben Sie einen Plan für alle Fälle von A bis Z.
3. Beziehen Sie andere frühzeitig und kontinuierlich mit ein.
4. Lernen Sie aus Fehlern.
5. Planen Sie mit Blick auf Compliance.
6. Investieren Sie in das richtige Supportmodell.

Komplexität im Geschäftsreisemanagement als Wettbewerbsvorteil nutzen

Die Umgestaltung des Geschäftsreisemanagements bei Weatherford war nicht nur eine technologische Modernisierung, sondern auch ein kultureller Wandel in der Verwaltung von Ausgaben und der Unterstützung von Mitarbeitern. Der anfänglich als Reaktion auf die zunehmende Komplexität des Geschäftsreisemanagements begonnene Prozess wurde zu einem Katalysator für mehr Effizienz, Transparenz und Kontrolle im gesamten Unternehmen. Durch die Einführung einer zentralen Plattform, die Bereitstellung geeigneter Tools für die Beschäftigten und die Automatisierung von Vorgängen, die zuvor zahlreiche manuelle Schritte erforderten, verwandelte Weatherford einen geschäftlichen Schwachpunkt in einen strategischen Vorteil.

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