Henkel: Globales Reisekostenmanagement steigert Effizienz

Der Name Henkel steht nicht nur für unternehmerische Tradition seit 1876. Vor allem steht er für weltweite Marktführerschaft in der Konsumgüter- und Klebstoffindustrie. Marken wie Pattex, Persil oder Schwarzkopf sind allgemein ein Begriff. Jedes Jahr werden allein 25 Milliarden Wäscheladungen mit Henkel-Waschmitteln gereinigt.

Für ein global agierendes Unternehmen wie Henkel, mit rund 48.000 Mitarbeitenden und weltweiten Geschäftsaktivitäten, spielt ein effizientes Reisekostenmanagement eine zentrale Rolle. Um die zuvor länderspezifisch unterschiedlichen Prozesse zu vereinheitlichen, hat Henkel das Reisekostenmanagement innerhalb von nur 2,5 Jahren vollständig transformiert – über alle 68 Gesellschaften mit SAP-Concur-Anschluss hinweg. Diese ambitionierte Cloud-Umstellung wurde durch optimierte Prozesse, ein präzises Timing und exzellente Teamarbeit erfolgreich umgesetzt.

Reisekostenmanagement: Global vereinheitlicht und zentral gesteuert

Vorher: Herausforderungen im Reisekostenmanagement

• Die Länder nutzten unterschiedliche Tools für das Reisekostenmanagement.
• Genehmigungsprozesse waren in den verschiedenen Ländern uneinheitlich geregelt.
• Ein zentrales Reisekostenmanagement sollte Kosteneffizienz, Sicherheit und Reporting optimieren.

Warum SAP Concur: globale Kosteneffizienz

• Markt-Screening durch Henkel ergab, dass Concur Expense den internationalen Anforderungen von Henkel am besten entsprach.
• Cloud-Lösung etabliert einheitlichen Abrechnungsprozess für alle Gesellschaften und lässt sich dennoch flexibel an länderspezifische Anforderungen anpassen.
• Das Lösungsportfolio SAP Concur ist intuitiv und einfach zu nutzen, was Zeit spart und die Zufriedenheit erhöht.

Nachher: Ergebnisse im Reisekostenmanagement

• Eindeutige Prozesse und klarer Genehmigungsworkflow für 68 Länder
• Zentrale Buchung, Genehmigung und Abrechnung von Reisen und Reisekosten
• Transparentes, konzernweites Reisekostenreporting und schnellere Workflows für Reisende und Mitarbeitende aus HR und Finanzwesen
• Flexible Anpassung an neue (steuer)rechtliche oder unternehmensinterne Vorgaben

"Die Timeline war straff – aber auch deshalb haben wir jede Deadline erreicht. Dank klarer Vorgaben nämlich, mit offener Kommunikation und mit einem Team, das Lerneffekte der ersten Einführungen sofort auf alle weiteren anwenden konnte.“ Jaak Van Wanseele, Project Manager Travel and Expenses, Henkel AG & Co. KG

Globale Harmonisierung steigert Reisekosten-Effizienz

Ein HR-System, zwei Finanzsysteme – und zahlreiche unterschiedliche Lösungen und Prozesse für das Reisekostenmanagement. So sah ein Teil der IT von Henkel noch vor wenigen Jahren aus. Gerade die unterschiedlichen Standards von Buchung bis Abrechnung kosteten Zeit. Vor allem aber verhinderten sie eine durchgängige Kostentransparenz. Das Ziel von Henkel war es, alle Schritte und Richtlinien einheitlich zu regeln. Mit vorgegebenen Ausgabentypen, einem klaren Genehmigungs- und Vertretungsprozess und identischen Benutzeroberflächen.

Die Umstellung der 68 Ländergesellschaften erfolgte in sieben Wellen. Von Anfang an war vorgesehen, die Erkenntnisse aus den ersten Rollouts systematisch zu nutzen, um die weiteren Implementierungen zu optimieren. Projektexperten in den Regionen koordinierten ihre Teams vor Ort und arbeiteten eng mit funktionsübergreifenden Ansprechpartnern zusammen. Regelmäßige Abstimmungen mit allen Beteiligten, eingeplante Puffer für unvorhergesehene Verzögerungen und klar definierte Verantwortlichkeiten bildeten die Grundlage für den Erfolg dieses ambitionierten Projekts. Und nicht zu vergessen: die großartige Arbeit zu feiern!

 

Mit SAP Concur global vereinheitlicht und zentral gesteuert

Für ein global agierendes Unternehmen wie Henkel, mit rund 48.000 Mitarbeitenden und weltweiten Geschäftsaktivitäten, spielt ein effizientes Reisekostenmanagement eine zentrale Rolle.

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