Gibt es Verjährungsfristen für Reisekostenabrechnungen?

Was tun mit dieser alten Reisekostenabrechnung, die in eine Akte gerutscht ist oder sich in der Schublade versteckt hatte? Ein Verpflegungsmehraufwand von mehreren Dutzend Euro, der mehr als ein Jahr zurückliegt und vergessen wurde: Nehmen wir den finanziellen Verlust in Kauf und verteufeln unsere schlechte Organisation?

Wahrscheinlich machen viele Mitarbeiter genau das. Vor allem, wenn die Reisekostenrichtlinien sehr strikt sind. Jedoch stehen hinter einer Unternehmenspolitik und gesetzlichen Vorgaben unterschiedliche Interessen.

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Verjährungsfrist: Reiserichtlinien in Unternehmen

Die Festlegung einer Verjährungsfrist bei der Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen ist für Unternehmen oft notwendig.

Jede erstattete Ausgabe wird in einer bestimmten Abrechnungsperiode erfasst. Es ist immer schwierig für die Finanzabteilung, Reisekostenabrechnungen mehrere Monate oder gar Jahre rückwirkend zu bearbeiten. Deshalb sollten hier auch die Mitarbeiter ihrem gesunden Menschenverstand folgen: Je früher sie ihre Reisekostenabrechnung einreichen, desto eher können die Auslagen von ihrem Arbeitgeber erstattet werden.

Der unternehmenseigenen Reiserichtlinie eine angemessene Verjährungsfrist über angefallene Auslagen hinzuzufügen, ist eine gute Möglichkeit, eine zeitgerechte Verarbeitung sicherzustellen und unerwartete Auswirkungen auf den Cashflow des Unternehmens zu vermeiden.

Jedoch gilt es zu beachten, dass Mitarbeiter oftmals nur zu einer Abrechnung innerhalb der Frist ermutigt werden können. Die unternehmenseigenen Vorgaben stehen nicht immer im Einklang mit den gesetzlichen.

 

Die „richtige“ Verjährungsfrist

Man liest oft – auch in aktuellen Blog-Artikeln – dass die gesetzlich vorgeschriebene Verjährungsfrist drei Jahre beträgt. Das bedeutet, dass ein Mitarbeiter drei Jahre ab dem Datum der angefallenen Kosten Zeit hat, diese einzureichen. Aber stimmt das auch? Wir haben diese  juristische Fragestellung zum allgemeinen Verständnis zusammengefasst:

  • Die Verjährungsfrist (noch) nicht eingereichter Reisekostenabrechnungen regelt § 195 BGB. Diese Ausführung setzt eine Verjährungsfrist von drei Jahren für die Einreichung verausgabter Kosten auf Geschäftsreise fest.
  • Werden Fristen für die Einreichung von Reisekostenabrechnungen durch den Arbeitsvertrag geregelt oder ist der Hinweis auf eine geltende Reisekostenrichtlinie Bestandteil des Arbeitsvertrags? Dann sind die Verjährungsfristen des Arbeitgebers einzuhalten.
  • Ist beispielsweise eine Verjährungsfrist von sechs Monaten verschriftlicht, muss diese gewahrt werden. Wer ältere Belege findet und einreichen möchte, hat Pech gehabt – das BGB hebelt mit § 195 die Regelung des Arbeitsvertrags nicht aus.
  • Die einzige Einschränkung, die Arbeitnehmer gesetzlich geltend machen können, liegt in einer zu kurzen Frist: Wenn die vom Arbeitgeber vorgegebene Verjährungsfrist drei Monate unterschreitet, ist sie nicht rechtskräftig. In diesem Fall greift das BGB und auch bereits verjährte Reisekostenabrechnungen können noch an die Finanzabteilung weitergegeben werden.

 

„Aufschieberitis“ begrenzen: Reisekosten per App abrechnen

Während die Debatte zur Verjährung von Reisekostenabrechnungen komplex ist, gibt es einen effektiven Weg, Mitarbeiter zu ermutigen, ihre Abrechnung zügig zu erledigen.

Eine mobile Anwendung mit der Mitarbeiter ihre Ausgaben von ihrem Smartphone aus bearbeiten können, erledigt die Reisekostenabrechnung fast von selbst: Sobald ein Beleg vorliegt, macht der Mitarbeiter ein Foto. Die Informationen werden umgehend ausgelesen und können der richtigen Abrechnung hinzugefügt werden. Mit der Concur App können Geschäftsreisende so ihre Reisekostenabrechnung in wenigen Minuten erstellen:

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Reiserichtlinien konkretisieren

Unternehmen sollten nicht zögern, bei komplexen Fragen, die das Arbeitsrecht betreffen, die Unterstützung eines Rechtsanwalts oder Justiziars in Anspruch zu nehmen. Eine gut formulierte Reiserichtlinie ist für ein transparentes Kostenmanagement unerlässlich – dazu gehört die Vorgabe eines zeitlichen Rahmens, innerhalb dessen Reisekosten abgerechnet sein müssen. Eine Frist von sechs Monaten ist in den meisten Unternehmen üblich und empfehlenswert.

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Bitte beachten Sie, dass dieser Artikel kein Rechtsgutachten darstellt und dass ein Rechtsanwalt immer unerlässlich ist, um Arbeitgeber bei der Klärung von Rechtsansprüchen zu unterstützen.

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