Reisekostenabrechnung: Die Verjährungsfrist im Blick

Zum Jahresende noch Belege für die Reisekostenabrechnung gefunden? Ausgaben für Mittagessen, anderen Verpflegungsmehraufwand oder Transportmittel, die mehr als ein Jahr zurückliegen und vergessen wurden: Viele Geschäftsreisende nehmen den Verlust in Kauf, statt zu prüfen, ob eine Erstattung noch möglich ist.

In Deutschland beträgt die Verjährungsfrist für Reisekostenabrechnungen in der Regel drei Jahre. Doch was gilt, wenn die Reiserichtlinien des Unternehmens etwas anderes vorsehen? Und wie unterscheiden sich die gesetzlichen Regelungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz?

Wie lange Zeit habe ich zur Abrechnung in Deutschland?

Nach § 195 BGB gilt in Deutschland eine Verjährungsfrist von drei Jahren für Reisekostenabrechnungen. Sie beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Unternehmen können jedoch im Arbeitsvertrag oder in der internen Reisekostenrichtlinie kürzere Fristen festlegen – diese dürfen allerdings drei Monate nicht unterschreiten. Eine Frist von sechs Monaten ist üblich und zulässig.

Wichtig für Mitarbeitende: Die unternehmensinterne Frist hat Vorrang und hebelt die gesetzliche Regelung aus. Versäumen Mitarbeitende die interne Ausschlussfrist, verfällt ihr Anspruch auf Erstattung, selbst wenn die gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren noch nicht erreicht ist. Wer also ältere Belege findet, kann sich nicht mehr auf das BGB berufen. (Erfahren Sie hier im Detail, wann die Reisekostenabrechnung eingereicht werden muss).

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, Geschäftsausgaben zurückzuerstatten, die gerechtfertigt und im Einklang mit den internen Reisekostenrichtlinien sind. Verweigert er dies, können Mitarbeitende rechtliche Schritte einleiten. Geschäftsausgaben sind unter bestimmten Bedingungen von der Sozialversicherung befreit und für den rückerstatteten Betrag muss von Mitarbeitenden keine Einkommensteuer abgeführt werden.

Verjährung von Reisekosten in Österreich & Schweiz

Ähnlich wie in Deutschland gilt auch in Österreich eine gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren für Ansprüche aus Reisekostenabrechnungen. Geregelt ist dies in § 1486 des Allgemeinen Bürgerlichen Gesetzbuches (ABGB). Arbeitgeber haben jedoch die Möglichkeit, kürzere Fristen von mindestens drei Monaten festzulegen. Diese Regelung muss im Arbeitsvertrag oder in Richtlinien des Unternehmens festgehalten sein.

Das schweizerische Obligationenrecht (OR) regelt die Verjährungsfristen für verschiedene Forderungen gemäß Art. 128 OR. Im Vergleich zu Österreich und Deutschland gilt eine längere Verjährungsfrist von fünf Jahren. Anders als in Österreich und Deutschland können diese Fristen in der Schweiz nicht durch Vereinbarungen zwischen Arbeitnehmenden und Arbeitgeber verkürzt werden.

Während Deutschland und Österreich bei den Fristen flexibel sind, bietet die Schweiz mit ihrer längeren Frist mehr Sicherheit für Arbeitnehmende. In jedem Fall profitieren Arbeitnehmende und Arbeitgeber von klaren Richtlinien und einer zeitnahen Einreichung.

Wie lassen sich Fahrtkosten einfacher einreichen?

Gerade die Fahrtkostenabrechnung wird oft aufgeschoben, weil sie als besonders mühsam empfunden wird. Wenn Mitarbeitende ihr privates Auto für Geschäftsreisen nutzen, müssen sie alle Etappen ihrer Reise lückenlos erfassen und haben dabei meist keine Belege, auf die sie zurückgreifen können. Je länger die Abrechnung hinausgezögert wird, desto schwieriger wird die Rekonstruktion der Entfernungen.

Es gibt jedoch effiziente Methoden zur Fahrtkostenerfassung. Moderne digitale Lösungen nutzen GPS-Technologie, um Fahrten automatisch zu dokumentieren und zu kategorisieren. Statt manueller Dokumentation werden Routen per Geolokalisierung aufgezeichnet und steuerkonform aufbereitet.

Jahresende in Sicht: Wenn Reisekosten sich stapeln

Kurz vor Jahresende finden Mitarbeitende oft noch Belege zu Fahrten, Bewirtungen oder Reisekosten, die liegen geblieben sind. Diese werden dann geballt zum Geschäftsjahresende eingereicht. Für Finanzabteilungen bedeutet das zusätzlich zum regulären Jahresabschluss eine erhebliche Zusatzbelastung.

Wie Reisekosten abrechnen & Finanzen entlasten? 3 Tipps

Mit den folgenden drei Tipps lässt sich die Abrechnungsflut besser meistern:

• Klare Reiserichtlinien schaffen: Eine transparente Reiserichtlinie gibt einen klaren zeitlichen Rahmen für die Abrechnung vor. Wer Spesen-Compliance und Richtlinien digital verankert, sorgt dafür, dass Abrechnungen gleichmäßig über das Jahr verteilt eingehen.
• Integrierte Reisekostenlösung nutzen: Integrierte Systeme für die Planung, Buchung und Abrechnung entlasten Finanzabteilungen erheblich. Belege werden digital erfasst, Berichte automatisch verarbeitet und Kostendaten zentral einsehbar gemacht.
• Reisekosten-App einsetzen: Mit der SAP Concur Mobile App lassen sich Ausgaben online und unterwegs verwalten. Belege werden fotografiert und automatisch als Ausgabeneinträge erfasst und kategorisiert.

Verjährungsfristen im Blick behalten & Geld sichern

Egal ob Deutschland, Österreich oder die Schweiz: Die Verjährungsfrist für Reisekostenabrechnungen sollte man stets im Blick behalten. Wer Abrechnungen zeitnah einreicht, spart sich und seiner Finanzabteilung Stress und sichert den Erstattungsanspruch.

Verjährungsfrist bei Reisekosten: Fragen & Antworten

Was bedeutet Verjährungsfrist bei Reisekostenabrechnungen?

Die Verjährungsfrist legt fest, bis wann Sie Ihre Reisekostenabrechnung einreichen müssen, um eine Erstattung zu erhalten. Nach Ablauf dieser Frist verfällt der Anspruch.

Wie stelle ich sicher, dass ich keine Frist verpasse?

Erstellen Sie Ihre Abrechnungen zeitnah, nutzen Sie digitale Tools zur Belegerfassung und richten Sie automatische Erinnerungen ein.

Was, wenn ich alte, noch nicht abgerechnete Belege finde?

Prüfen Sie sofort, ob die unternehmensinterne oder gesetzliche Verjährungsfrist noch läuft, und reichen Sie die Abrechnung schnellstmöglich ein.