Geschäftsreise- und Ausgabenmanagement: 8 Trends

Seit 25 Jahren ist SAP Concur nahe dran an den Trends und technologischen Entwicklungen, die die Branche bewegen. Wir gehen davon aus, dass sich das Innovationstempo der letzten Jahre weiter beschleunigen und von noch intelligenteren Technologien, sich verändernden Mitarbeiterbedingungen und einer zunehmend globalen Wirtschaft getrieben sein wird.

Zum Ende des Jahres möchten wir Ihnen einen Ausblick darauf geben, was sich aus Sicht unserer internationalen Experten 2019 und darüber hinaus verändern wird. 

 

1. Die Risiken für weibliche Reisende werden ganz oben auf der Unternehmensagenda stehen

Frauen machen mehr als 40% aller Geschäftsreisenden aus; Tendenz steigend. Reiseprofis sind sich einig, dass weibliche Geschäftsreisende im Vergleich zu ihren männlichen Kollegen besonderen Risiken ausgesetzt sind. Die Frage ist, was Unternehmen dagegen unternehmen? Eine aktuelle Studie der GBTA kommt zu dem Schluss, dass nur 18 Prozent der Reiserichtlinien in Unternehmen speziell auf die Bedürfnisse von Frauen zugeschnitten sind. Da Sicherheitsrisiken das Wohlbefinden und die Produktivität von weiblichen Reisenden beeinträchtigen, müssen Unternehmen verstärkt darauf achten, dass ihre Reiserichtlinien Themen adressieren, die Frauen gegebenenfalls besonders beschäftigen wie sexuelle Belästigung, Körperverletzung und Diebstahl. Gleichzeitig werden Frauen zunehmend die Initiative ergreifen und von den Unternehmen einfordern, dass diese ihrer Fürsorgepflicht nachkommen. Dieser Aspekt wird zu einem Schlüsselfaktor für die Bindung von Talenten werden. – Kim Albrecht, CMO, SAP Concur

 

2. Der Datenschutz wird die Produktentwicklung grundlegend verändern

2018 hat die DSGVO die Art und Weise, in der Technologieunternehmen weltweit mit Nutzerdaten umgehen, grundlegend verändert. Sie definiert ab sofort den Mindeststandard. Produktingenieure und -entwickler prüfen, wie sie sowohl maximalen Schutz als auch ultimative Personalisierung unter einen Hut bringen können. Den Datenschutz als abgestufte Skala im Gegensatz zu einem einfachen Modell des Opt-in oder Opt-out anzugehen, bietet weitere Möglichkeiten für eine transparente Datenerfassung und maschinelles Lernen. Konzepte zu Datenabgleich und -schutz können es Benutzern und/oder ihren Unternehmen ermöglichen, die Art der gesammelten Informationen zu variieren, indem sie verschiedene Ebenen von persönlich identifizierbaren Informationen filtern. – John Dietz, VP, Concur Labs

Reisen Sie mit uns in die Zukunft

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3. Sich verändernde Einwanderungs- und Steuerrichtlinien üben neuen Druck auf multinationale Unternehmen aus

Im neuen Jahr wird sich der Fokus zunehmend auf Geschäftsreisende als Quelle von Steuereinnahmen richten. Das bringt neue Herausforderungen für Unternehmen mit sich, die Mitarbeiter über nationale und/oder internationale Grenzen hinweg auf Geschäftsreise schicken. Nationale und lokale Regierungen erlassen weiterhin komplexe Vorschriften für Arbeitnehmervisa und grenzüberschreitende Steuern, um auf globale Trends beim grenzüberschreitenden Verkehr von Personen und Produkten zu reagieren. Ein Mitarbeiter, der eine bestimmte Anzahl von Tagen in einem Kalenderjahr in einem anderen Land oder Staat verbringt, kann sowohl für sich selbst als auch für das Unternehmen große Verbindlichkeiten auslösen, was möglicherweise die Durchführung von Geschäften gefährdet.

So arbeiten beispielsweise in Singapur die Steuer- und Einwanderungsbehörden zusammen, um zu prüfen, ob ein Geschäftsreisender während seines Aufenthalts eine Steuerpflicht ausgelöst hat. Dies hat zum Teil bereits zu vorübergehenden Inhaftierungen an der Grenze geführt. Darüber hinaus führen US-Bundesstaaten wie New York und Kalifornien zunehmend Audits durch, um Geschäftsreisende zu identifizieren, die Schwellenwerte überschritten haben, die sie für Einkommenssteuern haftbar machen. Unternehmen können auch mit enormen finanziellen Forderungen – manchmal in zweistelliger Millionenhöhe – für die Verletzung der Visabestimmungen konfrontiert werden. Von den Reputationsrisiken, wenn diese Sanktionen in den Nachrichten auftauchen, einmal ganz abgesehen. 2019 wird es für Unternehmen einen größeren Bedarf als je zuvor geben, diese Komplexität zu bewältigen und sicherzustellen, dass das Unternehmen und seine Mitarbeiter die Vorschriften einhalten. – Mike Eberhard, President, SAP Concur

 

4. KMUs werden einen Wettbewerbsvorteil durch Daten-Crowdsourcing und Thought Leadership nutzen können

Schon in diesem Jahr haben wir gesehen, dass Technologien dazu beigetragen haben, die Wettbewerbsbedingungen für KMUs in der Branche zu verbessern und sie leistungsfähiger als je zuvor zu machen. Im Jahr 2019 werden KMUs dank künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen weiter vorankommen. Aufgrund ihrer Größe und Flexibilität werden KMUs diese bahnbrechende Technologie nutzen können, um sich einen Wettbewerbsvorteil gegenüber größeren Unternehmen zu verschaffen. Sie werden wachsen, indem sie ihre professionellen Netzwerke nutzen, um von Vordenkern und von Crowdsource-Daten zu lernen, die früher nicht verfügbar waren. Zudem werden auch KMUs immer vielfältiger werden, und wir werden einen steigenden Anteil an Frauen, Minderheiten und Millenniums in Verantwortungspositionen sehen. – Christal Bemont, SVP and GM of Global SMB, SAP Concur

 

5. Die Buchung von Geschäftsreisen ist nach wie vor ein zeitaufwändiger Prozess

Reisekostenabrechnungen können ein zeitaufwendiger Prozess sein. Die Bearbeitungsdauer pro Reisekostenabrechnung ist in erster Linie von den eingesetzten Prozessen abhängig. Für eine vollautomatisierte Abrechnung wird weitaus weniger Zeit benötigt als für eine manuelle Abrechnung – die Zeitersparnis liegt bei 38 Prozent! Wir glauben, dass Technologien – wie Bots und Machine Learning (ML) – im nächsten Jahr die Produktivität der Mitarbeiter weiter enorm steigern wird. Nicht nur für Reisende, sondern für alle am Prozess Beteiligten (z.B. Reisende, Manager, Reisebüromitarbeiter oder Travel Manager). Hier sind einige Beispiele:

  • Vorausschauende Suche auf der Grundlage von Kalenderinformationen
  • Vorabgenehmigungen basierend auf historischen Informationen
  • Automatische Klassifizierung von Geschäftsreise- und Freizeitausgaben für Reisen mit beiden Komponenten (Jeder dritte Geschäftsreise hat bereits von der Bleisure-Option Gebrauch gemacht) – Nancy Hang, Vice President, Consumer Travel Products, SAP Concur

 

6. Die Ausrichtung an privaten Reisegewohnheiten führt zu massiven Verschiebungen bei den OBTs

In den letzten 40 Jahren sind Geschäftsreisen weitgehend zum Synonym für von TMCs verwaltete Buchungsprogramme geworden, die auf eines der wenigen GDS angewiesen sind. Da sich die Reisetools, -optionen und -technologien für Privatreisende jedoch rasant weiterentwickeln, erwarten die Mitarbeiter zunehmend, dass deren Geschäftsreisetools diesen entsprechen. Im nächsten Jahr werden Online-Booking-Tools neue Content-Quellen wie NDC-Angebote der Lufthansa, Airbnb und HRS Hotel-Portale nutzen, um die Akzeptanz zu erhöhen. So müssen TMCs ihre Plattformen grundlegend weiterentwickeln, damit Travel Manager alle Buchungen erfassen können, unabhängig davon, wo sie stattfinden, um Compliance sicherzustellen und die Sicherheit ihrer Reisenden zu gewährleisten. – Doug Anderson, SVP Travel Product

 

7. Maschinelles Lernen (ML) wird zum Mainstream

Ein aktueller Bericht von McKinsey kommt zu dem Schluss, dass zwar nur wenige Berufe voll automatisierbar sind, aber 60% aller Berufe mindestens 30% automatisierbare Tätigkeiten haben. Die Vorteile, die sich aus der erhöhten Rechenleistung und dem besseren Zugang zu maschinellen Lernwerkzeugen (ML-Tools) für Entwickler ergeben, werden weit über Automatisierung hinausgehen und einzigartige datengesteuerte Einblicke, mehr Compliance und verbesserte Benutzererfahrungen umfassen. Im Ausgabenmanagement werden ML-Modelle, die handschriftliche Ergänzungen auf Quittungen wie Trinkgelder oder Gesamtsummen auslesen, ältere Technologien wie die optische Zeichenerkennung ersetzen. Dies wird es Unternehmen ermöglichen, Ausgaben in bisher unerreichter Größenordnung und Geschwindigkeit zu analysieren und zu überprüfen. Durch die Fähigkeit, Muster und Anomalien in Millionen von Datensätzen in nahezu Echtzeit zu identifizieren, erhalten Unternehmen den Einblick und die Flexibilität, die sie benötigen, um Geschäftsprozesse zu verbessern, Kosten zu senken oder Betrug zu verhindern. – Tim MacDonald, CPO, SAP Concur

 

8. Der Kampf um Hotelinhalte nimmt zu

NDC-Inhalte der Fluggesellschaften werden weiterhin für Schlagzeilen sorgen, aber noch mehr Aufmerksamkeit und Wettbewerbsdruck wird auf die Inhalte von Hotels gelegt werden. Travel Manager, OBTs und TMCs haben sich lange damit beschäftigt, ansprechende Hotelinhalte zu konsolidieren, die Reisende dazu animieren, traditionelle Buchungskanäle zu nutzen. Im Jahr 2019 werden sich die Bemühungen der TMCs zunehmend auszahlen, da Tools wie RoomIt von CWT und TripSource von BCD den Inhaltsaggregatoren von Drittanbietern wie HRS und Booking.com die Stirn bieten. Solange die Bestrebungen der TMCs transparent und unvoreingenommen sind, gewinnt jeder (außer den Hotelanbietern). Travel Manager sollten geringere Abweichungen im Buchungsverhalten feststellen, TMCs profitieren von verbesserten Einnahmen und die OBTs generieren mehr Buchungen. Leider ist es für Hotelanbieter wahrscheinlich, dass ihre Vertriebskosten steigen werden. – Mike Kötting, EVP of Supplier and TMC Services, SAP Concur

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