Reiserichtlinie: 8 Fragen für sichere & kosteneffiziente Reisen

Die Reiserichtlinien von Unternehmen müssen einige der komplexesten und wichtigsten Fragen im Zusammenhang mit Geschäftsreisen klären. Gut formulierte Reiserichtlinien bieten sowohl Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern als auch Arbeitgebenden Antworten auf häufige Fragen und Szenarien. Die Entwicklung, Überprüfung und Überarbeitung von Geschäftsreise-Richtlinien ist ein kontinuierlicher Prozess, bei dem verschiedene Perspektiven und Bedürfnisse berücksichtigt werden sollten.

Reiserichtlinien: Fragen zu Kosten, Risiken & Akzeptanz

Wie binden Sie wichtige Interessengruppen in Ihre Reiserichtlinie ein?

Ihre Reiserichtlinie betrifft nahezu alle Mitarbeitenden und Abteilungen in Ihrem Unternehmen. Durch die Einbeziehung der wichtigsten Interessengruppen aus den Bereichen Personalwesen, Lohnbuchhaltung, Finanzen und Betrieb stellen Sie sicher, dass die Richtlinie deren individuelle Perspektiven und Bedürfnisse widerspiegelt. Regelmäßige Treffen zwischen den Beteiligten erleichtern den Prozess der Überprüfung und Überarbeitung bei Bedarf.

Wie integriert man Reiserichtlinien in die Reisemanagement-Software?

Ihr Unternehmen benötigt Systeme, um Daten zu Ihrem Geschäftsreiseprogramm zu erfassen, in Berichten darzustellen und zu analysieren. Diese Systeme helfen Führungskräften zu verstehen, was innerhalb des Programms funktioniert und was nicht. Darüber hinaus liefern sie wertvolle Erkenntnisse, die zur Überarbeitung der Richtlinien führen können. Die Integration Ihrer Richtlinien in Ihre Reisemanagement-Software ist dabei besonders hilfreich. Sie ermöglicht die automatische Durchsetzung bestimmter Richtlinienelemente, erleichtert Mitarbeitenden und Führungskräften die Einhaltung der Reiserichtlinien und beschleunigt die Bearbeitung und Genehmigung.

Reiserichtlinie ändern: Wie kommunizieren ohne Unmut zu erzeugen? 

Eine Reiserichtlinie kann bei Reisenden starke Emotionen hervorrufen, insbesondere wenn Änderungen negativ aufgenommen werden. Beispielsweise bevorzugen einige Mitarbeitende bestimmte Hotel- oder Fluglinienmarken. Ein Wechsel zu vorgeschriebenen Anbietern kann erheblichen Unmut hervorrufen. Der Schlüssel liegt darin, regelmäßig über den Prozess zu kommunizieren, wie die Reiserichtlinie erstellt, bewertet und angepasst wird. Es kann Unterschiede in den Reisegewohnheiten zwischen Generationen oder Abteilungen geben, und jede Änderung kann als unangenehm empfunden werden. Vergessen Sie nicht zu betonen, warum eine Reiserichtlinie für das Unternehmen notwendig und wichtig ist. Die Richtlinie selbst sollte klar und einfach zu verstehen sein. Verwenden Sie Zwischenüberschriften, Aufzählungspunkte, Beispiele und kurze Absätze, um die Lesbarkeit zu erhöhen.

Was sollte in einer gut aufgestellten Reiserichtlinie enthalten sein?

Eine gut aufgestellte Reiserichtlinie für Unternehmen ist mehr als nur eine Auflistung von Geboten und Verboten. Sie sollte auch eine praktische Ressource sein, auf die sowohl Mitarbeitende als auch Führungskräfte zurückgreifen können. Dazu sollte sie folgende Inhalte enthalten:

• Links zu Ihrer Reisemanagement- und Buchungsplattform
• Formulare für die Spesenabrechnung
• Informationen zum Reiseversicherungsschutz mit einem Link zu Ihrem Anbieter
• Listen mit erlaubten und nicht erlaubten Anschaffungen
• Handlungsanweisungen für Notfälle
• Wichtige Telefonnummern – Personalabteilung, Finanzabteilung, Firmenreisebüro (falls vorhanden)

Welche Punkte muss die Reisekostenrichtlinie abdecken (Grauzonen)?

Ihre Reisekostenrichtlinie kann viele Grauzonen im Zusammenhang mit Geschäftsreisen klären. Stellen Sie sicher, dass sie einige der folgenden Bereiche abdeckt, die häufig für Unruhe sorgen:

• Ob Reisende ein Firmenreisebüro oder eine Website nutzen müssen
• Erwartete Bearbeitungszeiten für Spesenabrechnungen und Erstattungen
• Budgetrichtlinien für Flug-, Hotel- und Transportkosten, einschließlich der Frage, ob es obligatorische Anbieter gibt
• Richtlinien für Bleisure (Kombination von Geschäfts- und Freizeitreisen), einschließlich der Zulässigkeit und der Kostenaufteilung
• Verfahren für den Umgang mit abgelehnten Spesenabrechnungen oder -anträgen

Fürsorgepflicht: Wie Arbeitgeber Reiserisiken minimieren können?

Arbeitgeber tragen eine Fürsorgepflicht und sind gesetzlich verpflichtet, das Risiko für Geschäftsreisende zu minimieren. Die Richtlinie sollte erläutern, was Fürsorgepflicht bedeutet und wie weit die Verantwortung des Arbeitgebers gegenüber seinen Mitarbeitenden reicht. Besprechen Sie Änderungen an der Reiserichtlinie zunächst mit denjenigen, die regelmäßig risikoreiche Geschäftsreisen unternehmen. Nehmen Sie Reisewarnungen in den Reiseplan auf und stellen Sie sicher, dass das Unternehmen Zugang zu den Kontaktinformationen und gegebenenfalls den Gesundheitsdaten der Mitarbeitenden hat. Die Reiserichtlinie sollte mehrere Notfallpläne enthalten, die bei Bedarf sofort einsatzbereit sind. Achten Sie darauf, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Zugang zu Technologien haben, die im Notfall hilfreich sein können.

Wie managt man Reiserisiken und erfüllt die Fürsorgepflicht?

Das Management von Reiserisiken umfasst die Vorhersage möglicher Probleme während einer Geschäftsreise, ihre Prävention und die Reaktion darauf. Die Risiken können von Wetterproblemen und Naturkatastrophen bis hin zu sozialen Unruhen und Terrorismus reichen. Ziel des Reiserisiko-Managements ist es, potenzielle Risiken zu erkennen, sich darauf vorzubereiten und das Risiko solcher Bedrohungen nach Möglichkeit zu minimieren. Wenn Gefahren tatsächlich eintreten, entwickelt das Risikomanagement Pläne, wie man damit umgehen kann. Das Management von Reiserisiken und die Fürsorgepflicht sind eng miteinander verknüpft und überschneiden sich häufig. Beide sind für die Sicherheit der Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung.

Wie halten Sie Ihre Reiserichtlinien aktuell und sicher?

Um die Reiserichtlinien des Unternehmens auf dem neuesten Stand zu halten, ist eine sorgfältige Prüfung der Richtlinie selbst sowie der unterstützenden Daten erforderlich. Die Sicherheit der Mitarbeiter, die Kostenkontrolle und die Einhaltung der Vorschriften erfordern eine regelmäßige Überprüfung der Reisekostenrichtlinie.

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Eine gut durchdachte Reiserichtlinie kann dazu beitragen, das Engagement, die Einstellung und die Bindung der Mitarbeiter zu fördern. Durch die Einbeziehung der wichtigsten Interessengruppen, regelmäßige Kommunikation, Datensammlung, Systemintegration und den Fokus auf Sicherheit kommt sie allen Mitarbeitern zugute. Die Implementierung von Best Practices für Reiserichtlinien ist dabei besonders wichtig. SAP Concur-Lösungen unterstützen Unternehmen bei der nahtlosen Integration von Geschäftsreisen-, Spesen- und Rechnungsmanagement. Sie vereinfachen und automatisieren die Reiseabwicklung und sorgen durch die Integration von Echtzeitdaten und künstlicher Intelligenz für mehr Effizienz und Genauigkeit bei Geschäftsreisen.