Reisekostenabrechnung: Die Verjährungsfrist im Blick

Zum Jahresende noch Belege für die Reisekostenabrechnung gefunden? Ausgaben für Mittagessen, anderen Verpflegungsmehraufwand oder Transportmittel, die mehr als ein Jahr zurückliegen und vergessen wurden: Viele Geschäftsreisende nehmen den Verlust in Kauf, statt zu prüfen, ob eine Erstattung noch möglich ist. Ein kurzer Blick ins Gesetzbuch oder ins Internet bestätigt: In Deutschland beträgt die Verjährungsfrist für Reisekostenabrechnungen in der Regel drei Jahre. Doch was, wenn die Reiserichtlinien des Unternehmens etwas anderes vorsehen? Und wie unterscheiden sich die gesetzlichen Regelungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz?

Reisekosten: Wie lange Zeit habe ich zur Abrechnung in Deutschland?

Nach § 195 BGB gilt in Deutschland eine Verjährungsfrist von drei Jahren für Reisekostenabrechnungen. Sie beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Unternehmen können jedoch im Arbeitsvertrag oder in der internen Reisekostenrichtlinie kürzere Fristen festlegen – diese dürfen allerdings drei Monate nicht unterschreiten. Eine Frist von sechs Monaten ist üblich und zulässig.

Wichtig für Mitarbeitende: Die unternehmensinterne Frist hat Vorrang und hebelt die gesetzliche Regelung auf. Versäumen Mitarbeitende die interne Frist, verfällt ihr Anspruch auf Erstattung, selbst wenn die gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren noch nicht erreicht ist. Wer also ältere Belege findet, kann sich nicht auf § 195 BGB berufen. Empfehlenswert ist daher, Reisekostenabrechnungen möglichst zeitnah nach der Dienstreise zu erstellen, um keine Fristen zu versäumen.

Der Arbeitgeber ist seinerseits verpflichtet, Geschäftsausgaben zurückzuerstatten, die gerechtfertigt und im Einklang mit den internen Reisekostenrichtlinien sind. Verweigert er dies, können Mitarbeitende rechtliche Schritte einleiten. Geschäftsausgaben sind zudem unter bestimmten Bedingungen von der Sozialversicherung befreit und für den rückerstatteten Betrag muss von Mitarbeitenden keine Einkommenssteuer abgeführt werden.

Verjährung Reisekosten: Welche Fristen gelten in Österreich & Schweiz?

Ähnlich wie in Deutschland gilt auch in Österreich eine gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren für Ansprüche aus Reisekostenabrechnungen. Geregelt ist dies in § 1486 des Allgemeinen Bürgerlichen Gesetzbuches (ABGB). Arbeitgeber haben jedoch die Möglichkeit, kürzere Fristen von mindestens drei Monaten festzulegen. Diese Regelung muss im Arbeitsvertrag oder in Richtlinien des Unternehmens festgehalten sein. Die Verjährungsfrist beginnt in der Regel am Ende des Jahres, in dem die Kosten entstanden sind oder die Abrechnung hätte erfolgen sollen. Arbeitnehmende, die ihre Abrechnung nicht innerhalb der vorgegebenen Frist einreichen, verlieren ihren Anspruch auf Erstattung. Es ist daher ratsam, die betrieblichen Vorgaben genau zu prüfen.

Das schweizerische Obligationenrecht (OR) regelt die Verjährungsfristen für verschiedene Forderungen, darunter auch die für Reisekostenabrechnungen. Im Vergleich zu Österreich und Deutschland gilt gemäß Art. 128 OR eine deutlich längere Verjährungsfrist. Für Reisekostenabrechnungen beträgt diese fünf Jahre und beginnt mit der Fälligkeit der Forderung. Sollte der letzte Tag der Frist auf ein Wochenende oder einen Feiertag fallen, verlängert sich die Frist gemäß Art. 134 OR bis zum nächsten Werktag. Anders als in Österreich und Deutschland können diese Fristen nicht durch Vereinbarungen zwischen Arbeitnehmenden und Arbeitgeber verkürzt werden. Um das Einreichen aufgrund der langen Zeitspanne nicht zu vergessen und Probleme zu vermeiden, ist es wichtig, Abrechnungen rechtzeitig einzureichen. Besonders Papierbelege könnten sonst schnell zu einem großen Papierberg werden.

Während Deutschland und Österreich in puncto Verjährung flexibel sind, bietet die Schweiz mit ihrer längeren Frist mehr Sicherheit für Arbeitnehmende. In jedem Fall profitieren beide Seiten – Arbeitnehmende und Arbeitgeber – von klaren Richtlinien und einer zeitnahen Einreichung. Der Blick auf die Unterschiede zeigt: Wer die Details kennt, vermeidet Missverständnisse und unnötige Konflikte.

Wie lassen sich Fahrtkosten einfacher einreichen?

Gerade die Fahrtkostenabrechnung wird oft aufgeschoben, weil sie als besonders mühsam empfunden wird. Wenn Mitarbeitende ihr privates Auto für Geschäftsreisen nutzen, müssen sie alle Etappen ihrer Reise lückenlos erfassen und haben dabei meist keine Belege, auf die sie zurückgreifen können. Je länger die Abrechnung hinausgezögert wird, desto schwieriger wird die Rekonstruktion der Entfernungen.

Es gibt jedoch verschiedene Möglichkeiten, Fahrtkosten effizient zu erfassen. Digitale Lösungen wie Concur Drive nutzen GPS-Technologie und künstliche Intelligenz, um Fahrten automatisch zu dokumentieren und zu kategorisieren. Statt manueller Dokumentation werden Routen per Geolokalisierung aufgezeichnet und steuerkonform aufbereitet. Das vereinfacht die Erfassung erheblich.

Jahresende in Sicht: Wenn sich Reisekostenabrechnungen stapeln

Trotz aller Fristen und guter Vorsätze zeigt die Praxis: Kurz vor Jahresende finden Mitarbeitende oft noch Belege und Nachweise zu Fahrten, Bewirtungen oder anderweitigen Reisekosten, die liegen geblieben sind. Diese werden dann geballt zum Geschäftsjahresende eingereicht, vorausgesetzt sie liegen noch innerhalb der Verjährungsfrist. Für Finanzabteilungen bedeutet das zusätzlich zum regulären Jahresabschluss eine Zusatzbelastung. Besonders Mitarbeitende, die noch mit manuellen Prozessen und Lösungen arbeiten, können von der Arbeit regelrecht überrollt werden.

Wie Reisekosten abrechnen & Finanzabteilung entlasten? 3 Tipps

Mit den folgenden drei Tipps lässt sich die Abrechnungsflut besser meistern:

Klare Reiserichtlinien: Transparenz, Kostenkontrolle & Entlastung

Eine klare Reiserichtlinie ist für transparentes Kostenmanagement unerlässlich. Sie sollte einen zeitlichen Rahmen für die Abrechnung vorgeben, damit diese über das Jahr verteilt eingehen und nicht geballt zum Jahresende aufkommen. Wichtig ist, die Richtlinien und Fristen regelmäßig an die Mitarbeitenden zu kommunizieren.

Finanzabteilung entlasten: Integrierte Reisekostenlösung nutzen

Integrierte Lösungen für die Planung, Buchung und Abrechnung von Reisekosten entlasten Finanzabteilungen erheblich. Zum einen lassen sich Reiserichtlinien direkt im System hinterlegen – Mitarbeitenden werden so automatisch nur richtlinienkonforme Buchungsoptionen angezeigt. Zum anderen wird die effektive Abwicklung von Reisekosten unterstützt. Belege werden digital erfasst, Berichte automatisch verarbeitet und die Kostendaten sind zentral einsehbar.

Reisekosten-App: Belege einfach erfassen & Zeit sparen

Je einfacher die Reisekostenabrechnung, desto schneller reichen Mitarbeitende ihre Belege ein. Mit einer entsprechenden App lassen sich Ausgaben online und unterwegs verwalten: Belege werden fotografiert und automatisch als Ausgabeneinträge erfasst, kategorisiert und aufgeschlüsselt. Dank generativer KI können sogar komplexe Hotelrechnungen in nur wenigen Sekunden entsprechend eingebucht werden. Das spart Zeit, reduziert die Fehlerquote und verringert den Nachbereitungsaufwand für die Finanzabteilung.

Verjährungsfristen: Abrechnungen schnell einreichen & Geld sichern

Egal ob Deutschland, Österreich oder die Schweiz: Die Verjährungsfrist für Reisekostenabrechnungen sollte man stets im Blick behalten. Wer Abrechnungen zeitnah einreicht, spart sich und seiner Finanzabteilung Stress und sichert den Erstattungsanspruch. Klare Richtlinien, einfache digitale Tools und integrierte Lösungen helfen dabei, den Überblick zu behalten und machen den Jahresendspurt für Finanzteams und Mitarbeitende gleichermaßen entspannter.

Verjährungsfrist bei Reisekosten: Ihre Fragen – unsere Antworten

Was bedeutet Verjährungsfrist bei Reisekostenabrechnungen?

Die Verjährungsfrist legt fest, bis wann Sie Ihre Reisekostenabrechnung einreichen müssen, um eine Erstattung zu erhalten. Nach Ablauf dieser Frist verfällt der Anspruch.

Wie stelle ich sicher, dass ich keine Frist verpasse?

Erstellen Sie Ihre Abrechnungen zeitnah, nutzen Sie digitale Tools zur Belegerfassung und richten Sie Erinnerungen ein.

Was, wenn ich alte, noch nicht abgerechnete Belege finde?

Prüfen Sie sofort, ob die (interne oder gesetzliche) Verjährungsfrist noch läuft. Reichen Sie die Abrechnung schnellstmöglich ein.