Reisekosten sparen: 6 Strategien für mehr Gewinn & Effizienz

Für viele Finanzverantwortliche ist die kontinuierliche Überprüfung und Optimierung von Prozessen ein entscheidender Faktor für den Unternehmenserfolg. Ein Bereich mit oft unterschätztem, aber enormem Einsparpotenzial sind die Geschäftsreisekosten. Travel & Expense macht durchschnittlich zehn Prozent der variablen Kosten eines Unternehmens aus – hier liegen die größten Chancen, das Gesamtergebnis nachhaltig zu verbessern.

Doch wo genau ansetzen? Die Suche nach relevanten Informationen ist oft breit gestreut und zeitintensiv. Wir zeigen Ihnen, wie Sie systematisch Einsparpotenziale aufdecken und Ihr Reisekostenmanagement revolutionieren können.

Reisekostenmanagement: Wo Ihr größtes Potenzial liegt

Finanzleiter suchen ständig nach Wegen zur Kostensenkung. Das Reisekosten- und Spesenmanagement ist ein komplexer Bereich, der kontinuierliche Ausgaben verursacht und sich schwer durchschauen lässt. Ein strafferes Management kann jedoch durch Fehlervermeidung, Steuervorteile und Produktivitätssteigerungen deutliche Einsparungen bewirken – jeden Monat, jedes Jahr.

Wir präsentieren Ihnen sechs konkrete Möglichkeiten, wie Sie Einsparpotenziale finden, wo Sie sie kaum vermuten.

Säulen für effektives Reisekostenmanagement

Kosten durch Fehler eliminieren: Präzision zahlt sich aus

Manuelle Eingaben und Aufteilungen von Reiseausgaben sind fehleranfällig. Häufig sind Reisekostenabrechnungen fehlerhaft; das summiert sich schnell zu erheblichen Beträgen, auch wenn Fehler meist unabsichtlich passieren.

Fehlerquellen erkennen und beseitigen

Fehler bei Reisekostenabrechnungen kosten Geld. Ein genauer Blick auf den Prozess ist unerlässlich, um diese finanziellen Lecks zu schließen.

Automatisierung für Genauigkeit und Cashflow

Eine automatisierte Lösung für das Reisekostenmanagement minimiert das Risiko fehlender oder falsch eingegebener Daten, indem sie Belege und Daten von Reiseanbietern und Kreditkartenunternehmen automatisch übernimmt. Diese Genauigkeit führt nicht nur zu Einsparungen, sondern ermöglicht auch ein schnelleres Begleichen von Rechnungen, was zu höheren Rabatten und einer besseren Cashflow-Kontrolle führen kann. Die native Integration in ERP-Systeme sorgt zudem für eine sofortige Übersicht über Ihre Finanzsituation und deckt Einsparmöglichkeiten mit direktem Einfluss auf den Gewinn auf.

Prozesse optimieren und Zeit sparen: Effizienz steigern

Die manuelle Bearbeitung von Geschäftsreisen – von der Beantragung über die Buchung und Genehmigung bis hin zur Belegverfolgung und Abrechnung – zieht die Bearbeitungszeit unnötig in die Länge. Dieser Verwaltungsaufwand bremst die Produktivität des gesamten Unternehmens.

Produktivitätsbremsen lösen

Vermeidbare, zeitaufwendige Arbeitsschritte stellen eine erhebliche Belastung dar. Durch ihre Eliminierung kann die Unternehmensproduktivität messbar gesteigert werden.

Effiziente Genehmigungsprozesse

Durch die Automatisierung der gesamten Prozesskette profitieren Sie von einer deutlichen Produktivitätssteigerung und Kosteneinsparungen. Finanzteams und Genehmiger erhalten alle Informationen für eine schnelle Überprüfung, ohne Belege durchforsten oder Rechnungspositionen erneut prüfen zu müssen.

Unvorhergesehene Kosten proaktiv steuern: Transparenz schaffen

Auf Reisen können schnell hohe Roaming-Gebühren für die Mobilfunknutzung anfallen. Diese oft unbudgetierten Kosten können sich zu einer bösen Überraschung entwickeln und das Geschäftsergebnis negativ beeinflussen.

Versteckte Mobilfunkkosten vermeiden

Wer Mobilfunkverträge nicht richtig steuert, zahlt unter Umständen bis zu 30 Prozent höhere Gebühren als nötig.

Datenintelligenz für vorausschauende Planung

Nutzen Sie Reisedaten und intelligente Anwendungen, um Reisen zu identifizieren, bei denen Roaming- oder andere zusätzliche Mobilfunkgebühren anfallen könnten. Passen Sie mobile Tarife vor Geschäftsreisen an, um versteckte und oft sehr hohe Mobilfunkkosten zu vermeiden. Dies ist eine schnelle und praktikable Möglichkeit zur Kostensenkung.

Compliance sicherstellen & Betrug vorbeugen: Richtlinien wahren

Reisekostenrichtlinien existieren aus gutem Grund: Sie verhindern teure Fehler, stellen die Einhaltung von Vorgaben sicher und beugen Betrug vor. Doch die Überwachung und Nachverfolgung allein durch Personal und veraltete Technologien birgt finanzielle Risiken.

Richtlinien durchsetzen und Risiken minimieren

Jährlich gehen Unternehmen sechsstellige Beträge durch Betrugsfälle und unabsichtliche Fehler verloren. Eine starke Compliance-Kultur ist hier die beste Prävention.

Transparente Kontrolle statt manueller Prüfung

Integrieren Sie Unternehmensvorschriften direkt in Buchungs- und Abrechnungstools, damit Ihre Mitarbeiter Richtlinien einfach einhalten können. Antragstools verhindern unnötige Ausgaben, bevor sie getätigt werden. Externe Prüfer oder spezialisierte Audit-Funktionen können Betrugsrisiken frühzeitig eindämmen, während sich Ihr internes Team auf das Budgetmanagement konzentriert.

Bessere Preise verhandeln durch Datenhoheit: Strategisch einkaufen

Bei frequenten und umfassenden Reiseaktivitäten summieren sich selbst kleine Nachlässe zu deutlichen Kosteneinsparungen. Um jedoch die bestmöglichen Preise auszuhandeln, müssen Sie jeden Euro, den Sie ausgeben, nachverfolgen.

Alle Buchungsdaten harmonisieren

Wenn Mitarbeiter außerhalb Ihres offiziellen Systems buchen, werden diese Ausgaben möglicherweise nicht erfasst. Harmonisieren Sie Daten aus sämtlichen Buchungsquellen, um eine optimale Verhandlungsposition zu schaffen.

Grundlage für erfolgreiche Verhandlungen

Bringen Sie jede Reservierung in Ihre Lösung ein – egal, wo sie gebucht wurde. Mit harmonisierten Informationen erhalten Sie einen genauen Überblick darüber, welchen Betrag Sie für einzelne Hotelketten, Fluggesellschaften und weitere Anbieter ausgeben, und können so gezielter verhandeln.

Steuervorteile nutzen & Mehrwertsteuer zurückfordern: Geld zurückholen

Geschäftsreisen haben diverse steuerliche Auswirkungen, von Einkommenssteuerverbindlichkeiten bis zur Mehrwertsteuerbelastung bei Käufen im Ausland. Einige dieser Steuern können Sie zurückfordern, doch dies erfordert genaue Kenntnisse der Steuervorschriften und die richtigen Werkzeuge.

Steuerliche Auswirkungen verstehen

Ein häufig vernachlässigter Weg zum Sparen ist die Mehrwertsteuerrückerstattung, die erhebliche Summen einbringen kann.

Automatische Rückerstattung sichern

Spezielle Applikationen helfen Ihnen beim Umgang mit diesen Ausgaben und verfolgen Einkommenssteuerverbindlichkeiten und Mehrwertsteuerausgaben automatisch. So zahlen Sie nicht mehr als nötig und können Rückforderungen vollumfänglich geltend machen. Kombinieren Sie Ihre Lösungen mit Partneranwendungen, um Reisedaten in einem Dashboard mit allen Steuerimplikationen pro Mitarbeiter und Reiseland zu sehen.

Digitalisierung als Game Changer für Ihr Reisekostenmanagement

Die digitale Transformation bewegt Unternehmen weltweit. Die gründliche Prüfung von Kosten und Nutzen digitaler Lösungen zeigt, dass der Business Value weit über den finanziellen Nutzen und das reine Reisekosten sparen hinausgeht.

Von Cloud bis ERP-Integration

Eine clever integrierte Cloud-Lösung bietet sechs überzeugende Gründe für mehr Effizienz und Zukunftssicherheit. Besondere Vorteile ergeben sich durch die nahtlose Integration von Reisekostenlösungen und SAP ERP-Systemen, die Sicherheit und Zeiteffizienz entscheidend erhöhen und schnelle Einblicke in Einsparmöglichkeiten ermöglichen.

Mitarbeiterzufriedenheit & Sensibilisierung: Gemeinsam sparen

Kaum jemand verursacht absichtlich unnötige Kosten. Häufig führen Unachtsamkeit oder Unwissen zu Mehrausgaben. Mit den richtigen Tipps und einer sensibilisierten Belegschaft lässt sich viel erreichen.

Unnötige Ausgaben vermeiden

Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Informationen an die Hand, um sie für Ersparnisse zu sensibilisieren. So reduzieren Sie unnötige Mehrausgaben.

Bedürfnisse der Reisenden berücksichtigen

Geschäftsreisende legen Wert auf Schnelligkeit und Sicherheit, was die Wahl der Verkehrsmittel beeinflusst. Eine gute, frühzeitige Planung kann dennoch Kostenvorteile nutzen, ohne die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu beeinträchtigen.

Fazit: Ihr Ziel ist es, mittels modernem Reisekosten- und Spesenmanagement Ihre Kosten voll im Griff zu haben und Einsparpotenziale zu erschließen? Indem Sie ineffiziente Prozesse eliminieren, unkontrollierte Ausgaben beseitigen und auf die Digitalisierung setzen, steigern Sie unmittelbar Ihren Unternehmensgewinn. Nutzen Sie diese sechs Möglichkeiten, um Ihr Reisekostenmanagement zu optimieren und Ihr Unternehmen zukunftsfähig aufzustellen!