3 Schritte zur sicheren Einhaltung von Reisekostenrichtlinien

Freuen sich Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, jeden Monat ihre eigenen Reisekostenabrechnungen umständlich auszufüllen? Keine Angst, wir alle kennen die schmerzhafte Antwort auf diese Frage. Es gibt wohl kaum jemanden, der gerne zerknitterte Geschäftsbelege durchforstet und Abrechnungsdetails manuell in eine Excel-Tabelle einträgt, um anschließend die finale Spesenabrechnung auszudrucken und die Papierbelege daran zu heften.

Spesenrichtlinie einhalten

Und wie sieht es eigentlich mit der Einhaltung der Spesenrichtlinien aus? Sind Sie sicher, das stets alles regelkonform und den Unternehmensvorgaben entsprechend abläuft? Selbst ohne böse Absichten lassen sich Reiseerstattungsrichtlinien nur zu leicht ausdehnen, sofern nicht sämtliche Umstände präzise definiert sind. Hinzu kommt, dass sich das Ausgabeverhalten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, quasi die Art und Weise, wie und wo sie ihre Projekte erledigen, maßgeblich verändert hat. Grund dafür sind die in den letzten Jahren sich rasch entwickelnden Erwartungen in Bezug auf Gesundheit und Sicherheit.

Tatsächlich ist die Zahl der Richtlinienverstöße aufgrund übermäßiger Ausgaben in den letzten Jahren gestiegen. Wenn Ihnen das alles bekannt vorkommt, liefern wir Ihnen drei Schritte, mit denen Sie noch heute beginnen können, die Einhaltung Ihrer Spesenrichtlinien zu verbessern.

Schritt 1: Überprüfen und optimieren Sie Ihre aktuellen Geschäftskosten-Kategorien

Ob man sie mag oder nicht: Die Ausgaben der Mitarbeitenden sind ein notwendiger Bestandteil der Unternehmensführung. Die Art und Weise, wie diese Ausgaben kategorisiert werden, bildet jedoch die Grundlage dafür, wie effizient ein Unternehmen die verursachten Geschäftsausgaben erfassen, validieren, genehmigen, erstatten und prüfen kann.

Zugegeben, wahrscheinlich haben Sie Ihre Spesenkategorien bereits definiert, und wenn dies der Fall ist, ist das eine gute Nachricht. Die weniger gute Nachricht: In vielen Unternehmen hat die Verwendung von Kategorien wie "Sonstige" oder "Verschiedenes" in den letzten Jahren erheblich zugenommen. Tatsächlich sind diese beiden Ausgabenkategorien von 2019 bis 2021 auf mehr als 60 Prozent der Ausgaben angestiegen.

Wenn Ihre Ausgabenkategorie "Sonstige" unerklärlich hoch ist, ist es an der Zeit, etwas tiefer zu graben und zu prüfen, ob Ihre Geschäftsausgaben-Kategorien aktualisiert werden müssen, oder ob Ihre Mitarbeitenden zusätzliche Schulungen benötigen, um neue Ausgabentypen wie Lieferdienste, Mitfahrgelegenheiten und Unterkünfte richtig zu kategorisieren.

Schritt 2: Erstellen Sie eine effektivere Richtlinie für die Kostenerstattung

Die Chancen stehen gut, dass ein Großteil Ihrer Belegschaft Ihnen gerne folgt, wenn es darum geht, warum, wann und wie Firmengelder ausgeben werden sollen. Wenn Sie jedoch feststellen, dass die Ausgabenrichtlinien in hohem Maße nicht eingehalten werden, könnte es daran liegen, dass Ihre Ausgabenregeln zu vage, zu kompliziert oder gar beides sind. Das Ergebnis? Ansprüche außerhalb der Richtlinien, unerwartete Kosten, Budgetüberschreitungen und eventuell sogar Missbrauch von Firmengeldern und Betrug.

Bestes Beispiel: ein Flachbildfernseher ist für Ihr Unternehmen wahrscheinlich keine Ausgabe für das Home Office. Um eine effektivere Spesenrichtlinie zu erstellen, sollten Sie sich zunächst ansehen, wann Ihre Richtlinie zuletzt aktualisiert wurde. Wenn das vor 2020 war, sind Ihre Unternehmensrichtlinien und Geschäftskostenkategorien definitiv überfällig für eine Überarbeitung.

Wenn Sie mit der Überarbeitung beginnen, sollten Sie auf alle Fälle die folgenden Best Practices für Spesenrichtlinien beachten:

1. Verwenden Sie eine einfache, klare Sprache.
2. Fassen Sie sich kurz (weniger als 10 Seiten).
3. Erklären Sie das "Warum" hinter der Richtlinie.
4. Seien Sie im Ton konsistent.
5. Aktualisieren Sie sie regelmäßig Ihre Ausgabenarten.
6. Berücksichtigen Sie global-rechtliche Anforderungen.
7. Überprüfen Sie Ihre Schulungspraktiken.
8. Berücksichtigen Sie Ihre Branche, Ihre Unternehmenskultur, die Anzahl Ihrer Mitarbeitenden und die Zusammensetzung der Generationen.

Falls Sie sich fragen, ob die Überarbeitung bestehender Richtlinien zu viel Zeit und Mühe kostet? Keine Sorge. Wir haben eine Reisekostenrichtlinie-Vorlage für Mitarbeitende entwickelt, mit der Sie Ihre Richtlinien im Handumdrehen aktualisieren können. Und auch wenn Sie ein kleineres Unternehmen führen, ist eine Spesenrichtlinie immer noch eine gute Idee. 

Leitfaden: 10 Tipps für die Erstellung einer Reiserichtlinie

Sorgen Sie für klare Vorgaben, welche Mitarbeiterausgaben abgerechnet werden dürfen - und was dabei zu beachten ist. Auch in Zeiten von Home-Office.

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Schritt 3: Automatisieren Sie Spesenabrechnungen und Erstattungen

Wenn Sie sich ansehen, wie die besten Unternehmen heute ihren Cashflow kontrollieren, werden Sie feststellen, dass moderne, KI-gestützte Automatisierungstechnologien inzwischen eine wesentliche Rolle spielen. Diese Lösungen können die Erfassung, Validierung, Genehmigung, Verfolgung und Erstattung von Ausgaben vereinfachen, rationalisieren und sogar beschleunigen. Durch die Automatisierung kann Ihr Unternehmen Kosten senken, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für umsatzsteigernde Aktivitäten freisetzen und eine positive Kapitalrendite erzielen.

Aber verlassen Sie sich nicht auf unser Wort, sondern auf das unserer Kunden: Nach der Automatisierung durch SAP Concur resümierten unsere Kunden, dass Sie:

• 43 Prozent weniger Zeit für das Ausfüllen und Einreichen von Spesenabrechnungen benötigen würden.
• 65 Prozent mehr vorschriftsmäßig eingereichte Spesenabrechnungen haben würden.
• 50 Prozent weniger Zeitaufwand für die Erstattung von Geschäftskosten an Mitarbeitende berechnen müssen.

IDC-Report 2022: Der Business Value von SAP-Concur-Lösungen

Um die Effektivität der SAP-Concur-Lösungen in der Praxis zu bewerten, befragte IDC weltweit Unternehmen, die die Lösungen zur Optimierung ihres Reise- und Ausgabenmanagements einsetzen.Die IDC-Analyse ergab, dass diese Unternehmen einen erheblichen Nutzen aus den SAP-Concur-Lösungen ziehen konnten.

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