Geschäftsreise-Comeback: Darum sind Treffen wichtig!

Die Corona-Pandemie hat die Geschäftswelt verändert und virtuelle Meetings zum Standard gemacht. Doch auch nach der Krise stellt sich die Frage: Wann ist ein persönliches Treffen ("Face-to-Face") im Rahmen einer Geschäftsreise wirklich die bessere Wahl als ein Online-Meeting? Obwohl virtuelle Meetings Zeit und Kosten sparen können, gibt es Situationen, in denen die Vorteile einer Geschäftsreise und eines persönlichen Austauschs unschlagbar sind. Wir zeigen Ihnen, in welchen Fällen sich eine Geschäftsreise lohnt und warum persönliche Treffen für Ihren Geschäftserfolg entscheidend sein können.

Nachhaltigkeit vs. persönliche Interaktion: Die Abwägung

Fest steht: Webkonferenzen oder Telefongespräche sind umweltschonender, sparen Zeit und oftmals auch Kosten. In Zeiten von Reise- und Kontaktbeschränkungen waren Unternehmen froh, auf Online-Meetings zurückgreifen zu können. Doch mit der täglichen Nutzung von Web-Meeting-Tools offenbaren sich auch Nachteile. Persönliche Geschäftstreffen werden sie deshalb niemals vollständig ersetzen können. Unternehmen sollten in Zukunft von Fall zu Fall entscheiden. Dafür spricht zum einen die Verpflichtung zu mehr Nachhaltigkeit. Zum anderen bieten persönliche Treffen eine Vielzahl von Vorteilen, die in virtuellen Meetings oft verloren gehen. Dazu gehören:

• Stärkere zwischenmenschliche Beziehungen: Der persönliche Kontakt fördert Vertrauen und stärkt die Bindung zwischen Geschäftspartnern, Kunden und Kollegen.
• Nonverbale Kommunikation: Körpersprache, Mimik und Gestik spielen eine entscheidende Rolle in der Kommunikation und sind online oft schwerer zu deuten. Dies ist besonders wichtig bei Verhandlungen und Krisengesprächen.
• Kreativität und Innovation: In einer entspannten, persönlichen Atmosphäre entstehen oft spontan neue Ideen und Lösungsansätze, die in einem formalen Online-Setting schwerer zu entwickeln sind.
• Direktes Feedback: In einem persönlichen Gespräch ist es einfacher, unmittelbares Feedback zu geben und zu erhalten, was den Kommunikationsprozess beschleunigt.
• Aufbau von Vertrauen: Durch den persönlichen Kontakt und die Möglichkeit, sich "in die Augen zu schauen", lässt sich Vertrauen nachhaltiger aufbauen. Das ist besonders wichtig bei Neukundenakquise und dem Aufbau langfristiger Geschäftsbeziehungen.

 

8 Gute Gründe für Geschäftsreisen und persönliche Treffen

SAP Concur unterstützt Sie etwa dabei, nachhaltige Reiserichtlinien umzusetzen und persönliche Treffen bewusster einzuplanen. Zum anderen gibt es gute Gründe, sich für Face-to-Face-Meetings zu entscheiden, sofern es die Hygieneregeln erlauben. Dies sind die acht wichtigsten:

Grund 1: Effiziente Geschäftsreise: Fokus statt Meeting-Marathon 

Zu viele Meetings können die Produktivität behindern. Statt zu viele Telefon- oder Internetkonferenzen anzusetzen, ist es in vielen Fällen besser, in einem persönlichen Gespräch alle offenen Fragen zu klären und einen offenen Diskurs anzuregen. Eine gut geplante Geschäftsreise mit klarem Fokus ist oft effektiver als zahlreiche virtuelle Treffen.

Grund 2: Vertrauen durch Treffen: Basis für Beziehungen

Erst physische Begegnungen im realen Leben können Vertrauen aufbauen, erhalten oder erneuern. Zwar sind Videokonferenzen durch die Verbindung von Ton und Bewegtbild persönlicher und vertrauensbildender als Telefonate. Spontanität, nonverbale Kommunikation, Körpersprache und Co. gehen aber dennoch oftmals verloren. Erst im direkten Kontakt traut sich so mancher auch schwierige Themen anzusprechen. Technik kann hemmen, Vertrauen braucht Nähe.

Grund 3: Kennenlernen Face-to-Face: Der erste Eindruck zählt

Kennen sich beide Parteien – Kunde und Anbieter, Vorgesetzter und Angestellter oder Geschäftspartner – noch nicht, sollte zumindest ein erstes persönliches Kennenlernen anvisiert werden. Es spricht zwar nichts gegen zwischenzeitliche Telefonate oder Webkonferenzen. Doch sie können Kick-off-Meetings, ein erstes „Beschnuppern“ keinesfalls ersetzen, sondern allenfalls ergänzen. Der persönliche erste Eindruck schafft eine solide Grundlage für die Zusammenarbeit.

Grund 4: Produkte erleben: Die Sinne entscheiden

Neue Technologien, Funktionen oder Designs: Es gibt viele Produktneuvorstellungen, die sich in Webkonferenzen kaum oder nur sehr schlecht beschreiben, dem Kunden oder Kollegen näherbringen lassen. Erst im realen Leben und persönlichen Treffen können sie wirklich auf Herz und Nieren getestet und mit allen Sinnen erfahren werden. Erlebnisse bleiben im Gedächtnis.

Grund 5: Strategie am Tisch: Gemeinsam die Richtung

Online-Meetings eignen sich für Besprechungen zwischen verschiedenen Standorten. Geht es aber um Strategiekonferenzen großer Unternehmen, sollten sich alle Beteiligten persönlich treffen, um zu diskutieren und zu entscheiden, wohin die Reise künftig führen soll. Denn erst im Gespräch in großer Runde kommen viele Themen zur Sprache, die im Netz oder am Telefon vielleicht unausgesprochen bleiben würden. Strategie braucht den persönlichen Austausch.

Grund 6: Teams und Kollaboration stärken: Gemeinsam zum Ziel

Regelmäßige Treffen erhalten die Freundschaft, feste persönliche Teambesprechungen stärken die Zusammenarbeit. Zusätzlich sind persönliche Meetings häufig die effizienteste Möglichkeit der Gruppenkommunikation. Des Weiteren glauben wir, dass persönliche Besprechungen Vertrauen aufbauen. Persönliche Teamtreffen fördern den Zusammenhalt und die Effizienz.

Grund 7: Krisen lösen: Von Angesicht zu Angesicht 

Gibt es Unstimmigkeiten oder Ungereimtheiten, sollten Unternehmen oder Teams diese tunlichst nicht nur am Telefon oder via E-Mail diskutieren. Erst im persönlichen Gespräch lassen sich viele Dinge konkret ansprechen. Auch hier spielt die nonverbale Kommunikation eine wichtige Rolle. Insbesondere bei E-Mails oder SMS besteht die Gefahr, dass Aussagen falsch verstanden werden oder verletzend wirken, auch wenn dies vielleicht gar nicht die Absicht des Absenders war. Konflikte lassen sich am besten im persönlichen Gespräch lösen.

Grund 8: Zwischenlösung Cluster-Meeting: Nachhaltig und persönlich

Sogenannte Cluster-Meetings können helfen, Reisekosten zu sparen und dennoch die Vorteile persönlicher Meetings zu nutzen. Hierbei mieten Mitarbeiter technisch gut ausgestattete Tele-Konferenzräume in Universitäten, Business Centern oder Hotels in ihrer Umgebung und nutzen diese dann für Meetings unter Einsatz leistungsstarker Videoübertragungstechnologien. Nicht alle Teilnehmer reisen für die Besprechung an einen Ort, sondern treffen sich in „Clustern“ an zwei bis drei Orten. Eine perfekte Lösung, um Kosten zu sparen und trotz persönlicher Meetings allen Hygieneregeln einfach gerecht werden zu können – und gleichzeitig den ökologischen Fußabdruck zu reduzieren.

Abschluss: Geschäftsreisen sind unverzichtbar: Menschlichkeit zählt

Die vernetzte Geschäftswelt mit ihren Meetings und Kontakten ist heute nicht mehr dieselbe wie vor dem Ausbruch von COVID-19 und gelegentlich hört man, dass Geschäftsreisen nicht mehr gebraucht werden. Doch stimmt diese Aussage überhaupt? Wir denken nicht, denn: Wir sind Menschen und wollen uns mit Menschen treffen.

Zum einen sprechen die Zahlen eine eindeutige Sprache. Und zwar eine andere: Die Reisetätigkeit nimmt stetig zu, was aktuelle Studien und Umfragen bestätigen. Zum anderen wird immer deutlicher, dass der persönliche Kontakt enorm wichtig ist. Vermutlich sogar wichtiger, als in der Zeit vor allen Krisen.

Der menschliche Kontakt und die persönliche Bindung ist wichtiger als je zuvor. Austauschbar zu sein, weil man keine Bindung schafft, ist in der internen Mitarbeiterbeziehung genauso wichtig, wie in der Kunden- und Ansprechpartnerbeziehung. Menschen kaufen von Menschen. Menschen haben Gefühle und Emotionen, die eine Beziehung ausmachen. Daher freut es uns sehr, dass die aktuelle Reisetätigkeit beweist, dass wir Geschäftsreisen brauchen und diese auch wieder durchgeführt werden.