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Neufassung der GoBD: Sicherheit bei papierloser Reisekostenabrechnung

Stefan Groß |

Die papierlose Reisekostenabrechnung ist einfach, reduziert Fehler, beschleunigt Prozesse und spart Kosten. So weit, so gut. In der Praxis sehen wir allerdings immer wieder, dass Unternehmen zögern, auf papierlose Prozesse umzustellen. Erfahrungsgemäß herrschen dabei vor allem dahingehend Bedenken, dass das Steuerrecht papierlose Prozesse, insbesondere das Mobile Scannen, nicht zulassen würde. Entsprechend zögert häufig auch die Steuerabteilung, die weiterhin auf Papier setzt, um nichts falsch zu machen. Mit der nun vorliegenden Neufassung der GoBD sollte dies jedoch endgültig der Vergangenheit angehören.

10 Regeln für mobiles Scannen aus steuerlicher Sicht

SAP Concur und PSP München haben die wichtigsten 10 Regeln in diesem Whitepaper für Sie zusammengefasst. So lässt sich GoBD-konformes mobiles Scannen und elektronische Belegarchivierung umsetzen.

So geht GOBD konforme digitale Belegerfassung

Neufassung der GoBD bringt Sicherheit

Doppelt hält besser. Mit Datum vom 28.11.2019 wurde die von vielen herbeigesehnte Neufassung der GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) auf der Internetseite des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) veröffentlicht.

Da war doch was, mag der ein oder andere Leser denken und erinnert sich an die bereits publizierte Neufassung vom 11.07.2019, die jedoch kurz nach Veröffentlichung wieder aus dem Netz verschwand. Hoffen wir nun auf eine längere Halbwertszeit und werfen einen Blick auf die Neufassung. Die entscheidende Änderung betrifft dabei das Mobile Scannen. Denn mit der Neufassung der GoBD wird klargestellt, dass die mobile Belegerfassung mittels Smartphone und App, auch als Mobiles Scannen bezeichnet, zulässig ist.

Damit erkennt die Finanzverwaltung die Digitalisierung von Papierbelegen unabhängig davon an, ob der Scan- oder Fotografiervorgang mobil, stationär, zentral oder dezentral erfolgt. Und mehr noch: Die GoBD haben selbst gegen das Mobile Scannen im Ausland nichts einzuwenden, wie dies etwa bei Dienstreisen regelmäßig der Fall ist. Was dabei allerdings nicht vergessen werden sollte, ist eine steuerliche Verfahrensdokumentation, die den Prozess „End-to-End“ – vom Belegempfang bis zur Archivierung – lückenlos dokumentiert.

Mit den am digitalen Fortschritt ausgerichteten Änderungen stellt das GoBD-Update damit einen deutlichen Zugewinn an Rechtssicherheit und Klarheit für die Unternehmenspraxis dar. Die Unternehmen werden es dem Bundesministerium der Finanzen danken, gehen damit doch erhebliche Vereinfachungen sowie Möglichkeiten zur Prozessoptimierung im Bereich der Reisekostenabrechnung einher.

Der Weg zur weiteren Digitalisierung steuerlich relevanter Prozesse ist damit geebnet. So ist der Neufassung der GoBD ein durchwegs positives Votum zu attestieren und das Warten hat sich letztlich gelohnt.

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