Unternehmensausgaben kontrollieren
Belege digitalisieren: GoBD im Controlling
Wer seine bezahlten Rechnungen richtig nachverfolgt, hält nicht nur die gesetzlichen Vorschriften ein. Das Ausgabenmanagement wird damit auch deutlich effektiver, und Sie behalten den für Ihr Unternehmen so wichtigen Cashflow im Blick. Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens brauchen Sie dafür eine einfache Möglichkeit, Ihre Belege zu verarbeiten, nachzuverfolgen und zu speichern. Das erleichtert die Verwaltung Ihres Budgets und reduziert den Aufwand für Ihre Steuererklärungen.
Was ist kaufmännisch ein bezahlter Beleg?
Eine bezahlte Rechnung wird in der Buchhaltung zu einem Beleg oder einer Quittung. Damit wird rechtssicher bestätigt, dass die Zahlung für Waren oder Dienstleistungen erfolgt ist. Der Beleg dient als Nachweis für eine abgeschlossene Transaktion. Eine detaillierte bezahlte Quittung enthält zwingend Angaben zu den Ausgaben, wie beispielsweise:
- Datum und Uhrzeit des Kaufs
- Gekaufte Artikel, Mengen und Einzelpreise
- Gezahlte Steuern und Gesamtbetrag
- Angewendete Zahlungsmethode
Im Sinne der ordnungsgemäßen Buchführung sind grundsätzlich alle Geschäftsvorfälle und zugehörigen Belege aufbewahrungspflichtig. In diesem Beitrag betrachten wir insbesondere bezahlte Belege, weil diese im kaufmännischen Ausgabenmanagement eine zentrale Rolle spielen.
Welche Belegarten gibt es im Unternehmen?
In der Praxis lassen sich bezahlte Belege im kaufmännischen Alltag in vier Kategorien einteilen:
- Papierbelege: Waren jahrzehntelang die Norm und sind auch heute noch weit verbreitet, insbesondere im Einzelhandel und in Restaurants. Allerdings gehen sie leicht verloren und das Thermopapier verblasst rasch. Belege sind in Deutschland je nach Art mindestens 8 bis 10 Jahre revisionssicher aufzubewahren (vgl. § 147 AO, § 257 HGB). Mit modernen Belegscannern können Papierbelege durch mobiles Erfassen sofort digitalisiert werden.
- Digitale Quittungen: Werden immer häufiger verwendet, insbesondere bei Online-Transaktionen. Sie lassen sich leicht speichern und abrufen, wodurch der Bedarf an physischem Speicherplatz reduziert und der Komfort erhöht wird. Ein intelligentes System für das Travel & Expense Management kann digitale Quittungen automatisch importieren.
- Per E-Mail versandte Belege: Finden im E-Commerce und für Abonnements Verwendung. Seit dem 01.01.2025 gilt für Unternehmen eine gesetzliche Empfangspflicht für elektronische Rechnungen. Diese sogenannten E-Rechnungen erfordern eine strukturierte, digitale Weiterverarbeitung.
- POS-Belege (Point-of-Sale): Werden direkt an den Verkaufsstellen ausgestellt und enthalten detaillierte Transaktionsdaten, die für den Abgleich der Kreditkartenabrechnung wertvoll sind.
Warum bezahlte Quittungen wichtig sind
Bezahlte Quittungen dienen nicht nur als Kaufnachweis, sie sind auch aus einer Vielzahl von kaufmännischen Gründen für das Controlling unverzichtbar:
- Einhaltung von Steuervorschriften: Quittungen sind für den Nachweis von Ausgaben bei Steuerprüfungen elementar. Sie unterstützen den Vorsteuerabzug und gewährleisten die Einhaltung der Rechnungslegungsstandards.
- Finanzplanung: Mit bezahlten Quittungen können Unternehmen das reale Ausgabeverhalten tracken, Budgets bewerten und Kosten einsparen.
- Streitbeilegung: Bei Abrechnungsfehlern oder Reklamationen dienen Belege über bezahlte Rechnungen als eindeutiger Nachweis zur Klärung.
Herausforderungen bei die Belegverwaltung
Die manuelle Bearbeitung von bezahlten Belegen stellt die Kreditorenbuchhaltung vor massive Hürden:
- Umfang der Belege: Große Mengen an Quittungen aus verschiedenen Abteilungen überfordern manuelle Verarbeitungssysteme im Controlling schnell.
- Fehlende Standardisierung: Formate und Layouts variieren stark, was die manuelle Dateneingabe extrem fehleranfällig macht.
- Verfahrensdokumentation nach GoBD: Unternehmen müssen ihr genaues Verfahren zur Erfassung, Verarbeitung und Speicherung im Detail dokumentieren. Bei analoger Zettelwirtschaft ist dies kaum revisionssicher umsetzbar.
- Verlorene Belege: Es kommt oft vor, dass Mitarbeitende Papierbelege verlieren, was die rechtssichere Spesenabrechnung blockiert.
GoBD-konforme Prozesse im Finanzwesen
Die Modernisierung des Belegwesens gelingt durch die Abkehr von manuellen Prozessen. Digitalisieren Sie konsequent alle Belege. Der Verzicht auf Papierbelege und die digitale Archivierung rationalisieren Ihre Verarbeitung und erleichtern das rechtssichere Aufbewahren. Wichtige Voraussetzung: Die digitale Form muss die gesetzlichen GoBD-Anforderungen an Revisionssicherheit und Unveränderbarkeit fehlerfrei erfüllen.
Zudem benötigen Sie eine Lösung, die Belege automatisch kategorisiert, sodass Sie Ausgaben nahezu in Echtzeit und mit maximaler Transparenz verfolgen können – anstatt bis zum Monatsende auf die Kreditkartenabrechnung zu warten. Ein digitalisiertes System bietet außerdem einen klaren, lückenlosen Prüfpfad für Betriebsprüfer.
Belegmanagement automatisieren mit SAP Concur
SAP-Concur-Lösungen vereinfachen und verbessern die Verwaltung bezahlte Belege im kaufmännischen Controlling durch den gezielten Einsatz intelligenter Cloud-Infrastruktur:
- Automatisierte KI-Erfassung: Mittels intelligenter OCR-Technologie extrahiert das System wichtige Details aus Papier- und Digitalbelegen automatisch, sodass manuelle Eingaben komplett entfallen.
- Mobile App-Infrastruktur: Mitarbeiter digitalisieren Belege von unterwegs per Smartphone-App. Concur Expense erstellt, kategorisiert und matcht die Ausgaben vollautomatisch mit der Kreditkartenabrechnung.
- Zentrale, sichere Speicherung: Sie erhalten eine Zusammenfassung aller bezahlten Belege in einem einzigen, GoBD-konformen Archiv für Echtzeit-Einblicke in den Cashflow.
- Automatisierte Compliance-Prüfung: Das System überprüft Ausgaben automatisch gegen interne Richtlinien und markiert Ausnahmen für Prüfer.
- Nahtlose ERP-Integration: Die Daten fließen fehlerfrei in Ihre bestehende Buchhaltungs- und Unternehmenssoftware, um Abstimmungsprozesse zu beschleunigen.
Fazit: Transparenz statt Zettelwirtschaft
Die effiziente Verwaltung bezahlter Belege erfordert eine moderne Lösung für das Ausgabenmanagement. Durch den Einsatz von intelligenten Prozessen sparen Unternehmen Zeit, senken Verwaltungskosten und sichern die steuerliche Compliance im gesamten Betrieb.
