Bezahlte Belege im Griff – mehr Transparenz, weniger Aufwand

Wer seine bezahlten Rechnungen richtig nachverfolgt, hält nicht nur die gesetzlichen Vorschriften ein. Das Ausgabenmanagement wird damit auch deutlich effektiver, und Sie behalten den für Ihr Unternehmen so wichtigen Cashflow im Blick. Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens brauchen Sie dafür eine einfache Möglichkeit, Ihre Belege zu verarbeiten, nachzuverfolgen und zu speichern. Das erleichtert die Verwaltung Ihres Budgets und reduziert den Aufwand für Ihre Steuererklärungen.

Was ist ein bezahlter Beleg?

Eine bezahlte Rechnung wird zu einem Beleg oder einer Quittung. Damit wird bestätigt, dass die Zahlung für Waren oder Dienstleistungen erfolgt ist. Der Beleg dient als Nachweis für eine abgeschlossene Transaktion. Eine detaillierte bezahlte Quittung enthält Angaben zu den Ausgaben, wie z. B.:

• Datum und Uhrzeit des Kaufs
• Gekaufte Artikel
• Mengen und Beträge für jeden Artikel
• Einzelpreis und Gesamtkosten
• Gezahlte Steuern
• Gesamtbetrag
• Zahlungsmethode

Im Sinne der Buchführung sind grundsätzlich alle Geschäftsvorfälle und zugehörigen Belege aufbewahrungspflichtig. In diesem Beitrag betrachten wir insbesondere bezahlte Belege, weil diese im Ausgabenmanagement eine besondere Rolle spielen.

Welche verschiedenen Arten von bezahlten Belegen gibt es?

In der Regel lassen sich bezahlte Belege in vier Kategorien einteilen:

Papierbelege

Papierbelege waren jahrzehntelang die Norm und sind auch heute noch weit verbreitet, insbesondere im Einzelhandel und in Restaurants. Allerdings gehen sie leicht verloren und sind anfällig für Abnutzung, sodass es schwierig ist, sich für die langfristige Aufbewahrung auf sie zu verlassen (Stichwort: Thermopapier). Belege sind in Deutschland je nach Art mindestens 8 bzw. 10 Jahre aufzubewahren (vgl. § 147 AO, § 257 HGB), viele Papierbelege sind dann in ihrer Lesbarkeit beeinträchtigt. Mit Belegscannern können Papierbelege entweder durch Erfassen eines Bildes oder durch Scannen in digitale Dokumente umgewandelt werden. 

Digitale Quittungen

Digitale Quittungen werden immer häufiger verwendet, insbesondere bei Online-Transaktionen. Sie lassen sich leicht speichern und abrufen, wodurch der Bedarf an physischem Speicherplatz reduziert und der Komfort erhöht wird. Das richtige System für Travel & Expense Management kann digitale Quittungen auch automatisch importieren, richtig kategorisieren und in Spesenabrechnungen einfügen.

Per E-Mail versandte Belege

Per E-Mail versandte Belege werden im E-Commerce und für Abonnements verwendet. Sie müssen entweder ausgedruckt oder in ein System importiert werden, das die erforderlichen Daten extrahiert. Seit dem 01.01.2025 gilt für Unternehmen eine Empfangspflicht für elektronische Rechnungen. Die sogenannten E-Rechnungen sind eine eigene Kategorie der Belege per E-Mail, die eine besondere Weiterverarbeitung erfordern.

POS-Belege (Point-of-Sale)

POS-Belege werden an Verkaufsstellen ausgestellt und enthalten oft detaillierte Transaktionsdaten. Diese Belege sind wertvoll für die Nachverfolgung von Einkäufen und den Abgleich von Ausgaben.

Warum sind bezahlte Quittungen wichtig?

Bezahlte Quittungen dienen nicht nur als Kaufnachweis, sie sind auch aus einer Vielzahl von weiteren Gründen wichtig.

Einhaltung von Steuervorschriften

Quittungen sind für den Nachweis von Ausgaben bei Steuerprüfungen wichtig. Sie unterstützen Steuerabzüge und gewährleisten die Einhaltung der Standards zur Rechnungslegung.

Budgetierung und Finanzplanung

Mit bezahlten Quittungen können Unternehmen Ausgabeverhalten verfolgen, Budgets bewerten und Bereiche für Kosteneinsparungen identifizieren.

Streitbeilegung

Bei Abrechnungsfehlern oder Reklamationen dienen Belege über bezahlte Rechnungen als Nachweis zur Beilegung von Streitigkeiten.

Unternehmensberichterstattung

Bezahlte Belege sind entscheidend für die Erstellung detaillierter Finanzberichte, die Überwachung von Ausgaben und die Transparenz in der Buchhaltung.

Herausforderungen bei der Verwaltung bezahlter Belege

Die effiziente Verwaltung bezahlter Rechnungen ist eine große Aufgabe, vor allem, wenn es um Reisen und die dazugehörigen Ausgaben geht. Insbesondere die manuelle Bearbeitung von bezahlten Belegen stellt Unternehmen vor Herausforderungen:

Umfang der Belege

Unternehmen verarbeiten oft große Mengen an Belegen aus verschiedenen Abteilungen und von verschiedenen Personen. Der Umfang kann Finanz- und Buchhaltungsteams, die auf manuelle Verarbeitungssysteme angewiesen sind, schnell überfordern.

Fehlende Standardisierung

Es gibt keinen festgelegten Standard für alle bezahlten Belege. Sie werden von Unternehmen in unterschiedlichen Formaten und Layouts erstellt. Dies kann zu Fehlern führen, insbesondere wenn Sie Daten manuell eingeben.

Verfahrensdokumentation

Unternehmen müssen gemäß GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) ihr Verfahren zur Erfassung, Verarbeitung, Speicherung und Sicherung von Belegen im Detail dokumentieren. Bei einer manuellen Bearbeitung mit vielen verschiedenen Arten von Belegen, Vorgehensweisen und Tools wird dies erheblich erschwert.

GoBD-konforme Aufbewahrung

Die Einhaltung der gesetzlichen Regelungen und Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Belegen kann bei manueller Verarbeitung erschwert sein (z. B. in Bezug auf Aufbewahrungsfristen, Unveränderbarkeit oder maschineller Lesbarkeit).

Verlorene oder beschädigte Papierbelege

Es kommt öfter vor, dass Mitarbeitende die Papierbelege verlieren oder verlegen, was die Bearbeitung von Spesenabrechnungen erschwert.

Zeitaufwand

Die manuelle Eingabe und Organisation von Belegdaten ist mühsam. Es ist zeitintensiv und kann zu Fehlern führen, deren Aufspüren und Behebung wiederum mehr Zeit in Anspruch nimmt.

Bewährte Verfahren für die Verwaltung bezahlter Belege

Die gute Nachricht: Es ist gar nicht so schwer, diese Herausforderungen zu bewältigen und einen effizienten Prozess für die Verwaltung bezahlter Rechnungen zu schaffen. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass Sie Ihr System modernisieren und sich von der manuellen Bearbeitung verabschieden. Denn wenn Ihr aktuelles System nicht mehr mithalten kann, ist es Zeit für ein Upgrade.

Mit wenigen Schritten können Sie Ihren Prozess verbessern. Erstens: Digitalisieren Sie alles, was Sie können. Der Verzicht auf Papierbelege und die digitale Verwaltung rationalisiert Ihre Verarbeitung und erleichtert Aufbewahren und Finden von Belegen. Wichtige Voraussetzung: Die digitale Form muss die gesetzlichen Anforderungen erfüllen (Revisionssicherheit, Unveränderbarkeit, etc.). Setzen Sie deshalb Tools ein, mit denen Sie Ihre Belege erfassen, scannen und rechtssicher organisieren können.

Außerdem benötigen Sie eine Lösung, die Belege automatisch kategorisiert, sodass Sie Ausgaben nahezu in Echtzeit und mit größerer Transparenz verfolgen können – anstatt bis zum Monatsende zu warten, um festzustellen, dass Sie Ihr Budget in einer bestimmten Kategorie überschritten haben. Ein digitalisiertes System bietet außerdem einen klaren Prüfpfad, wodurch sich Transaktionen leichter überprüfen lassen.

Ihr Unternehmen benötigt eine Lösung für das Ausgabenmanagement, die automatisch die Einhaltung von Vorschriften überprüft und sicherstellt, dass die Ausgaben mit den internen Richtlinien übereinstimmen. Voraussetzung ist natürlich, dass Sie auch klare Richtlinien haben und dass Ihre Mitarbeitenden darin geschult sind.

So optimieren SAP-Concur-Lösungen die Verwaltung bezahlter Belege

SAP-Concur-Lösungen vereinfachen und verbessern die Verwaltung bezahlter Belege.

Automatisierte Erfassung von Belegen

Mit KI-gestützter Technologie extrahieren SAP-Concur-Lösungen wichtige Details aus Papier- und digitalen Belegen, sodass keine manuelle Eingabe mehr erforderlich ist. Durch die SAP-Concur-Lösungen lassen sich Belege ganz einfach über die mobile SAP Concur-App auf Ihrem Smartphone erfassen. Mitarbeiter können Belege unterwegs digitalisieren, sodass Sie sich keine Sorgen mehr über verlorene Belege oder Fehler bei der Dateneingabe machen müssen. Concur Expense erstellt, kategorisiert und listet Ihre Ausgaben automatisch auf.

Zentrale Speicherung

Sie erhalten eine Zusammenfassung aller bezahlten Belege in einem einzigen, übersichtlichen Archiv. Mit Daten in nahezu Echtzeit können Sie Ihren Cashflow im Blick behalten und Anomalien erkennen, die einer weiteren Untersuchung bedürfen.

Compliance- und Richtlinienprüfungen

SAP-Concur-Lösungen überprüfen außerdem automatisch die Einhaltung von Vorschriften und internen Richtlinien. Nicht konforme Ausgaben oder verdächtige Aktivitäten werden zur weiteren Überprüfung markiert.

Integration in Finanzsysteme

SAP-Concur-Lösungen lassen sich nahtlos in Ihre Buchhaltungs- und Unternehmenssoftware integrieren und optimieren so die Berichts- und Abstimmungsprozesse.

Compliance-Tools

Durch die genaue Dokumentation aller Belege helfen Ihnen SAP-Concur-Lösungen, für Audits gerüstet zu sein und steuerliche und regulatorische Anforderungen zu erfüllen.

Bezahlte Belege effizienter verwalten

Die Verwaltung bezahlter Belege erfordert eine moderne Lösung für das Ausgabenmanagement. Durch den Einsatz von SAP-Concur-Lösungen und die Anwendung von Best Practices können Sie Ihre Prozesse optimieren sowie Zeit und Geld sparen.

Weitere Informationen darüber, wie Sie Reisen und Ausgaben effizienter verwalten können, finden Sie unter concur.de.