CFOs 2025: Echtzeit-Ausgabenkontrolle für agile Unternehmensführung

Die Kontrolle über die Gesamtausgaben eines Unternehmens gehört auch im Jahr 2025 zu den Kernaufgaben eines jeden CFOs. Die „Bottom Line“ – dieser kleine Strich, um den sich ein Großteil unseres Handelns und unsere Entscheidungen als Finanzverantwortliche unserer Unternehmen drehen – entscheidet über so viel. Um sie – oder besser gesagt die Zahl darunter – zu kontrollieren, beschäftigen wir viele Mitarbeiter mit detaillierten Kostenübersichten und -prognosen, erfassen Unmengen an Informationen und führen zahllose Meetings. Doch in einem hyper-dynamischen Markt, der von globaler Volatilität und exponentiellem Technologiewachstum geprägt ist, stehen wir damit vor noch größeren Herausforderungen. Der Druck für präzise, prädiktive und KI-gestützte Analysen war nie höher.

CFO-Herausforderungen 2025: Schnelligkeit trifft Datenkomplexität

Bei der Bottom Line mangelt es auch 2025 nicht an zur Verfügung stehenden Daten; diese sind in allen Unternehmen – gleich welcher Größe – in aller Regel reichlich vorhanden. Vielmehr liegt die Schwierigkeit oft darin, diesen Daten zu vertrauen, ihre Hoheit zu sichern und sie so aufzubereiten, dass man daraus sinnvolle, zukunftsorientierte Handlungsentscheidungen ableiten kann.

Warum ist das so? Einer der Gründe, die wir immer wieder sehen: Es herrschen immer noch Silostrukturen im Ausgabenmanagement, die einen fehler- und verlustfreien Datenfluss verhindern. Ein vollständiges, vertrauenswürdiges Zahlenwerk ergibt sich in manchen Unternehmen erst mit dem Monats- oder Quartalsabschluss. Wie soll ein CFO dann noch rechtzeitig und proaktiv gegensteuern, wenn sich der Markt im Wochentakt ändert? Für eine fundierte Entscheidung müssen wir jederzeit und überall auf zuverlässige, aussagekräftige und vor allem prädiktive Daten in Echtzeit zugreifen können.

Entscheidungsprozesse optimieren: Schneller und smarter

Tatsächlich hören wir regelmäßig, dass die wenigsten Finanzentscheider voll und ganz den zur Verfügungen stehenden Systemen und Daten trauen oder diese dann verfügbar haben, wenn sie sie brauchen. Ein großer Teil der Finanzchefs benennt die ungenaue und unzureichende Messung der Geschäftsentwicklung als eine ihrer größten Herausforderungen. Im Zeitalter von Generative AI und Hyperautomatisierung hat das fatale Auswirkungen. Bei immer kürzeren Investitionszyklen und einer wachsenden Erwartung an Echtzeit-Intelligence werden die Zeitfenster für Entscheidungen immer knapper. Häufig sehen CFOs ihre Gewinnmargen durch ineffiziente und reaktive Entscheidungsprozesse gefährdet. Die Notwendigkeit, von vergangenheitsorientierten Berichten zu prädiktiven und sogar präskriptiven Insights zu wechseln, ist entscheidend.

SAP Intelligent Spend Network: Ihre Plattform für Ausgabenkontrolle

Bei SAP ermöglichen intelligent verknüpfte und nativ integrierte Cloud-Lösungen unseres SAP Ecosystems eine vollständige, KI-angereicherte Kontrolle der Ausgaben: SAP Concur für das Reisemanagement, SAP Ariba für das Lieferantenmanagement und Vertragsmanagement sowie SAP Fieldglass für die Beschaffung von externen Dienstleistungen und Arbeitskräften. Gemeinsam formen sie das sogenannte „Intelligent Spend Management Network“.

Die SAP Lösungen decken die für ein intelligentes Ausgabenmanagement notwendigen drei Säulen ab: die vollständige Erfassung aller Kosten innerhalb eines Unternehmens, das anwendungsorientierte Management und die transparente Darstellung – in Echtzeit und mit prädiktiven Fähigkeiten. Sie ermöglichen uns, das Potenzial von Daten voll auszuschöpfen und so den wachsenden Anforderungen an Geschwindigkeit, Agilität und Nachhaltigkeitsberichterstattung zu genügen.

Mit der uns heute zur Verfügung stehenden Technologie, die immer stärker auf Künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen basiert, kann die Transparenz der Finanzdaten von Unternehmen deutlich gesteigert werden.

Erfolgsfaktoren 2025: 3 Schritte zum intelligenten Ausgabenmanagement

Mit drei Tipps können Finanzverantwortliche den reichhaltig vorhandenen Datenschatz für ein intelligentes Management aller Ausgaben effektiver und effizienter nutzen:

Alle Daten zentral erfassen: Volle Transparenz ab der Buchung

Der erste Schritt eines intelligenten Ausgabenmanagements besteht in der lückenlosen Erfassung jeder Ausgabenquelle und -kategorie im gesamten Unternehmen. Wie das in der Praxis funktioniert, sei hier am Beispiel der Geschäftsreiseausgaben dargestellt. Selbst wenn Geschäftsreisende innerhalb der bestehenden Reiserichtlinien agieren, treffen sie Entscheidungen oft unberechenbar. Hotelbuchungen zur Messezeit, spontane Geschäftsessen oder kurzfristig umgebuchte Flüge sind häufige Praxisbeispiele, die Planbarkeit und Kontrolle von Ausgaben deutlich erschweren.

Concur Expense ermöglicht die KI-gestützte Erfassung und Klassifizierung aller Reisekostenabrechnungen. Bei Anbindung ans Buchungssystem Concur Travel funktioniert das sogar automatisiert nach der Buchung einer Reise, ergänzt um prädiktive Analysen zu erwartenden Kosten. Concur TripLink integriert zudem Buchungen außerhalb der etablierten Unternehmenskanäle, um wirklich jede Ausgabe zu erfassen. Die Best-in-Class-Lösungen SAP Concur, SAP Ariba und SAP Fieldglass sind entsprechend der verschiedenen Kostenarten optimiert – hinsichtlich ihrer Funktionalitäten ebenso wie in puncto User Experience. Das macht die Lösungen bei den Anwendern so beliebt und sichert damit ihre umfassende und schnelle Nutzung und damit eine hohe Datenqualität.

Ausgaben intelligent steuern: Richtlinien, KI und Automatisierung

Transparenz ist die Basis für die Ausgaben-Steuerung. Nun müssen aber die Kosten auch intelligent und proaktiv gesteuert werden. Im Reisemanagement sind verbindliche Richtlinien ein häufig genutztes Werkzeug zur Regulierung. Was aber, wenn diese für das Gesamtunternehmen nicht einheitlich sind oder nicht automatisiert durchgesetzt werden? Eine manuelle Überwachung und Aussteuerung der Einhaltung aller Compliance-Vorgaben ist in vielen Fällen schlicht nicht machbar.

Bei dieser zweiten Säule des Ausgabenmanagements zeigen sich die immensen Vorteile des KI-verstärkten Intelligent Spend Management Networks von SAP. Es setzt verbindliche Leitlinien bereits bei der Buchung, spätestens aber bei der Abrechnung, automatisiert durch und ermöglicht so deutlich mehr Kontrolle. KI-gestützte Anomalieerkennung warnt in Echtzeit vor Abweichungen. Dabei können Ausnahmen, wie etwa die Buchung zur Messezeit oder die Notwendigkeit, einen Flug kurzfristig umzubuchen, berücksichtigt werden. Obendrein können verbindliche Workflows definiert werden, die Ausgaben erst nach Genehmigung durch den Vorgesetzten freigeben und dabei sogar ESG-Kriterien in Beschaffungsprozesse integrieren. Entstehende Kosten werden so deutlich planbarer, und ein aktives, vorausschauendes Management der Ausgaben wird ermöglicht.

360°-Einblicke nutzen: Prognosen, Simulationen, ESG-Analyse

Für detaillierte Einsichten und präzise Prognosen benötigen Finanzentscheider einen 360°-Überblick über alle angefallenen Kosten. Eine nahtlose Einbindung in das ERP-System des Unternehmens ermöglicht die Zusammenführung aller Ausgaben aus den verschiedenen Geschäftsbereichen, idealerweise über eine moderne Data Fabric- oder Data Mesh-Architektur. Alle Daten aus SAP Concur, SAP Ariba und SAP Fieldglass laufen in einer einheitlichen Datenbasis zusammen und ermöglichen nicht nur ein kohärentes Reporting und eine Gesamtanalyse, sondern auch ausgefeilte Simulationen zu erwartender Ausgaben – oft unterstützt durch Generative AI, die komplexe Daten in verständliche Handlungsempfehlungen übersetzt.

Das ist es, was es einem CFO erleichtert, die Auswirkungen von Finanzentscheidungen präzise einzuschätzen und somit die besseren, zukunftssicheren Entscheidungen zu treffen. In der SAP Analytics Cloud kann ich gezielt Ursachen und Treiber entstehender Kosten darstellen, analysieren und Was-wäre-wenn-Szenarien mit KI-Unterstützung simulieren. Welchen Einfluss hat die Erschließung neuer Märkte auf meine Bottom Line und meine Nachhaltigkeitskennzahlen? Rechnet der zu erwartende Gewinn die Reisekosten auf? Spare ich durch Investitionen in neue Telekommunikationstechnologien langfristig Reisekosten und CO2-Emissionen ein? Wenn ich jederzeit in Echtzeit in der Lage bin, solche Fragen verlässlich zu beantworten und sogar präskriptive Empfehlungen zu erhalten, dann habe ich die Bottom Line nicht nur unter Kontrolle, sondern gestalte sie aktiv.