Wie Sie Betriebsausgaben effizienter verwalten können

Jede Ausgabe wirkt sich auf Ihr Endergebnis aus – ganz gleich, wie groß sie ist.

Von der monatlichen Büromiete bis zum Kaffee im Pausenraum: Kosten können sich schnell summieren. Deshalb ist es wichtig, auch alle Betriebsausgaben nachverfolgen und verwalten zu können. Nur so haben Sie einen klaren Überblick darüber, wohin Ihr Geld fließt und ob Ihre Ausgaben mit Ihren strategischen Zielen übereinstimmen.

Was sind Betriebsausgaben?

Betriebs- oder Geschäftsausgaben sind die Kosten der Geschäftstätigkeit und wirken sich direkt auf Ihre Rentabilität, Ihre Steuerpflichten und Ihr Cashflow-Management aus.

Ein effizientes Management dieser Kosten ist von entscheidender Bedeutung. Nicht genug Geld für den Kauf von neuem Inventar? Fehlende Mittel für die Gehaltsabrechnung? Sie müssen Bestellungen aufschieben und höhere Preise für Eillieferungen zahlen? Es ist nahezu unmöglich, ein tragfähiges Business aufzubauen, wenn Sie Ihre Ausgaben und Ihren Cashflow nicht konsequent verwalten.

Welche Arten von Betriebsausgaben gibt es?

Um Betriebsausgaben effizient verwalten zu können, erfordert es ein Verständnis der verschiedenen Arten. Ein intelligentes Nachverfolgungssystem für Betriebskosten ist eine gute Möglichkeit, Ihre Kosten zu kategorisieren. So können Sie Ihr Budget mit den tatsächlichen Ausgaben vergleichen und finden leichter die Bereiche, in denen es Differenzen gibt.

Grob gesagt, gibt es folgende Kategorien von Betriebsausgaben:

• Fixe Ausgaben
• Variable Ausgaben
• Periodische Ausgaben

Darüber hinaus gibt es auch Betriebsausgaben und Investitionsausgaben, die unterschiedlich behandelt werden können.

Feste Ausgaben

Feste Ausgaben bleiben unabhängig von der Produktions- oder Umsatzhöhe Ihres Unternehmens konstant. Es handelt sich dabei um vorhersehbare Kosten, wie z. B.:

• Büromiete oder Leasingraten
• Versicherungsprämien
• Leasing von Ausrüstung
• Software-Abonnements

Variable Kosten

Die variablen Kosten schwanken je nach Geschäftstätigkeit, Produktion oder Umsatzvolumen. Sie können in Abhängigkeit von externen Faktoren steigen oder fallen, was ihre Vorhersage erschwert. Wenn beispielsweise die Rohstoffkosten steigen, steigen auch die Kosten der verkauften Waren (COGS). Erhöht sich Ihr Produktionsvolumen, so steigen wiederum die Kosten für die Herstellung der Vorräte.

Beispiele für variable Kosten sind:

• Rohstoffe für die Herstellung
• Versandkosten für Kundenaufträge
• Provisionen für Vertriebsmitarbeitende
• Reisekosten

Variable Betriebsausgaben zu verwalten, ist entscheidend, um die Rentabilität in Zeiten des Wachstums oder der schwankenden Nachfrage gewährleisten zu können.

Periodische Aufwendungen

Dies sind die Ausgaben, die nicht in jedem Berichtszeitraum anfallen. Dabei kann es sich um punktuelle Gebühren oder gelegentliche Ausgaben handeln, wie z. B.:

• Notreparaturen
• Jährliche Prämien
• Grundsteuern
• Gerichtskosten

Betriebsausgaben (OpEx) & Investitionsausgaben (CapEx): Unterschiede

Der Unterschied zwischen Betriebsausgaben (OpEx) und Investitionsausgaben (CapEx) ist durchaus wichtig. Zu den Betriebsausgaben gehören alle direkten und indirekten Betriebskosten, die für den täglichen Betrieb Ihres Unternehmens anfallen. Dazu gehören all die oben genannten Dinge. Also alles, was nötig ist, um die von Ihnen verkauften Waren oder Dienstleistungen zu produzieren und zu liefern, einschließlich der Verwaltungskosten.

Beispiele hierfür sind Personal, Marketing und Werbung sowie Kundenbetreuung.

Investitionsausgaben sind hingegen die Ausgaben, die Sie für den Erwerb (oder die Verbesserung) Ihrer langfristigen Vermögenswerte tätigen, wie z. B.:

• Gebäude
• Maschinen und Computer
• Fahrzeuge
• Patente oder Urheberrechte

Diese Unterscheidung ist notwendig, da langfristige Investitionen in der Regel über mehrere Jahre abgeschrieben werden können, während Betriebsausgaben in dem Jahr verbucht werden, in dem sie anfallen. Die Betriebsausgaben werden vom Bruttogewinn abgezogen, um den Nettogewinn zu ermitteln. Die Abschreibung ist ein steuerlich absetzbarer Aufwand in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung.

Warum ist es wichtig, die Betriebsausgaben richtig zu verwalten?

Ein effektives Management der Betriebsausgaben ist die Grundlage für eine nachhaltige Finanzstrategie, die das Wachstum und den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens unterstützt.

Cashflow-Management

Wer seine Ausgaben nicht genau verfolgt, läuft Gefahr, in Cashflow-Probleme zu geraten. Wenn Sie in einem Bereich zu viel Geld ausgeben, haben Sie möglicherweise nicht genug Liquidität, um mehr Waren zu kaufen oder Ihre Beschäftigten zu bezahlen. Eine effektive Budgetverwaltung sorgt dafür, die Dinge im Gleichgewicht zu halten und Engpässe zu vermeiden.

Rentabilität

Jeder Euro, der an unnötigen Ausgaben gespart wird, wirkt sich direkt auf Ihr Endergebnis aus. Eine regelmäßige Überprüfung und Optimierung Ihrer üblichen Ausgaben kann deshalb die Gewinnspanne erhöhen.

Einhaltung von Vorschriften

Genaue Aufzeichnungen der Ausgaben sind für die Steuererklärung und die Einhaltung von Finanzvorschriften unerlässlich. Falsch verwaltete Ausgaben können zu Strafen, Prüfungen oder sogar rechtlichen Problemen führen. Auch deshalb ist es so entscheidend, Betriebsausgaben gut zu verwalten.

Entscheidungsfindung

Wenn Sie einen klaren Überblick über Ihre Ausgaben haben, können Sie bessere Entscheidungen für Ihr Unternehmen treffen. Ganz gleich, ob Sie Ihren Betrieb erweitern, in neue Technologien investieren oder zusätzliche Mitarbeitende einstellen möchten – die Nachverfolgung der Kosten verschafft Ihnen finanzielle Klarheit, sodass Sie klügere Entscheidungen treffen können.

6 Praxis-Tipps für die Verwaltung von Betriebsausgaben

Die Verwaltung von Geschäftsausgaben muss nicht kompliziert sein. Vor allem dann nicht, wenn Sie das richtige Tool wählen, das Ihre Prozesse optimieren hilft.

1. Implementieren Sie ein Kostenerfassungssystem

Einer der wichtigsten Schritte bei der Verwaltung von Ausgaben sind detaillierte Aufzeichnungen. Wenn Sie jede Ausgabe verfolgen, können Sie nachvollziehen, wohin Ihr Geld fließt. Tools wie digitale Quittungserfassung und Cloud-basierte Software zur Ausgabenverwaltung können diesen Prozess vereinfachen und das Fehlerrisiko verringern.

2. Kategorisieren und priorisieren Sie Ausgaben

Wenn Sie Ihre Ausgaben in Kategorien einteilen, können Sie leichter erkennen, in welchen Bereichen Sie zu viel Geld ausgeben.

3. Regelmäßige Überprüfungen der Ausgaben durchführen

Regelmäßige Überprüfungen Ihrer Ausgaben helfen, Ineffizienzen, unnötige Kosten oder sogar möglichen Betrug zu erkennen. Eine Prüfung kann zum Beispiel doppelte Ausgaben, ungenutzte Abonnements oder veraltete Verträge aufdecken, die nicht mehr den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entsprechen.

4. Legen Sie ein Budget fest

Etablieren Sie klare Budgets. Das hilft Ihnen, Ihre Ausgaben zu kontrollieren und Überraschungen zu vermeiden. Durch die Festlegung von Obergrenzen für jede Ausgabenkategorie können Sie Ressourcen effektiver zuweisen und dafür sorgen, dass Ihre Ausgaben mit Ihren strategischen Zielen übereinstimmen.

5. Setzen Sie auf Automatisierung

Automatisierte Systeme können Zeit sparen und menschliche Fehler bei der Ausgabenverwaltung reduzieren. Von der Nachverfolgung von Quittungen bis zur Erstellung von Berichten können Sie mit Hilfe der Technologie Ihre Prozesse rationalisieren. Dadurch werden Fehler vermieden. Die besten Systeme verfügen über voreingestellte Konfigurationen, die auf ungewöhnliche Aktivitäten hinweisen oder Sie vor potenziellen Problemen warnen – bevor diese sich auf Ihr Endergebnis auswirken.

6. Fördern Sie die Verantwortlichkeit Ihrer Mitarbeitenden

Das Ausgabenmanagement ist nicht nur Aufgabe der Finanzabteilung. Schulen Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Spesenrichtlinien Ihres Unternehmens und geben Sie ihnen klare Rahmenbedingungen für ihre Ausgaben. So ist dafür gesorgt, dass jeder im Unternehmen zur Einhaltung der finanziellen Disziplin beiträgt.

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