Spesenabrechnungen am Jahresende: 3 Tipps für mehr Effizienz

Das Jahresende steht nicht nur für Weihnachtsgrüße, Weihnachtseinkäufe und den dringend benötigten Urlaub. Ihr Finanzteam muss jetzt für den Jahresabschluss sorgen – und dafür, dass Rechnungen, Bestellungen und Spesenabrechnungen rechtzeitig eingereicht, genehmigt und bezahlt werden. Ein echter Endspurt.

In den letzten Wochen des Jahres sind Ihre Mitarbeitenden sicher fleißig dabei, die restlichen Business-Ausgaben einzureichen. Nach unseren eigenen Kundendaten aus dem Jahr 2022 war das Volumen der Spesenabrechnungen im Dezember um 20 % höher als im Rest des Jahres. Dieser Anstieg zu einem Zeitpunkt, an dem die Finanzabteilung und Buchhaltung ohnehin schon viel zu tun hat, setzt Ihre Mitarbeitenden zusätzlich unter Druck. Zudem erhöht sich dadurch das Risiko verspäteter Rückerstattungen. Zum Glück gibt es einige Möglichkeiten, wie Sie Ihr Finanzteam auf die zu erwartende Flut von Reisekostenabrechnungen vorbereiten können.

3 Tipps zur Vorbereitung auf die große Einreichungswelle

1. Planen Sie die arbeitsreiche Zeit rechtzeitig ein: Der erste Schritt einer guten Vorbereitung ist das vorausschauende Handeln! Ist einer Ihrer aktuellen Prozesse nicht leistungsfähig genug? Wie lange dauert es im Durchschnitt, eine einzige Reisekostenabrechnung zu bearbeiten? Wie viele Personen sind an dem Prozess des Genehmigens und Prüfens beteiligt? Wie lange dauert jeder einzelne Schritt bis zur Genehmigung? Die Ermittlung dieser Kennzahlen kann Ihnen helfen, einen Plan für die Bewältigung des Zustroms von Ausgaben zu erstellen. Das Team weiß genauer, was auf alle zukommt und kann den Prozess im kommenden Jahr verbessern.
2. Verschaffen Sie sich Klarheit über Ihre Ausgabenpolitik: Sorgen Sie dafür, dass alle wissen, wann, wo und wie sie ihre Ausgaben einreichen müssen. Verteilen Sie Ihre Reisekostenrichtlinien als freundliche Erinnerung und scheuen Sie sich nicht davor, Stichtage festzulegen. Fordern Sie beispielsweise, dass die Mitarbeitenden ihre Einreichungen nicht auf die lange Bank schieben, da das den Cashflow und die Transparenz über die Ausgaben beeinträchtigen kann. Sie möchten Ihre Richtlinien vor dem Jahresende überarbeiten? Informieren Sie sich mit unserem Leitfaden zur Erstellung guter Reisekostenrichtlinien.
3. Nutzen Sie Automatisierung zu Ihrem Vorteil: Intelligente Technologie kann dazu beitragen, die Bearbeitungszeit und Effizienz Ihres Teams zu erhöhen und Ihnen einen besseren Einblick in Ihren Cashflow und Ihre Prognosen zu geben. Darüber hinaus lassen sich so kostspielige Fehler vermeiden, die Sie im neuen Jahr korrigieren müssen. Machen Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor dem großen Ansturm mit den Systemen und dem Prozess vertraut. So können alle schneller und effektiver arbeiten.

Expense Payment Manager: Ein guter Vorsatz für ein stressfreies neues Jahr

Der Expense Payment Manager kann in Verbindung mit Concur Expense dazu beitragen, den Mehraufwand zum Jahresende und das Ausgabenmanagement das ganze Jahr über zu bewältigen.

Ihre Vorteile mit dem Expense Payment Manager

Der Expense Payment Manager bietet Kunden die Möglichkeit, Erstattungen für Mitarbeiter und Zahlungen mit Firmenkarten zu automatisieren, um Zeit zu sparen und die Genauigkeit der Zahlungen zu gewährleisten.

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Mit Expense Payment Manager können Sie:

• Zeit und Geld sparen, indem Sie Zahlungen an Mitarbeitende und Kreditkartenpartner automatisieren. So können Sie Fehler vermeiden, teure Verzugszinsen einsparen und den Finanz- und Buchhaltungsteams mehr Zeit geben.

• Den gesamten Ausgabenprozess von der Ausgabe bis zur Erstattung integrieren. Sie und Ihre Mitarbeitenden haben jederzeit einen Überblick darüber, wann die Zahlungen ausgeführt werden, und das Finanzteam erhält einen umfassenderen Überblick über die Ausgaben.

• Die globalen Zahlungsprozesse für Ihr Team vereinfachen. Zahlungen sind in 25 Währungen weltweit möglich und Sie haben mehr Freiheit bei der Auswahl des richtigen Zahlungspartners für Ihr Unternehmen.

Wenn Sie diese Änderungen jetzt vornehmen, wird das kommende Jahr stressfreier verlaufen. Am besten, Sie nehmen es sich für das neue Jahr vor, Ihre Ausgabenprozesse in Form zu bringen!