Jahresabschluss-Endspurt: Tipps für Ausgaben & Mitarbeiter

Die Weihnachtszeit ist traditionell eine der arbeitsreichsten Phasen für Finanzteams. Der Jahresabschluss steht bevor, und viele Mitarbeiter reichen in letzter Minute ihre Ausgaben ein, um mit einem leeren Schreibtisch und vollem Geldbeutel ins neue Jahr zu starten. Doch dieses Jahr stellt die Finanzabteilungen vor besondere Herausforderungen: Zusätzlich zum üblichen Anstieg der Spesenabrechnungen im Dezember, der laut Kundendaten um 20% höher liegen kann als im Rest des Jahres, spielt die Inflation weiterhin eine entscheidende Rolle. Steigende Lebenshaltungskosten erhöhen den Druck auf die Mitarbeiter und deren Erwartungen an eine zeitnahe Kostenerstattung. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihr Finanzteam optimal auf diese Herausforderungen vorbereiten und sowohl die Einhaltung von Vorschriften als auch die Mitarbeiterzufriedenheit gewährleisten können.

Vorbereitung auf den Jahresabschluss 2025: Tipps für Finanzteams

1. Vorausschauende Planung: Der Grundstein für Erfolg

Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der frühzeitigen Planung. Nehmen Sie sich jetzt die Zeit, um Ihre Prozesse zu analysieren und zu optimieren.

• Prozessanalyse: Untersuchen Sie Ihre aktuellen Prozesse. Wie lange dauert die Bearbeitung einer Spesenabrechnung? Wie viele Personen sind beteiligt? Identifizieren Sie Engpässe und erstellen Sie einen realistischen Plan für die Bewältigung der erhöhten Arbeitsbelastung.
• Team-Meeting und Ressourcenplanung: Setzen Sie sich mit Ihrem Team zusammen und erstellen Sie gemeinsam einen Plan. Ermitteln Sie, wo Sie zusätzliche Unterstützung benötigen, um die Arbeit rechtzeitig zu erledigen.
• Stichtage und klare Kommunikation: Kommunizieren Sie klare Fristen für die Einreichung von Ausgaben. Weisen Sie Ihre Mitarbeiter freundlich auf die Richtlinien hin und legen Sie klare Stichtage fest.

2. Klare Ausgabenrichtlinien: Transparenz & Compliance

Eindeutige und leicht verständliche Ausgabenrichtlinien sind unerlässlich, um Unzufriedenheit vorzubeugen und die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.

• Verständliche Richtlinien: Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter wissen, wann, wo und wie sie ihre Ausgaben einreichen müssen.
• Regelmäßige Aktualisierung: Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre Richtlinien regelmäßig.
• Schulungen und Hilfestellungen: Bieten Sie Schulungen und Hilfestellungen an, um die korrekte Anwendung der Richtlinien zu erleichtern. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter Zugang zu Hilfe haben und über die Abrechnungs-Stichtage informiert sind.

3. Automatisierung und Technologie: Effizienz & Zufriedenheit

Der Einsatz von Technologie ist unerlässlich, um Zeit zu sparen, Fehler zu reduzieren und die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.

• Automatisierungswerkzeuge: Implementieren Sie Automatisierungslösungen, um wiederholende Aufgaben zu minimieren.
• Mobile Lösungen: Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, Ausgaben mit mobilen Apps in Echtzeit zu erfassen und einzureichen. (Laut einer Studie von SAP Concur bevorzugen 53% der Mitarbeitenden in Deutschland die Automatisierung der Spesenabrechnung.)
• Künstliche Intelligenz (KI): Nutzen Sie KI-gestützte Lösungen, um Prozesse zu optimieren, die Datenerfassung zu vereinfachen und Fehler zu minimieren.
• Integration: Integrieren Sie Ihre Ausgabenmanagement-Software nahtlos in Ihre bestehenden Systeme.

4. Mitarbeiterzufriedenheit in Zeiten der Inflation

Die rechtzeitige Erstattung von Ausgaben ist in Zeiten steigender Lebenshaltungskosten von entscheidender Bedeutung für die Mitarbeiterzufriedenheit.

• Schnelle Erstattungen: Bemühen Sie sich, die Ausgaben zeitnah zu erstatten. (Laut einer aktuellen Studie befürchten 69% der Mitarbeitenden in Deutschland, dass sich verspätete Erstattungen auf ihre persönlichen Finanzen auswirken könnten.)
• Transparente Kommunikation: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über den Bearbeitungsstatus ihrer Erstattungen.

5. Expense Payment Manager: Ihr Partner im Ausgabenmanagement

Der Expense Payment Manager (oder ähnliche Lösungen) in Kombination mit Tools wie Concur Expense bietet eine umfassende Lösung für das Ausgabenmanagement.

Ihre Vorteile mit dem Expense Payment Manager:

• Zeit und Geld sparen: Automatisieren Sie Erstattungen und Zahlungen.
• Integrierter Ausgabenprozess: Erhalten Sie einen vollständigen Überblick über den gesamten Ausgabenprozess.
• Globale Zahlungen: Vereinfachen Sie globale Zahlungsprozesse (in bis zu 25 Währungen).
• Weniger manueller Aufwand: Reduzieren Sie den manuellen Aufwand und geben Sie Ihrem Finanzteam mehr Zeit für strategische Aufgaben.
• Verbesserte Compliance: Stellen Sie die Einhaltung der Richtlinien sicher.

Fazit: Bereiten Sie sich jetzt auf ein stressfreies Jahresende vor!

Nutzen Sie die kommenden Wochen, um Ihr Finanzteam optimal auf das Jahresende vorzubereiten. Durch vorausschauende Planung, klare Richtlinien, den Einsatz von Automatisierung und die Berücksichtigung der Mitarbeiterzufriedenheit können Sie die Effizienz steigern, Fehler minimieren und Ihr Ausgabenmanagement für 2025 und darüber hinaus optimieren. Nehmen Sie sich jetzt die Zeit, um die notwendigen Maßnahmen zu ergreifen, und starten Sie entspannt ins neue Jahr!