Warum persönliche Treffen auch in Zukunft wichtig sein werden

Seit der Corona-Krise werden persönliche Treffen in der Geschäftswelt meist durch virtuelle Meetings ersetzt. Doch die Vorteile einer persönlichen Besprechung gelten noch immer, etwa für Produktvorstellungen oder Krisengespräche. Wir zeigen Ihnen, wann Sie in Zukunft ein Face-to-Face-Treffen einem Online-Meeting vorziehen sollten.

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Fest steht: Webkonferenzen oder Telefongespräche sind umweltschonender, sparen Zeit und oftmals auch Kosten. In Zeiten von Reise- und Kontaktbeschränkungen sind Unternehmen froh, auf Online-Meetings zurückgreifen zu können. Doch mit der täglichen Nutzung von Web-Meeting-Tools offenbaren sich auch Nachteile. Persönliche Geschäftstreffen werden sie deshalb niemals vollständig ersetzen können. Unternehmen sollten in Zukunft von Fall zu Fall entscheiden. Dafür spricht zum einen die Verpflichtung zu mehr Nachhaltigkeit. SAP Concur unterstützt Sie etwa dabei, nachhaltige Reiserichtlinien umzusetzen und persönliche Treffen bewusster einzuplanen. Zum anderen gibt es gute Gründe, sich für Face-to-Face-Meetings zu entscheiden, sofern es die Hygieneregeln erlauben. Dies sind die acht wichtigsten:

 

  1. Lieber eine effiziente Geschäftsreise als unzählige ineffiziente Konferenz-Calls: Zu viele Meetings können die Produktivität behindern. Statt zu viele Telefon- oder Internetkonferenzen anzusetzen, ist es in vielen Fällen besser, in einem persönlichen Gespräch alle offenen Fragen zu klären und einen offenen Diskurs anzuregen.
  2. Persönliche Treffen stärken Vertrauen: Erst physische Begegnungen im realen Leben können Vertrauen aufbauen, erhalten oder erneuern. Zwar sind Videokonferenzen durch die Verbindung von Ton und Bewegtbild persönlicher und vertrauensbildender als Telefonate. Spontanität, nonverbale Kommunikation, Körpersprache und Co. gehen aber dennoch oftmals verloren. Erst im direkten Kontakt traut sich so mancher auch schwierige Themen anzusprechen. Technik kann hemmen.
  3. Kennenlernen Face-to-Face: Kennen sich beide Parteien – Kunde und Anbieter, Vorgesetzter und Angestellter oder Geschäftspartner – noch nicht, sollte zumindest ein erstes persönliches Kennenlernen anvisiert werden. Es spricht zwar nichts gegen zwischenzeitliche Telefonate oder Webkonferenzen. Doch sie können Kick-off-Meetings, ein erstes „Beschnuppern“ keinesfalls ersetzen, sondern allenfalls ergänzen.
  4. Neue Produkte ausprobieren und in Augenschein nehmen: Neue Technologien, Funktionen oder Designs: Es gibt viele Produktneuvorstellungen, die sich in Webkonferenzen kaum oder nur sehr schlecht beschreiben, dem Kunden oder Kollegen näherbringen lassen. Erst im realen Leben und persönlichen Treffen können sie wirklich auf Herz und Nieren getestet und mit allen Sinnen erfahren werden.
  5. Strategiedebatten an einem Tisch: Online-Meetings eignen sich für Besprechungen zwischen verschiedenen Standorten. Geht es aber um Strategiekonferenzen großer Unternehmen, sollten sich alle Beteiligten persönlich treffen, um zu diskutieren und zu entscheiden, wohin die Reise künftig führen soll. Denn erst im Gespräch in großer Runde kommen viele Themen zur Sprache, die im Netz oder am Telefon vielleicht unausgesprochen bleiben würden.
  6. Teams und Kollaboration stärken: Regelmäßige Treffen erhalten die Freundschaft, feste persönliche Teambesprechungen stärken die Zusammenarbeit. Zusätzlich sind persönliche Meetings häufig die effizienteste Möglichkeit der Gruppenkommunikation. Des Weiteren glauben wir, dass persönliche Besprechungen Vertrauen aufbauen.
  7. Auseinandersetzungen und Krisengespräche: Gibt es Unstimmigkeiten oder Ungereimtheiten, sollten Unternehmen oder Teams diese tunlichst nicht nur am Telefon oder via E-Mail diskutieren. Erst im persönlichen Gespräch lassen sich viele Dinge konkret ansprechen. Auch hier spielt die nonverbale Kommunikation eine wichtige Rolle. Insbesondere bei E-Mails oder SMS besteht die Gefahr, dass Aussagen falsch verstanden werden oder verletzend wirken, auch wenn dies vielleicht gar nicht die Absicht des Absenders war.
  8. Zwischenlösung Cluster-Meeting: Sogenannte Cluster-Meetings können helfen, Reisekosten zu sparen und dennoch die Vorteile persönlicher Meetings zu nutzen. Hierbei mieten Mitarbeiter technisch gut ausgestattete Tele-Konferenzräume in Universitäten, Business Centern oder Hotels in ihrer Umgebung und nutzen diese dann für Meetings unter Einsatz leistungsstarker Videoübertragungstechnologien. Nicht alle Teilnehmer reisen für die Besprechung an einen Ort, sondern treffen sich in „Clustern“ an zwei bis drei Orten. Eine perfekte Lösung, um Kosten zu sparen und trotz persönlicher Meetings allen Hygieneregeln einfach gerecht werden zu können.

 

Die vernetzte Geschäftswelt mit ihren Meetings und Kontakten ist heute nicht mehr dieselbe wie vor dem Ausbruch von COVID-19. „Wie wird COVID-19 das Geschäftsreisemanagement verändern?“ fragt sich deshalb auch unser Autor und Managing Director Götz Reinhardt. In seinem Artikel lesen Sie, was Sie tun können, um für die Zukunft gut gerüstet zu sein.

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