So gelingt CFOs der Spagat zwischen Mitarbeiterzufriedenheit und Kostenersparnis

Sind die Zahlen des letzten Quartals nicht zur Zufriedenheit des Unternehmens ausgefallen, beginnt für viele Chief Financial Officers (CFOs) die Suche nach Einsparmöglichkeiten. Wer hohe Kosten bei IT-Ausgaben oder Neuinvestitionen sucht, der wird überrascht sein, wenn er einen Blick auf die Aufwendungen für Geschäftsreisen wirft. Diese stellen nämlich mittlerweile laut VDR-Geschäftsreiseanalyse 2014 den zweithöchsten Kostenblock in Unternehmen dar. Reisekosten können jedoch hohe Einsparpotenziale bergen. Ein Blick auf die Ausgaben zeigt: Die mangelnde Transparenz bei der Einhaltung von Compliance-Richtlinien von Mitarbeitern ist eine enorme Belastung für das Geschäft. Zu diesem Schluss kommt eine Umfrage der Aberdeen Group.

Die Häufigkeit von Geschäftsreisen müssen Finanzverantwortliche jedoch nicht unbedingt einschränken. CFOs sollten vielmehr darüber nachdenken, welche Prozesse sich innerhalb ihres Unternehmens ändern lassen und eine Änderung ihrer Travel & Expense Management (TEM)[1]- Prozesse in Betracht ziehen. Denn wer ein solides System im Einsatz hat, kann einige Verbesserungen erzielen und die Zufriedenheit seiner Mitarbeiter steigern.

Gemeinsam mit IDC hat Concur eine Studie zu den Vorteilen eines umfassenden T&E Managements verfasst. Die befragten Unternehmen – die Größe variiert zwischen kleinen Firmen und großen Konzernen –  konnten dank ihrer Travel & Expense-Lösungen im Schnitt jährlich 2.78 Millionen Dollar einsparen.

Laut der Studie konnten Arbeitnehmer die Zeit, die sie vorher für die Einreichung ihrer Spesen benötigten, um 70 Prozent verringern. Die verloren gegangenen Quittungen konnten um 54 Prozent reduziert werden. Für die Reiseplanung mussten Mitarbeiter 49 Prozent weniger Arbeitszeit aufwenden. Durch die vereinfachte Abrechnung und die dadurch gewonnene Zeit sind zudem 35 Prozent mehr Mitarbeiter internen (Reise-)Richtlinien nachgekommen.

Wer in eine integrierte Travel & Expense -Lösung investiert, kann zudem Kosten sparen. Wie das funktioniert? Ganz einfach: Manuelle Prozesse werden beseitigt, während CFOs gleichzeitig einen Gesamtüberblick über die Ausgaben der Mitarbeiter erhalten. Eine solche Lösung kann helfen, Prozesse zu straffen und Geschäftsreisen für Arbeitnehmer zu vereinfachen.

Die Investition macht sich auch darüber hinaus bezahlt. Eine gute T&E-Lösung erleichtert nicht nur das Leben der CFOs – sondern auch das der Mitarbeiter. Indem Unternehmen ein modernes, mobiles Tool bereitstellen, können sich Angestellte mehr auf ihre Arbeit konzentrieren und sind von zeitraubenden administrativen Aufgaben befreit. Durch die Transparenz einer soliden Anwendung ist es zudem möglich zu regeln, dass Mitarbeiter innerhalb der Reisekostenrichtlinie buchen. Kosten können zudem unabhängig von der Währung schnell erstattet werden – zu Gunsten aller Geschäftsreisenden. CFOs haben den Überblick und Ausgaben für Geschäftsreisen bleiben transparent und gering – dabei bleiben Mitarbeiter zufrieden

Immer noch auf der Suche nach Einsparpotenzialen? Concur hilft gerne bei der Lösung.

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[1][1] Aberdeen Group, The T&E Expense Report That Writes Itself: How Close Are We?, April 2015

 

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