Reisekostenabrechnung: Wo Geschäftsreisende gerne tricksen

Haben Sie nach einer Taxifahrt auch schon einmal mit Erstaunen festgestellt, dass Ihr Quittungsbeleg gar nicht ausgefüllt wurde oder wurden Sie gar gefragt, welcher Betrag auf der Quittung stehen soll? Erlebnisse dieser Art sind keine Seltenheit. Allerdings nutzen einige Arbeitnehmer sie als Chance, um sich einen finanziellen Vorteil bei der Reisekostenabrechnung zu verschaffen. Wie die Concur-Studie Buchhaltung 4.0 erst kürzlich herausfand, ist jede vierte Reisekostenabrechnung fehlerhaft – und das ist in 15 Prozent der Fälle Absicht.

 

Abrechnungsbetrug ist keine Seltenheit

Auch der aktuelle Business Traveller Report offenbart: Die Liste des Abrechnungsbetrugs ist lang. Taxifahrten scheinen besonders beliebt. So haben 23 Prozent der Befragten angegeben, hier schon einmal private Belege eingereicht zu haben. Auch ein privates Familienessen rutscht schnell mal zwischen die Spesenabrechnung (20 Prozent), ebenso wie Park- und Tankbelege (20 Prozent). Ein weiteres Problem: Angaben zum An- und Abreisetag. Unter Umständen sind Geschäftsreisende nämlich gar nicht den ganzen Tag für den Arbeitgeber unterwegs. Die private Frühstücksrechnung vom Morgen landet dann unter Umständen zu Unrecht auf der Reisekostenabrechnung. Auch bei der Verpflegungspauschale wird gerne getrickst. Besonders viele Falschangaben werden bei eintägigen Reisen gemacht und zwar, indem die Dauer einer Dienstreise auf dem Papier verlängert wird. So wird eine höhere Verpflegungspauschale kassiert.

 

Unnötige Mehrausgaben für das Unternehmen

Häufig werden Fehler bereits in der Buchhaltung verbessert. Entdeckt diese sie jedoch nicht, führt das zu unnötigen Mehrausgaben für das Unternehmen. In fünfzig Prozent der Fälle veranschlagen fehlerhafte Abrechnungen zehn bis 30 Euro zu viel. Bei einem Drittel der Abrechnungen liegen die fälschlich ausgezahlten Beträge sogar bei 30 bis 50 Euro. Das klingt zunächst nicht allzu hoch, doch aufaddiert ergeben sich hohe Summen, die sich vermeiden ließen.

 

Mit diesen Tipps können Unternehmen Abrechnungsbetrug aktiv entgegenwirken:

  • Bewusstsein schaffen: Unternehmen sollten ein Bewusstsein für die Problematik von falschen Abrechnungen schaffen. Gegebenenfalls ist es dem Einzelnen gar nicht bewusst, zu welchen Summen sich kleinere Tricksereien aufaddieren können.
  • Konsequenzen aufzeigen: Viele Arbeitnehmer sehen in einer fehlerhaften Reisekostenabrechnung noch keinen Regelverstoß. Deshalb ist es wichtig, Mitarbeitern gegenüber klare Richtlinien zu formulieren und über Konsequenzen für Unternehmen und Reisende aufzuklären. Sind diese bekannt, achten Angestellte oftmals häufiger auf die Richtigkeit ihrer Angaben.
  • Kollegen entlasten: Führungskräfte und Buchhalter haben häufig keine Kapazitäten, um  Reisekostenabrechnungen im Detail zu prüfen. Mit einer professionellen Lösung für das Reisekostenmanagement können Sie diese Aufgabe auslagern. So stellt Concur Audit geschulte und zertifizierte Mitarbeiter zur Verfügung, die Reisekostenabrechnungen kontrollieren und Compliance-Checks durchführen. Was dieser Service leistet, welche Kriterien überprüft werden und wie Qualitätsstandards gehalten werden, sehen Sie im Video „Ein Tag mit dem Audit-Team von Concur“.
  • Automatisierte und digitalisierte Lösungen einsetzen: Sinnvolle, an Trends angepasste und im System hinterlegte Richtlinien, moderne Buchungssysteme und digitalisierte Prozesse können dabei unterstützen, Tricksereien bei der Abrechnung zu verhindern. Erfolgen Buchungen und Abrechnungen digital, lassen sich manuelle Prozesse nämlich weitestgehend eliminieren. Ausgaben werden dann beispielsweise mit der Firmenkreditkarte bezahl und fließen automatisch ins System. Auch handgeschriebene Taxi-Belege, die unter Umständen nicht ausgefüllt oder höher ausgestellt wurden, erübrigen sich, wenn das Taxi per App gebucht und bezahlt wird. Digitale Lösungen reduzieren nicht nur die Bearbeitungszeit der Abrechnungen, sie ersetzen auch gegebenenfalls unproduktive und fehlerbehaftete Prozesse im Unternehmen. Mithilfe einer integrierten Komplettlösung lassen sich zudem Richtlinien hinterlegen und so Compliance-Verstöße reduzieren.

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