Fürsorgepflicht: Viel mehr als ein Notfall-Plan

Fürsorgepflicht war in früheren Zeiten ein Bestandteil des Krisenmanagements. Sie schien vor allem für Öl- und Gasunternehmen relevant zu sein, die in abgelegenen und gefährlichen Umgebungen arbeiten. Die COVID-19-Pandemie und die sich wandelnde Arbeitswelt haben das geändert. Heute gehört Fürsorgepflicht unverzichtbar zur Unternehmensstrategie.

Durch die Pandemie wurde Sicherheit zu einem alltäglichen und allgegenwärtigen Thema, das Geschäftsreisende, aber auch andere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter betrifft. Unternehmen haben ihre wachsende Verantwortung wahrgenommen und ihre Systeme und Abläufe überprüft, geändert und verbessert. So wurden etwa die Kontrollen verschärft und darauf geachtet, dass Reisen von Führungskräften genehmigt werden. Regelmäßige Berichte und wöchentliche Besprechungen sorgen dafür, dass sie dabei über Änderungen und Anforderungen bei Reisen auf dem Laufenden bleiben.

Sorgfaltspflicht bei Geschäftsreisen: Wer ist verantwortlich?

Warum Travel Manager bei Duty of Care eine zentrale Rolle übernehmen sollten.

E-Book zur Sorgfaltspflicht downloaden

Mehr Relevanz und digitale Tools

Immer häufiger wird auch eine Technologie zur Nachverfolgung von Reisenden eingesetzt, so dass das Unternehmen nicht nur weiß, wo sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gerade aufhalten. Es kann die Reisenden darüber hinaus kurzfristig über Einschränkungen und andere Probleme informieren. Der Bedarf für solche interaktiven Tools ist deutlich gestiegen. Doch der Blick auf die Fürsorgepflicht geht weit über die Möglichkeit hinaus, Reisende zu alarmieren oder sie im Krankheitsfall aus dem Ausland abzuholen. Als die Pandemie die Büros der Unternehmen leerte und Schlafzimmer und Esstische zu Arbeitsplätzen machte, wurde die Definition der Fürsorgepflicht erweitert – und damit auch die Gruppe der Menschen, für die sie relevant ist.

Fürsorgepflicht wird ganzheitlich

Heute kann sich Fürsorgepflicht auch auf die Home Offices der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer erstrecken und sowohl die psychische als auch die physische Gesundheit einschließen. So zeigt die Forschung zum Beispiel deutlich, wie sich die Pandemie auf die psychische Gesundheit ausgewirkt hat – und noch auswirkt. Unternehmen müssen sich dessen bewusst sein und entsprechend reagieren. Um die Leistungsfähigkeit der Mitarbeitenden zu erhalten, kann es notwendig sein, dass Arbeitgeber deren sportliche, diätetische und sogar spirituelle Bedürfnisse berücksichtigen.

Was die physische Gesundheit betrifft, so werden ganz neue Aspekte relevant. Außerhalb der Grenzen und Kontrollen einer Büroeinrichtung kann etwa die unsachgemäße Möblierung eines Heimbüros (der Esstisch ist nicht ergonomisch etc.) ein Problem für das Risikomanagement darstellen. Darüber hinaus arbeiten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jetzt immer öfter auch von unterwegs. Um sie zu kontaktieren, reicht es nun nicht mehr aus, zu ihrem Arbeitsplatz zu gehen oder sie zuhause anzurufen. Bei einer so breiten Palette von Faktoren wird klar: Fürsorgepflicht betrifft nicht nur das Reisemanagementteam, sondern auch die Personalabteilung, die Sicherheitsabteilung, den Betrieb und andere Bereiche. Die Unternehmen mussten also neue Lösungen finden.

Die richtige Technologie für alle

Geschäftsreisende spielen dabei trotz allem nach wie vor eine wichtige Rolle. Reisemanager bevorzugen in der Regel ein geschlossenes System, da sie die Reisenden so besser schützen, beraten und andere Abteilungen wie die Sicherheitsbehörden einbeziehen können. Angesichts der zunehmenden Bedeutung der Fürsorgepflicht ist es jedoch wichtig, dass sie die Möglichkeit haben, auch externe Buchungsinformationen zu erfassen, um die Reisenden kontaktieren und auf dem Laufenden halten können.

Entscheidend bei alledem: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen jederzeit das Gefühl haben, dass ihre Bedürfnisse nach Zeitersparnis und Flexibilität berücksichtigt werden. Wenn Technologie das leisten kann, profitieren am Ende beide Seiten – die Unternehmen, die ihrer Fürsorgepflicht leichter und umfassender nachkommen können und die Mitarbeitenden, die sich jederzeit sicher und informiert fühlen. Und das ganz gleich, von wo aus sie gerade arbeiten.

Diese Lösungen unterstützen Sie bei der Einhaltung der Fürsorgepflicht

• Concur Request: Transparenz über das Reiseziel, bevor die Reise gebucht wird. Mehr über den Reiseantrag

• Concur TripLink: Führen Sie Direktbuchungen zurück ins System. Mehr über TripLink

• TripIt: Der Reise-Assistant für Ihre Reisenden. Mehr zu TripIt