Digitale Hilfe in Regulierungsfragen

Auch Geschäftsreisen bleiben nicht von Regulierungen verschont. Fürsorgepflichten, Einreisebestimmungen, unternehmensinterne Reiserichtlinien und gesetzlich verbindliche Spesensätze – das Reisemanagement und reisende Mitarbeiter müssen einige Regeln im Blick behalten, wenn sie ihre Trips planen, buchen und antreten. Automatisierte Tools helfen, an alles zu denken.

 

Keine Angst vor Regulierung

Die EU-Entsenderichtlinie schreibt die Meldung reisender Mitarbeiter über entsprechende Portale vor, um so eine Einhaltung der Arbeitsvorschriften des Ziellandes zu gewährleisten. Mit der bei der Krankenkasse oder dem Rentenversicherungsträger beantragten A1-Bescheinigung weisen beruflich Reisende nach, dass sie im Herkunftsland bereits Sozialbeiträge leisten und nicht doppelt belangt werden können. Bei ausbleibender Meldung drohen Bußgelder. Entsprechend wichtig ist es für Unternehmen, einen guten Überblick darüber zu haben, wohin Mitarbeiter reisen und ob entsprechende Meldungen im Vorfeld der Reise vorzunehmen sind.  

SAP Concur Kunde SNP nutzt hierfür Concur Locate. Ursprünglich als Risk-Management-Lösung entwickelt, können über die Lösung sogenannte „Destination Rules“ festgelegt werden: Das Travel Management wählt das Zielland aus und hinterlegt für Reisende in die Region Nachrichten, die automatisiert vor Antritt einer Reise versendet werden. Vor Reisen in gemäß EU-Entsenderichtlinie meldepflichtige Länder oder für die eine A1-Bescheinigung beantragt werden muss, werden so automatisierte Nachrichten an Reisende selbst und verantwortliche Travel Manager verschickt. Eine manuelle Überprüfung der gebuchten Reisen ist somit nicht mehr notwendig. Das Prinzip lässt sich auch auf andere reiserechtliche Vorschriften übertragen: Einreiseformalitäten, Visaregelungen und Aufenthaltsrechtsfaktoren.

A1-Formular und EU-Entsenderichtlinie

Was ist Kür, was ist Pflicht?

 

Unternehmensinterne Compliance einhalten

Es müssen jedoch nicht gleich umfassende gesetzliche Regulierungen sein, die den Aufwand für das Travel Management und Geschäftsreisende erhöhen. Auch unternehmensinterne Reiserichtlinien setzen Leitplanken für Geschäftsreisen. Je nach Unternehmen können hier eine Vielzahl von Angelegenheiten geregelt sein. Spesensätze gehören hier ebenso dazu, wie Kostengrenzen für die Buchung von Mietwagen oder Vorschriften zur Kundenbewirtung.

Während umfassende Richtlinien für Unternehmen durchaus wichtig sind, um Kosten gezielt zu managen oder ihrer Fürsorgepflicht nachzukommen, haben Arbeitnehmer diese nicht immer im Blick. Auch hier unterstützt und entlastet Concur Locate Geschäftsreisende. Über die Lösung können automatisierte Push-Nachrichten versendet werden, die Reisende abhängig von der Buchung auch unterwegs an relevante Richtlinien erinnern. Bucht ein Mitarbeiter beispielsweise einen Mietwagen, wird er vor Ort an die vom Unternehmen präferierte Versicherung erinnert.

Eine kleine Gedächtnisstütze braucht jeder einmal. Erst recht reisende Mitarbeiter, die sich im Verkehrsdschungel des Zielortes zurechtfinden und „nebenbei“ auch noch auf Meeting und Präsentation vorbereiten müssen. Concur Locate unterstützt hier mit automatisierten Meldungen. So erhalten Reisende nützliche Hinweise, ohne dass das Travel Management jeden Aspekt ihrer Reise im Blick behalten muss.

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