Business-Knigge: 6 Regeln für internationale Geschäftsreisen

Der Verhaltenskodex auf Geschäftsreisen, der sogenannte „Business-Knigge“, ist so eng mit internationalen Reisen verwoben, dass er in vielen Büchern und Filmen eine Rolle spielt. Wer den Film „Lost in Translation“ gesehen hat, hat zumindest eine Ahnung von einigen der kulturellen Unterschiede, die mit der internationalen Business-Etikette verbunden sind. Dementsprechend gibt es bei internationalen Geschäftsreisen einige Verhaltensregeln, die Sie besser nicht ignorieren sollten.

Warum interkulturelle Kompetenz im Reisemanagement entscheidet

Die Arbeit über Länder- und Kulturgrenzen hinweg kann dabei schwierig sein, da es keine allgemeingültigen Regeln für die Business-Etikette gibt. Die Normen der Business-Kultur in Italien, Spanien oder Kolumbien unterscheiden sich von denen in China, Japan oder den USA. Wenn Sie häufig geschäftlich ins Ausland reisen, sollte es zum Reisemanagement dazu gehören, sich vorab über die spezifischen Gepflogenheiten und Erwartungen der einzelnen Länder zu informieren.

Der Knigge-Check: Internationale Verhaltensregeln im Fokus

Mit diesen sechs Basisregeln des internationalen Business-Knigge sind Sie für Ihre nächste Auslandsreise bestens gewappnet:

1. Vorstellungsrunden und der Aufbau von Vertrauen

Nehmen Sie Vorstellungsrunden wichtig: In vielen Kulturen (insbesondere in Lateinamerika und im Nahen Osten) sind persönliche Begegnungen mit Menschen und ihre Beziehungen untereinander sehr viel wichtiger als in Deutschland. Beziehungen können sogar bedeutsamer sein als das eigentliche Businessthema, das besprochen wird. Wenn Sie vor einem Treffen den Namen und die genaue Anrede aller Beteiligten kennen, zeigen Sie, dass Sie verstehen, was für Ihre Geschäftspartner wichtig ist. In manchen Kulturen ist es entscheidend, ob man jemanden mit dem Vor- oder dem Nachnamen ansprechen sollte, um den angemessenen Respekt zu zeigen.

2. Asien: Die Kunst der Visitenkarten-Übergabe (Meishi)

Wertschätzen Sie Visitenkarten: Vor allem in asiatischen Ländern sind Visitenkarten ein äußerst wichtiges Symbol. Sie repräsentieren die überreichende Person selbst und sollten entsprechend respektvoll behandelt werden. In Asien (insbesondere in Japan) werden Visitenkarten immer mit beiden Händen überreicht und entgegengenommen. Wenn Sie eine Visitenkarte erhalten, lesen Sie sie immer aufmerksam vor, während Sie noch vor der Person stehen. Dies gilt als Zeichen des Respekts und hilft Ihnen, sich Namen und Titel sofort einzuprägen. Stecken Sie die Karte niemals ungelesen in die Hosentasche.

3. Pünktlichkeit und die Tücken der Zeitzonen

Jede Kultur hat einen anderen Standard für Pünktlichkeit. In Mitteleuropa oder den USA beginnen Geschäftstreffen in der Regel auf die Minute pünktlich. Den lateinamerikanischen Ländern wird hingegen nachgesagt, dass hier Besprechungen häufiger flexibel gehandhabt werden. Unabhängig davon, wo Sie geschäftlich tätig sind, können Sie mit Pünktlichkeit nichts falsch machen. Wenn Sie zur vereinbarten Zeit erscheinen, erweisen Sie Ihren Gastgebern Respekt.

Darüber hinaus ist es immer eine gute Idee, bestimmte Zeiten vorab zu klären. In Deutschland isst man vielleicht um 19 Uhr zu Abend – in Spanien wird allerdings vor 22 Uhr kaum jemand auf die Idee kommen. Scheuen Sie sich nicht, einfach einen Kollegen im Land vorab nach den Essenszeiten zu fragen.

4. Abendveranstaltungen: Gehen Sie nicht zu früh

Das vorzeitige Verlassen einer Veranstaltung (z. B. wegen Ihres Jetlags oder weil Sie noch E-Mails abarbeiten müssen) kann ein ungewolltes Zeichen der Respektlosigkeit gegenüber den Gastgebern sein – insbesondere in asiatischen Kulturen. Eine vorzeitige Abreise könnte als Verstoß gegen die Business-Etikette gewertet werden und im schlimmsten Fall eine Geschäftsbeziehung belasten. Sie müssen nicht bis zum Schluss einer Veranstaltung bleiben, aber es ist ratsam, nicht als Erste oder Erster zu gehen.

5. Geschenke als Zeichen des Respekts einsetzen

Das Mitbringen eines Gastgeschenks ist ein wichtiges Zeichen des Respekts gegenüber Ihrem Gastgeber. Auch wenn keine Geschenke erwartet werden, zeugt es von Höflichkeit und verschafft Ihnen Respekt bei Ihren Geschäftspartnern. Obwohl Geschenke eher in asiatischen Kulturen rituell verankert sind, können sie überall eine gute Möglichkeit sein, eine tiefere Beziehung zu knüpfen – Europäer und Menschen aus dem Nahen Osten nehmen sie besonders gerne an. (Achten Sie allerdings strikt darauf, dass Sie dabei weder gegen gesetzliche Compliance- und Korruptionsvorschriften noch gegen die Regeln Ihres eigenen Unternehmens verstoßen).

6. Networking und gesellschaftliche Aktivitäten

In Asien and Lateinamerika ist das gesellige Beisammensein außerhalb des Büros von entscheidender Bedeutung für den Aufbau von Gemeinschaft und Vertrauen. Zumindest wird von Ihnen erwartet, dass Sie mit Kollegen oder Kunden zu Abend essen. Aber die sozialen Erwartungen gehen oft weit über ein einfaches Abendessen hinaus. Vielleicht lädt man Sie dazu ein, in Bars auszugehen, Golf zu spielen oder an anderen gesellschaftlichen Aktivitäten teilzunehmen. Ihre Teilnahme an diesen Aktivitäten ist ein wichtiger Faktor, da Ihre Partner auch auf diese Art Ihre Vertrauenswürdigkeit in geschäftlichen Angelegenheiten einschätzen.

Wenn Sie sich über kulturelle Normen unsicher sind, beobachten Sie Ihre Gastgeber genau und achten Sie auf körpersprachliche Hinweise, ob Sie gerade einen Fauxpas begehen. Informieren Sie sich bereits vor Ihrer Reise, wie die Menschen über den persönlichen Freiraum denken und ob Augenkontakt als gut oder schlecht angesehen wird.

Digitale Entlastung für internationale Geschäftsreisende

Durch alle unsere Tipps zieht sich wie ein roter Faden, dass Sie sich am besten bereits vor der Reise über die internationalen Verhaltensregeln informieren sollten. SAP-Concur-Lösungen für Geschäftsreisende erleichtern Ihnen dabei von Anfang an die administrativen Fragen rund um Ihre Auslandsreise, damit Sie sich in aller Ruhe auf Ihre internationalen Geschäftspartner vorbereiten können:

• Rechtssichere Vorbereitung: Neben der richtigen Etikette spielen regulatorische Vorgaben im Ausland eine zentrale Rolle. Erfahren Sie in unserem operativen Leitfaden zu Auslandsreisen: 5 Tipps zu Planung & A1, wie Sie Bußgelder im EU-Ausland vermeiden.
• Fehlerfreie Abrechnung: Mobile Tools machen die Abrechnung im Ausland fehlerfrei. Nutzen Sie dazu auch unseren ExpenseIt Guide für Endanwender.
• Immer flexibel bleiben: Mit einer modernen Reisekosten-App verwalten Mitarbeiter ihre Belege direkt von unterwegs.

Fazit: Kulturelle Fauxpas durch Vorbereitung vermeiden

Internationale Geschäftsreisen sind eine große Chance für globales Wachstum. Nur ein ganzheitlich gedachtes Geschäftsreiseprogramm, das den Mitarbeitern den Rücken von administrativem Papierkram freihält, sichert die nötige Energie und Konzentration für ein erfolgreiches interkulturelles Auftreten.