Betrug und Compliance

Sind Toiletten-Gebühren ein Fall für die Reisekosten-Compliance?

SAP Concur |

Nahezu alles ist teurer geworden. Tanken, Restaurantverpflegung, Hotelzimmer und jetzt sogar der Toilettengang unterwegs. Höhere Reisekosten, die Mitarbeitende im beruflichen Einsatz vorstrecken, belasten insbesondere in Zeiten hoher Inflationsraten schnell das private Konto. Kleinere Beträge beispielsweise für Parkautomaten oder für kostenpflichtige Toiletten auf Autobahn-Raststätten und an Bahnhöfen können sich dabei summieren und sollten von Mitarbeitenden zurückgefordert werden, sofern die betrieblichen Ausgabenrichtlinien eine Erstattung vorsehen.

Ein WC-Gang in einer der deutschlandweit 550 Sanifair-Einrichtungen kostet seit Kurzem einen Euro. Dafür erhalten die Nutzerinnen und Nutzer einen Bonus in Form eines Wert-Bons. Den können sie bei den teilnehmenden Partnern, zum Beispiel Tankstellen-Shops, je nach Einlösebedingungen, auf ihren Einkauf anrechnen lassen.

Sanifair und Rail & Fresh: Gebühren für WCs auf Geschäftsreisen geltend machen

Wer jede Woche geschäftlich unterwegs ist, hat mit den neuen Preisen für WC-Gänge schnell 40 Euro aufwärts im Monat ausgegeben. Sparen und Vorteile nutzen, ist hier also nicht verkehrt. Mitarbeitende sollten unbedingt entsprechende Belege zur Reisekostenabrechnung hinzufügen und bei ihrem Arbeitgeber einreichen.

Kommen bei der Abrechnung digitale Tools wie die SAP Concur mobile App mit ExpenseIT zum Einsatz, geht das sogar direkt von unterwegs. Erstattet der Arbeitgeber die Toilettenkosten, kann dieser die entstandenen Reisekosten – inklusive Toilettengang – als Werbungskosten abrechnen und Geschäftsreisende müssen sich keine weiteren Gedanken machen. Allerdings sind Arbeitgeber gesetzlich nicht verpflichtet, Reisekosten inklusive WC-Gebühren zu erstatten. Geschäftsreisende, deren Arbeitgeber die Ausgaben nicht übernehmen, können die entstandenen Kosten aber über die Einkommenssteuererklärung zurückfordern.

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Für Arbeitnehmende, die angefallene WC-Gebühren beim Finanzamt geltend machen möchten, greift das Konzept der Verpflegungsmehraufwendung. Dabei gibt es Pauschalbeträge: An dem Tag, an dem Geschäftsreisende ihren Wohnort verlassen, um eine Inland-Geschäftsreise anzutreten, beträgt die Pauschale 12 Euro. Sollten sie über Nacht unterwegs sein und auch am darauffolgenden Abend nicht wieder nach Hause zurückkehren, gelten für den zweiten Tag pauschal 24 Euro. Sollte die Geschäftsreise ins Ausland führen, gelten andere Regeln:

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Dank dieser Pauschalbeträge lassen sich die Wert-Bons ganz einfach von der Steuer absetzen. Da sie über den Verpflegungsmehraufwand pauschal absetzbar sind, ist die fehlende Mehrwertsteuer auf den Bons übrigens kein Problem. Ebenso ist es völlig in Ordnung, den Bon für die eigene Verpflegung, also den Kaffee oder Snack an der Tankstelle, privat zu nutzen.

Während die Gesetzeslage um Wert-Bons von gebührenpflichtigen WCs noch nicht abschließend geklärt ist, lohnt es sich sogar im Umgang mit Finanzämtern, den Bon im Kontext zu betrachten. Die Summe (die Nutzung der Toilette kostet einen Euro, die in Form der Bons vollständig zurückerstattet werden) ist so gering, dass Finanzämter meist gar nicht nach den Bons fragen. Selbst wenn das Finanzamt bei besonders hohen Reisekosten Belege anfordert, beschränkt sich das meist auf die rund fünf teuersten Ausgaben – dazu wird der Toilettengang nicht gehören. Wer auf „Nummer Sicher“ gehen möchte, kann seine Bons natürlich dennoch aufheben und sich von Sanifair sogar eine offizielle Quittung ausstellen lassen, denn dazu sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet.

Compliance-Check: Wie werden WC-Gebühren dienstlich verrechnet?

  • Lassen sich die Sanifair Wert-Bons überhaupt als Nachweis geltend machen? Ein klares Jein: Für Arbeitgeber oder die pauschale Absetzung von der Steuer im Zuge des Verpflegungsmehraufwands reichen die Bons völlig aus. Obgleich es höchst unwahrscheinlich ist, dass Finanzämter die Vorlage der Bons verlangen, ist es Geschäftsreisenden dennoch möglich, eine Quittung bei Sanifair anzufragen, die den Ort der Leistung und die Mehrwertsteuer gesondert ausweist.
  • Dürfen Geschäftsreisende den Ein-Euro-Gutschein nur für geschäftliche oder auch für private Einkäufe nutzen? Wenn Geschäftsreisende ihre Reisekosten selbst von der Steuer absetzen, dürfen sie den Gutschein auch für private Einkäufe nutzen. Wird der Beleg beim Arbeitgeber eingereicht, lohnt sich die Rücksprache mit der Buchhaltung.
  • Müssen sie diesen Vorteil wiederum als geldwerten Vorteil in ihrer Steuererklärung angeben? Nein, ein geldwerter Vorteil wird Arbeitnehmenden von ihrem Arbeitgeber für eine dritte Leistung ausgehändigt – dazu gehören etwa Tankgutscheine. Bei Toiletten-Gutscheinen handelt es sich nicht um geldwerte Vorteile, da der Arbeitnehmende das Geschäftsverhältnis mit Sanifair selbst eingeht. Auch in den Freibetrag von 1.080 Euro für geldwerte Vorteile müssen Sanifair-Bons nicht einberechnet werden.
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