Reisekosten-Erstattung nach dem Bundesreisekostengesetz

Im Bundesreisekostengesetz (BRKG) sind die Reisekostenvergütungen für den öffentlichen Dienst geregelt – zum Beispiel für Fahrt- und Flugkosten, das Tagegeld und Wegstreckenentschädigungen. Das Gesetz gilt also für Beamtinnen und Beamte, Richterinnen und Richter sowie Soldatinnen und Soldaten. Die Regelungen des BRKG gelten für Reisen innerhalb Deutschlands.

So viel sei vorab gesagt: Die Regelungen sind komplex. Entsprechend sind automatisierte Lösungen für die Planung, Buchung und Abrechnungen von Dienstreisen im öffentlichen Dienst sehr beliebt. Dienstreisende können sich auf einen unkomplizierten und effizienten Workflow verlassen, während Arbeitgeber Zeit und Kosten sparen.

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Verkehrsmittel: Fahrtkostenerstattung und Wegstreckenentschädigung

Die gute Nachricht: Nachhaltige Reiseoptionen werden vom BRKG ausdrücklich unterstützt, auch wenn die Kosten höher ausfallen können. Dementsprechend soll das Auto eher für kürzere Strecken genutzt werden, für weitere Entfernungen ist zum Beispiel eine Bahnreise vorzuziehen.

• Reisen mit dem Flugzeug oder der Bahn: Reisende sind angehalten, jeweils die niedrigste Reiseklasse – also in der Bahn zum Beispiel die 2. Klasse – zu wählen. Doch für die Regelung gibt es zwei Ausnahmen: Bei Bahnfahrten, die über zwei Stunden dauern, können Reisende im öffentlichen Dienst die nächsthöhere Klasse wählen. Zudem kann im Einzelfall eine höhere Klasse erforderlich sein, zum Beispiel bei körperlichen Einschränkungen.
• Reisen mit dem Auto: Die Wegstreckenentschädigung liegt bei 20 Cent pro Kilometer und gilt bis höchstens 130 Euro. Doch auch hier gibt es Ausnahmen: Erstens kann die oberste Bundesbehörde im Einzelfall die Obergrenze auf 150 Euro festlegen. Zweitens kann bei „erheblichem dienstlichem Interesse“ zur Nutzung eines Kraftfahrzeugs eine Wegstreckenentschädigung von 30 Cent pro Kilometer erstattet werden. Wenn zum Beispiel eine Reise andernfalls nicht stattfinden könnte oder Reisende schweres Gepäck für die Arbeit mitführen müssten, greift diese Ausnahme.
• Weitere Erstattungen und Entschädigungen: Darüber hinaus werden Parkgebühren von bis zu 10 Euro am Tag erstattet. Kommen durch einen Unfall auf Dienstreise Sachschäden zustande, werden diese mit bis zu 350 Euro ersetzt – selbstverständlich unter der Voraussetzung, dass kein Vorsatz und keine grobe Fahrlässigkeit den Schaden verursacht haben.

Welches Verkehrsmittel für eine Dienstreise vorzuziehen ist, hängt stark von den individuellen Umständen ab. Um die Optionen vergleichen zu können, bietet die Lösung für das Reisemanagement Concur Travel eine übersichtliche Buchungsmaske. Behörden und öffentliche Einrichtungen können so sichergehen, dass alle Buchungen vom Hotel bis zum Mietwagen exakt den Reiserichtlinien des Arbeitgebers entsprechen. Wie Sie den gesamten Ablauf – beginnend mit dem rechtskonformen Reiseantrag – digitalisieren, lesen Sie in unserem ausführlichen Ratgeber über digitale Dienstreiseprozesse für den öffentlichen Dienst.

Höhe des Tagegelds nach dem Bundesreisekostengesetz

Das Tagegeld entspricht der gesetzlichen Verpflegungspauschale – also der Erstattung von Ausgaben für Mahlzeiten während einer Dienstreise. Die Höhe des Tagegelds wird wesentlich durch die Dauer der Abwesenheit bestimmt:

• Abwesenheit von mehr als acht Stunden sowie am An- und Abreisetag: 14 Euro pro Tag.
• Abwesenheit von mehr als 24 Stunden: 28 Euro pro Aufenthaltstag.

Erhalten die Reisenden unterwegs eine amtlich unentgeltliche Mahlzeit, wird die Pauschale entsprechend gekürzt: um 20 % für das Frühstück sowie um jeweils 40 % für das Mittag- und Abendessen.

Ab einer Abwesenheit von mehr als 14 Tagen an demselben Ort wird das Tagegeld darüber hinaus um 50 % reduziert. Wenn Reisende am Wochenende in die Heimat fahren, bekommen sie für diese Tage zwar kein Tagegeld, dafür können jedoch Reisebeihilfen greifen.

Höhe des Übernachtungsgelds nach dem Bundesreisekostengesetz

Wer andernorts übernachtet, erhält pauschal 20 Euro Übernachtungsgeld. Bis zu 70 Euro können für eine nachgewiesene Übernachtung (z. B. im Hotel) erstattet werden. Wer darüber liegt, muss einen Notwendigkeitsnachweis erbringen, sofern die Übernachtung nicht bereits über die interne Reisestelle gebucht wurde.

Die Pauschale entfällt außerdem, wenn in der Nacht Dienst geleistet wurde, ein Beförderungsmittel genutzt wurde oder eine amtlich unentgeltliche Unterkunft zur Verfügung stand. Das sogenannte Trennungsgeld erhalten Beschäftigte, die an einen Ort außerhalb ihres Wohnorts abgeordnet werden, um Kosten für eine zusätzliche Wohnung aufzufangen.

Komplexe Regelungen für Dienstreisende sind echte Zeitfresser

Deutlich wird: Für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des öffentlichen Diensts gibt es ein komplexes Regelwerk. Dass für fast jede Bestimmung im Einzelfall eine Ausnahme greift, macht nicht nur die Buchung, sondern auch die Abrechnung einer Reise enorm aufwendig. Für Behörden bedeutet das einen hohen administrativen Aufwand, der die Finanzteams belastet.

Effizienz und Transparenz: Reisekosten automatisch abrechnen

Ist der gesamte Prozess automatisiert, wird die Verwaltung zu einer einfachen Aufgabe. Mit der automatischen Abrechnungslösung Concur Expense werden die wichtigsten Angaben zur Dienstreise direkt aus der Reisebuchung übernommen und die Tagespauschalen automatisch berechnet.

• Belegerfassung von unterwegs: Weitere Reisenebenkosten werden via Smartphone in der mobilen App abfotografiert und digitalisiert. Wie das Tool das manuelle Erstellen von Ausgaben überflüssig macht, erfährst du in unserem operativen ExpenseIt Guide für Endanwender.
• Kilometererfassung: Gefahrene Wegstrecken werden mit der Lösung für Kilometererfassung Drive automatisch berechnet und der Fahrtkostenabrechnung fehlerfrei hinzugefügt.

Aus vielen Buchungen, Einzelposten und Pauschalen wird so eine automatische Dienstreiseabrechnung. Die Finanzteams gewinnen volle Transparenz und behalten den stetigen Kostenüberblick. Dass diese digitale Transformation auch im stark regulierten Gesundheits-, Bildungs- und Sozialsektor reibungslos funktioniert, beweisen führende Einrichtungen in der Praxis:

• Universitätsklinikum Tübingen: Erfahren Sie in der Case Study des Universitätsklinikums Tübingen, wie die Klinik Abrechnungsfehler minimiert und Freiräume für das Personal schafft.
• Diakonie Nord-Nord-Ost: Lesen Sie in der Erfolgsstory der Diakonie Nord-Nord-Ost, wie mobile Prozesse die Verwaltung dezentraler Standorte radikal vereinfachen.

Fazit: Gesetzeskonforme Abrechnung ohne administrativen Overhead

Das Bundesreisekostengesetz sichert eine faire Vergütung, verlangt der Verwaltung durch seine Sonderregelungen aber ein hohes Maß an Präzision ab. Erst durch den Einsatz intelligenter T&E-Plattformen verwandelt sich der Abrechnungsprozess im öffentlichen Dienst von einer fehleranfälligen Zettelwirtschaft in einen transparenten, digitalen und zukunftssicheren Workflow.