Kapitalflussrechnung: Liquidität steuern & sichern

Die Hauptaufgabe einer Kapitalflussrechnung besteht darin, einen Überblick über Ihre Fähigkeit zu geben, Liquidität zu generieren und Ihren Verpflichtungen nachzukommen. In diesem Artikel erklären wir, was eine Kapitalflussrechnung ist, erläutern die Bedeutung des Cashflows, zeigen Ihnen ein Beispiel für das Format einer Kapitalflussrechnung und geben Ihnen einige Tipps zur Verbesserung Ihres Cashflows.

Was bedeutet Cashflow also für Unternehmen? Beginnen wir mit der Definition.

Was ist eine Kapitalflussrechnung?

Der Cashflow ist der Nettosaldo der Barmittel, die zu einem bestimmten Zeitpunkt in das Unternehmen hineinfließen und wieder abfließen. Barmittel fließen ab, wenn Sie Lagerbestände einkaufen. Barmittel fließen zu, wenn Kunden Ihre Produkte kaufen. Obwohl es einfach klingt, kann es recht komplex werden, wenn man all die verschiedenen Kostenpositionen berücksichtigt, die Sie haben, wie z. B. Miete, Nebenkosten, Gehaltsabrechnungen, Bank- und Kreditkartengebühren usw.

Viele Unternehmen erhalten auch nicht für jeden Kauf sofortige Zahlungen. Zahlungsziele und Finanzierungen können Zahlungen über das Kaufdatum hinaus verzögern.

Die Bedeutung einer Kapitalflussrechnung

Der Cashflow kann positiv oder negativ sein. Ein positiver Cashflow bedeutet, dass während Ihres Messzeitraums mehr Geld hereinkommt als abfließt. Das ist gut. Ein negativer Cashflow bedeutet, dass mehr Geld abfließt als hereinkommt. Das kann zu Problemen führen. 

Neben der reinen Existenzsicherung Ihres Unternehmens hilft die Analyse Ihres Cashflows dabei, Perioden mit Liquiditätsengpässen oder -überschüssen zu identifizieren. Dieses Wissen kann Sie bei Ihren Entscheidungen leiten.

Ein Blick auf den historischen Cashflow kann Ihnen helfen, saisonale Schwankungen zu prognostizieren und Rücklagen für schlechte Zeiten zu bilden. Prognosen können Ihnen helfen, bessere Entscheidungen zu treffen. Beispielsweise können Kapitalflussrechnungen Aufschluss darüber geben, ob Sie über ausreichend liquide Mittel verfügen, um neue Investitionen oder Expansionen zu finanzieren, oder ob Sie Anschaffungen finanzieren müssen.

Wenn Sie Ihr Unternehmen in Zukunft verkaufen möchten, ist der Cashflow ein wichtiger Indikator für die finanzielle Gesundheit und wird bei der Unternehmensbewertung herangezogen.

Ein weiterer Bereich, in dem der Cashflow eine Rolle spielt, ist die Compliance. Wenn Sie einen Kredit haben, müssen Sie möglicherweise Kapitalflussrechnungen als Teil der Finanzberichterstattung erstellen und einreichen oder solche Informationen in öffentlichen Meldepflichten für Investoren aufnehmen.

Der Aufbau einer Kapitalflussrechnung

Beispielformate von Kapitalflussrechnungen haben typischerweise drei Hauptabschnitte:

• Cashflow aus der laufenden Geschäftstätigkeit
• Cashflow aus Investitionstätigkeit
• Cashflow aus Finanzierungstätigkeit

Cashflow aus laufender Geschäftstätigkeit

Das operative Geschäft umfasst typischerweise einen Großteil Ihrer Einnahmen und Ausgaben und verfolgt:

• Cash-Zuflüsse: Gezahlte Umsatzerlöse, Zinserträge und alle weiteren generierten Einnahmen
• Cash-Abflüsse: Mitarbeitergehälter, Zahlungen an Lieferanten, Steuern und sonstige Betriebskosten

Cashflow aus Investitionstätigkeit

Hier erfassen wir den Cashflow aus dem Kauf oder Verkauf von Investitionen und Vermögenswerten. Dies kann beinhalten:

• Cash-Zuflüsse: Erlöse aus dem Verkauf von Sachanlagen, Ausrüstung oder Investitionen
• Cash-Abflüsse: Käufe von Anlagevermögen oder Investitionen

Cashflow aus Finanzierungstätigkeit

Auch Finanzierungsaktivitäten müssen berücksichtigt werden, einschließlich Fremd- und Eigenkapital. Zum Beispiel:

• Cash-Zuflüsse: Erlöse aus der Ausgabe von Aktien oder der Aufnahme von Krediten bei Kreditgebern
• Cash-Abflüsse: Darlehensrückzahlungen, Dividendenzahlungen oder Aktienrückkäufe

Arten von Kapitalflussrechnungen

Kapitalflussrechnungen können mit zwei verschiedenen Methoden erstellt werden: der direkten und der indirekten Methode. Die direkte Methode bietet eine transparentere Sicht auf die tatsächlichen Cashflows, während die indirekte Methode Informationen aus der periodengerechten Rechnungslegung verwendet, um den Cashflow zu ermitteln.

Die direkte Methode

Die direkte Methode listet die Cash-Einnahmen und Cash-Ausgaben im Zusammenhang mit den operativen Aktivitäten während des Berichtszeitraums direkt auf. Sie zeigt alle Geldeingänge und Geldausgänge.

Die indirekte Methode

Die indirekte Methode beginnt mit dem Jahresüberschuss aus Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung und passt diesen um nicht-zahlungswirksame Posten an, z. B. indem Ausgaben wie Abschreibungen wieder hinzugerechnet werden. Bei der indirekten Methode passen Sie auch Änderungen an Ihrem Umlaufvermögen an, wie z. B. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen und Lagerbestände.

Strategien zur Verbesserung des Cashflows

Durch die Überwachung Ihrer Kapitalflussrechnung – und einige proaktive Schritte – können Sie Ihren Cashflow verbessern. Einige wichtige Strategien zur Verbesserung des Cashflows sind:

• Bonitätsprüfungen bei Kunden durchführen: Bonitätsprüfungen können helfen, potenzielle Zahlungsverzögerungen zu erkennen und Cashflow-Risiken im Zusammenhang mit verspäteten oder ausbleibenden Zahlungen zu mindern.
• Leasing statt Kauf: Das Leasen von Material, Ausrüstung und Immobilien kann den Cashflow verbessern, indem es Ihnen ermöglicht, in kleinen Raten zu zahlen, anstatt große einmalige Anschaffungen zu tätigen.
• Skonti für vorzeitige Zahlung anbieten: Anreize für Kunden, ihre Rechnungen früher zu bezahlen, können helfen, den Cash-Zufluss zu beschleunigen.
• Bestandsmanagement optimieren: Bewerten und optimieren Sie regelmäßig Ihre Lagerbestände, indem Sie Ladenhüter oder veraltete Produkte eliminieren, um in überschüssigem Lagerbestand gebundenes Kapital freizusetzen.
• Rechnungen umgehend versenden: Eine zeitnahe Rechnungsstellung und klare Zahlungsbedingungen können den schnelleren Einzug von Forderungen erleichtern und den Cashflow verbessern.
• Elektronische Zahlungen nutzen: Der Einsatz elektronischer Zahlungsmethoden und Kreditkarten kann zusätzliche Zeit vor Fälligkeit der Zahlungen verschaffen und den Cashflow vorübergehend verbessern.
• Mit Lieferanten verhandeln: Bessere Konditionen mit Lieferanten aushandeln, wie z. B. Skonti für vorzeitige Zahlungen oder verlängerte Zahlungsziele, kann sich positiv auf den Cashflow auswirken.
• Einkaufsgemeinschaften bilden: Der Zusammenschluss mit anderen Unternehmen zu einer Einkaufsgemeinschaft kann die kollektive Verhandlungsmacht nutzen und Mengenrabatte von Lieferanten sichern, was den Cashflow verbessert.
• Preise anpassen: Eine sorgfältige Bewertung und strategische Preisanpassung kann zu höheren Gewinnmargen und einem verbesserten Cashflow führen.
• Kreditlinien einrichten: Verfügbare Kreditlinien können als Absicherung gegen Liquiditätsengpässe dienen.

Reisekosten- und Spesenmanagement

Im Bereich Reisekosten- und Spesenmanagement kann Automatisierung dazu beitragen, den Berichts- und Erstattungsprozess zu optimieren, um eine schnelle Zahlung zu gewährleisten und gleichzeitig unnötige Kosten zu senken. Spesenmanagement ist eine entscheidende Komponente des Cashflow-Managements. Es wirkt sich direkt auf die Höhe der Liquidität aus, die Sie im Unternehmen behalten.

Firmenkreditkarten nutzen

Um Ihr Reisekosten- und Spesenmanagement effektiver zu gestalten, sollten Sie Firmenkreditkarten in Betracht ziehen. Dies ermöglicht Ihnen eine bessere Kontrolle über die Ausgaben, anstatt sich darauf zu verlassen, dass Mitarbeiter ihre persönlichen Karten verwenden oder bar bezahlen. Sie können Limits für Ausgabenbeträge und -kategorien festlegen oder Zahlungen auf bevorzugte Lieferanten beschränken. Sie können auch Prüfungen (Audits) durchführen, um Betrug vorzubeugen und aufzudecken. Viele Karten bieten zudem Rückvergütungen für Ausgaben.

Spesenprüfungen automatisieren

KI-gestützte Automatisierung kann Ihr Spesenmanagement vereinfachen und optimieren. Regelbasierte Algorithmen können Compliance und Betrug automatisch prüfen.

Digitales Ausgabenmanagement

Führende Unternehmen nutzen digitale Technologien für das Spesen- und Lieferantenrechnungsmanagement, um die Effizienz zu steigern und den Cashflow zu steuern. Dies vereinfacht nicht nur die Erfassung und Verarbeitung Ihrer Ausgaben, sondern reduziert auch den erforderlichen Arbeitsaufwand, was zu direkten Kosteneinsparungen führt. Spitzenunternehmen, die digitale Ausgabenmanagement-Tools einsetzen, verzeichnen durchschnittlich 17 % schnellere Cash-to-Cash-Zyklen.

Cashflow-Management mit SAP Concur

SAP Concur Lösungen bieten die Finanzautomatisierung, die Sie benötigen, um das Cashflow-Management zu vereinfachen. Mit nahezu Echtzeit-Transparenz, Berichterstattung, Nachverfolgung und Transparenz können Sie Ihren Cashflow einfacher und effektiver überwachen und steuern, um bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Nahezu Echtzeit-Transparenz 

Nahezu Echtzeit-Transparenz Ihrer Cashflow-Daten liefert die notwendigen Einblicke für Ausgaben, Kreditorenbuchhaltung und Erstattungen.

Standardberichte für Fortschritt & Produktivität 

Generieren Sie monatlich automatisch Berichte, um Einblicke für Planung, Budgetierung und Prognosen zu erhalten.

Transparenz und Proaktivität 

Erlangen Sie größere Transparenz über Ihren Cashflow für eine proaktive Entscheidungsfindung. SAP Concur Lösungen bieten maßgeschneiderte Dashboards, sodass jede Abteilung auf die relevanten Berichte zugreifen kann, die sie benötigt.

Manuelle Aufgaben reduzieren 

Durch die Automatisierung von Finanzprozessen sparen Teams wöchentlich eine beträchtliche Menge Zeit. Dies summiert sich schnell – auf bis zu 132 Stunden für das Reisekosten- und Spesenmanagement und 122 Stunden für das Rechnungsmanagement. Diese Zeitersparnis reduziert manuelle Aufgaben, indem Ressourcen für höherwertige Tätigkeiten freigesetzt werden.