SAP Concur: Strategische Budgetplanung, Prognosen & Kostenkontrolle

Wie die jüngsten Ereignisse zeigen, ist es für Unternehmen unmöglich, konjunkturelle Schwankungen oder deren Ausmaß immer vorherzusehen. Mit Finanzautomatisierung, KI-gestützten Lösungen und einer klaren Strategie können Organisationen jedoch ihre Finanzprognosen, Kostenkontrolle und Agilität verbessern, um diesen Unwägbarkeiten zu begegnen. Wahrscheinlich brauchen Sie keine Statistiken, um die wirtschaftlichen Verwerfungen seit Anfang 2025 zu erkennen. Sie belegen jedoch das Ausmaß an aktuellen Herausforderungen für Führungskräfte und zeigen, wie wichtig es ist, Wege zu deren Bewältigung zu finden.

• Stand Anfang 2025: 41 % der Finanzverantwortlichen gaben gegenüber SAP Concur an, ihre größte externe Herausforderung seien die sich verschlechternden wirtschaftlichen Bedingungen.
• Zweite Aprilwoche: Angesichts der US-Handelszölle, der Gegenmaßnahmen der betroffenen Länder und der Sorgen um Lieferketten und Inflation erwarteten laut einer Umfrage des Wall Street Journal 57 % der CEOs kleiner Unternehmen eine Verschlechterung der Wirtschaftslage in den folgenden 12 Monaten – ein Anstieg um 43 Prozentpunkte seit Januar.

Kostensenkungen und Prozessoptimierungen im Finanzmanagement

Doch anstatt sofort Kostensenkungsmaßnahmen einzuleiten und die Optimierung von Prozessen und Technologien zu stoppen, ist es für Finanzverantwortliche wichtiger denn je, diese Initiativen fortzuführen, um die Finanzprognosen und andere Funktionen des Ausgabenmanagements zu stärken. Mit einer besseren Ausgabentransparenz lassen sich Möglichkeiten zur Kosteneinsparung ermitteln, Ausgaben besser kontrollieren und Anpassungen leichter vornehmen  – das sind Stärken, die sich ganz unabhängig von der wirtschaftlichen Lage auszahlen.

Wenn die Pandemie irgendetwas Positives gebracht hat, dann besteht das wohl darin, dass wir gelernt haben, uns besser an Veränderungen anzupassen. Natürlich gibt es vieles, das sich unserer Kontrolle entzieht, aber werfen wir den Blick auf einige Dinge, die wir tun können:

• Funktionsübergreifend an der Verbesserung von Prognosen und der Bewältigung konjunktureller Schwankungen arbeiten – inklusive der Optimierung des Ausgabenmanagements, der Präzisierung von Kennzahlen und der strategischen Abstimmung kurz- und langfristiger Budgetziele.
• KI im Finanzwesen nutzen, um in Bereichen wie Reisebuchungen, Beleg- und Rechnungsmanagement sowie Ausgabenprüfung effizienter zu werden und Einblicke zu gewinnen.
• Den Einsatz von SAP-Concur-Lösungen und ‑Services für Ausgabenanträge, Budgets und Datenanalysen in Betracht ziehen, um die Prognosefähigkeiten und somit die Grundlage für eine agile strategische Budgetplanung zu verbessern.

Finanzprognosen verbessern: KI und strategisches Ausgabenmanagement

Eine verbesserte Finanzprognose ist das Ergebnis eines strategischen Ausgabenmanagements, Finanzautomatisierung, Risikomanagement, Rechnungsmanagement, künstlicher Intelligenz (KI) und anderer Hebel zur Verbesserung der Betriebsabläufe und der Agilität. Entdecken Sie Strategien und Denkansätze, die sich teilweise auf unsere CFO-Insights-Studien stützen und die Sie anwenden können, um den wirtschaftlichen Wandel zu meistern:

Stabile Kostenkontrolle durch flexibles Ausgabenmanagement

Es gibt keinen besseren Zeitpunkt für eine konsistente Gestaltung des Ausgabenmanagements als jetzt, um zeitnahe Prognosen und Entscheidungen treffen zu können. Das hilft Ihnen, die Kostenkontrolle zu stärken und die Folgen wirtschaftlicher Instabilität abzumildern. Ist Ihr Ausgabenmanagement in der Lage, sich flexibel auf die wirtschaftlichen Bedingungen einzustellen und dabei die strategischen Ziele des Unternehmens im Blick zu behalten? Können Sie Ihre Ausgabenrichtlinien schnell anpassen und Ihre Beschäftigten davon in Kenntnis setzen? Eine strategische Ausgabenmanagementstrategie und der Einsatz integrierter Lösungen für Geschäftsreisen, Spesen und Abrechnungen optimieren die Benutzererfahrung, verbessern die Compliance und Produktivität, ermöglichen ein besseres Budgetmanagement und stärken die Finanzprognosen und erlauben eine proaktive Steuerung gemäß der übergeordneten Unternehmensstrategie.

KI-gestützte Vorabgenehmigungen für effizientes Ausgabenmanagement

Ausgaben lassen sich am besten kontrollieren, bevor sie entstehen. Ziehen Sie daher ein Tool in Betracht, mit dem Geschäftsreisen und andere Ausgaben vorab beantragt werden müssen. Moderne Lösungen nutzen KI, um Kosten zu schätzen und die Einhaltung von Richtlinien sicherzustellen. So sparen Beschäftigte wertvolle Zeit und das Management erhält einen umfassenden Überblick über die Ausgaben. Durch die Einbindung von Vorabgenehmigungen in Ihre Workflows können Sie genauere Prognosen erstellen, anstatt Ihre ursprünglichen Prognosen nach Eingang der Kostenabrechnungen aktualisieren zu müssen. Dies ist entscheidend, da es Finanzleitern ermöglicht, Ressourcen frühzeitig und zielgerichtet zu allozieren und somit die Einhaltung strategischer Vorgaben besser zu gewährleisten.

Zeit sparen und Kosten senken durch automatisierte Spesenabrechnungen

Wissen Sie, wie viel Zeit Ihr Unternehmen jedes Jahr für das Prüfen von Spesenabrechnungen aufwendet? Oder wie viel Zeit Reisende und Prüfende damit verbringen, Belege manuell zu erfassen und nachzuverfolgen? Oder wie viel Sie zu viel bezahlen, weil die manuelle Erfassung von gefahrenen Kilometern in der Regel 15 % über dem Wert von GPS-gestützten mobilen Apps liegt? Vielleicht ist es an der Zeit, sich die Zahlen anzuschauen. Mit einer besseren Ausgangsbasis können Sie Einsparpotenziale identifizieren, die Budget- und Prognosegenauigkeit verbessern und knappe Ressourcen strategisch optimal einsetzen.

Agilität und Wachstum durch präzise Finanzprognosen

Wirtschaftliche Turbulenzen können einen leicht aus der Bahn werfen. Natürlich müssen Finanzverantwortliche ihre Prognosen schnell anpassen und nach Möglichkeiten zur Kostensenkung suchen. Diese Agilität sollte jedoch den Wachstumsbestrebungen, der Innovation und anderen wohldurchdachten langfristigen Zielen nicht im Weg stehen. Finanzleiter müssen hier die Balance halten und die Ausgaben so steuern, dass sie die strategische Marschrichtung des Unternehmens unterstützen. Natürlich können Sie nicht alle Reisen und Ausgaben streichen, aber Sie können Ihre Beschäftigten dazu bringen, Optionen zu wählen, die den aktuellen und strategischen Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen.

Finanzlösungen für genaue Prognosen und Teamwork

Unsere aktuelle Insights-Umfrage ergab, dass nur wenige CFOs – gerade einmal 9 % – der Meinung sind, dass die Förderung des Wachstums eine Aufgabe ist, die sie gemeinsam mit anderen Führungskräften wahrnehmen sollten. Die Ergebnisse deuten darauf hin, dass es eine umfassendere Zusammenarbeit innerhalb der Führungsetage geben sollte. Kosten- und Technologiemanagement sowie die Verbesserung der Finanzprognosen sind gerade in turbulenten Zeiten wichtige Bereiche für gemeinsames Handeln, um gemeinsam strategische Budgetziele zu erreichen und das Unternehmen zukunftssicher aufzustellen.

Mehrwert durch KI in der Finanzautomatisierung und Prognosen

KI und Prognosen gehören zusammen, genau wie KI und Risikomanagement. Insgesamt liefert KI im Finanzwesen durch die Automatisierung manueller Prozesse und die Verbesserung der Produktivität zunehmend einen Mehrwert, der sich bereits bei der Einführung bemerkbar macht.

Finanzverantwortliche setzen große Erwartungen in KI: 67 % erwarten genauere Prognosen, 65 % bzw. 61 % hoffen auf Effizienzsteigerungen. Hier sind konkrete Beispiele dafür, wie KI-gestützte Lösungen diese Erwartungen erfüllen, indem sie Kosten steuern, Agilität gewährleisten und weitere Vorteile bieten:

• Reisekostenschätzungen werden anhand einfacher Angaben der Beschäftigten erstellt. Das verkürzt die Buchungs- und Genehmigungszeiten enorm, verbessert die Compliance und ermöglicht es Unternehmen, Kosten frühzeitig zu steuern und Prognosen zu erstellen. Dies schafft Transparenz für die strategische Budgetallokation und ermöglicht eine vorausschauende Planung.
• Papierbelege werden von Reisenden einfach durch ein Foto erfasst. Die mobile App extrahiert automatisch wichtige Daten und überträgt sie in eine Reisekostenabrechnung, wodurch die Anzahl der abgelehnten Abrechnungen deutlich sinkt. Durch die schnellere Genehmigung von Abrechnungen können Sie Ihre Prognosen verbessern. Dies liefert präzisere und zeitnahe Daten für die strategische Planung.
• Rechnungen in verschiedenen Formaten werden gescannt, und wichtige Daten werden mithilfe von OCR extrahiert und in Felder eingefügt. Damit erhält das Finanzteam einen besseren Überblick über die Ausgaben und kann so seine Prognosen und das Cashflow-Management verbessern. Diese tiefgreifenden Einblicke sind grundlegend für eine datengestützte strategische Budgetplanung und ermöglichen eine gezielte Steuerung.
• Auditing, Risikomanagement und Betrugserkennung werden effektiver, weil KI weitaus mehr Reisekostenabrechnungen, Belege und Rechnungen in kürzerer Zeit prüfen und gegenprüfen kann als jeder Mensch. Durch ein schnelleres und genaueres Auditing können Sie präzisere Finanzprognosen treffen. Was wiederum die Genauigkeit der strategischen Budgetannahmen erhöht und das Vertrauen in die Finanzdaten stärkt.
• Das Erkennen von Mustern und Verhaltensweisen bei Ihren Ausgaben, im Rechnungsmanagement und in anderen Bereichen kann die Kostenkontrolle, Entscheidungsfindung und Analyse sowie die Prognose verbessern. Dadurch können Finanzleiter proaktiv strategische Anpassungen vornehmen und zukünftige Investitionen planen.

 

CFO-Insights: Umgang mit der neuen wirtschaftlichen Realität

Wie CFOs durch smarte Technologieinvestitionen die wirtschaftlichen Unsicherheiten meistern können.

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SAP Concur: Stabilität und Agilität durch smarte Finanzlösungen

Die Lösungen von SAP Concur wurden entwickelt, um die geschäftliche Stabilität und Agilität in guten wie in schlechten Zeiten zu erhöhen. Mit mehr als drei Jahrzehnten Erfahrung im Geschäftsreisemanagement und über 46.000 Kunden weltweit verfügt SAP Concur über eine Fülle von Informationen, auf die es zurückgreifen kann. Die Kombination von KI und Finanzwesen mag wie eine Neuerung klingen, doch SAP Concur integriert KI seit Jahren zunehmend – und verantwortungsbewusst – in seine Lösungen. Als Marktführer im Geschäftsreisemanagement können wir dank unserer Erfahrung Lösungen entwickeln, die den wechselnden Anforderungen von Unternehmen gerecht werden und Finanzleitern die nötigen Werkzeuge für eine vorausschauende Budgetplanung an die Hand geben.

Tools für bessere Finanzprognosen, Cashflow-Kontrolle & Budgetplanung

Vier Lösungen und Cloud-Services verbessern gezielt die Finanzprognosen und liefern Einblicke und unterstützen Finanzleiter maßgeblich, um Turbulenzen zu meistern.

• Concur Request nutzt KI, um Reisekostenvoranschläge zu erstellen, Ausgabenanträge und Genehmigungen zu automatisieren, die Erfahrung für die Beschäftigten zu vereinfachen und die Ablehnung von Ausgaben zu minimieren. Führungskräfte erhalten ein Tool, mit dem sie die Compliance besser durchsetzen und den Cashflow kontrollieren können, weil sie die Ausgaben von der Planung bis zum Abschluss sehen. Dies ermöglicht es Finanzleitern, geplante Ausgaben frühzeitig auf ihre strategische Relevanz und Budgetkonformität zu prüfen und gegebenenfalls anzupassen, um die Ressourcenallokation optimal zu steuern und Fehlinvestitionen zu vermeiden.
• Budget erfasst Daten aus unseren Lösungen für Reisen, Anträge, Spesen und Rechnungen und zeigt die Ausgaben in einem benutzerfreundlichen Dashboard an. So können Unternehmen Ausgaben vor, während und nach ihrer Entstehung einsehen, was schnelle Anpassungen und genauere Prognosen ermöglicht. Darüber hinaus unterstützt es Finanzleiter bei der Durchführung von Szenarioanalysen und 'What-if'-Modellierungen, um die Auswirkungen unterschiedlicher strategischer Entscheidungen auf das Budget durchzuspielen und vorausschauend für verschiedene Zukunftsszenarien zu planen.
• Intelligence integriert Daten, nutzt interaktive Dashboards mit maßgeschneiderten Einblicken, überwacht Budgets und ermöglicht Unternehmen den Zugriff auf Standardberichtsvorlagen oder die Erstellung individueller Berichte, die ihren Anforderungen entsprechen. Dadurch können sie besser prognostizieren, was auf sie zukommt. Die tiefgreifenden Analysen und Trendauswertungen sind essenziell, um Muster zu erkennen, strategische Investitionsbedarfe abzuleiten und die langfristige Budgetplanung fundiert zu gestalten, indem sie die Ausrichtung auf Unternehmensziele sicherstellen.
• Consultative Intelligence liefert tiefere Einblicke und holt das Maximum aus SAP-Concur-Daten heraus. Bei diesem Service arbeiten unsere Reporting- und Analyseexperten mit Ihnen zusammen, um maßgeschneiderte Berichte, Analysen und Einblicke zu liefern, die den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen und direkt in Ihre strategische Budgetplanung einfließen können, um zukunftsorientierte Entscheidungen zu treffen und die strategische Position des Unternehmens zu stärken.

In guten und stabilen Zeiten können sich Unternehmen vielleicht eine nicht ausreichende Ausgabenkontrolle oder eine nur durchschnittliche Analyse und Budgetierung leisten. Doch angesichts der wirtschaftlichen Unsicherheit und der wachsenden Rezessionsängste besteht akuter Handlungsbedarf. Durch den Einsatz aller verfügbaren Strategien und Lösungen zur Stärkung Ihrer Finanzprognosen steigern Sie auch Ihre Anpassungsfähigkeit und Resilienz.