Vom Finanzverantwortlichen zum Unternehmenslenker

Heute wird erwartet, dass Finanzverantwortliche mit der Einführung intelligenter Prozesse aktiv zum Geschäftserfolg beitragen. Immerhin operieren sie dank Budget-Einblicken am Herzen eines Unternehmens. Selbstverständlich besteht die Erwartung auch, wenn es um Ausgaben rund um Geschäftsreisen geht. Mit 10 Prozent des Budgets ein nicht unerheblicher Posten in Unternehmen. Deshalb sollten Finanzentscheider Möglichkeiten zur Kosteneinsparung erkennen, interne Abläufe beschleunigen sowie Mitarbeiter zur Einhaltung interner Richtlinien anhalten.

Checkliste Reiserichtlinie

Strukturierte Vorlage mit Beispielen für die Erstellung Ihrer eigenen Reiskostenrichtlinie.

 

Soweit das Idealbild. Dass Finanzverantwortliche diese Ziele jedoch nicht ganz so leicht in die Tat umsetzen können, zeigen Befragungen:

  • 81 Prozent fehlt die notwendige Transparenz hinsichtlich Spesen, Reiseaktivitäten und Rechnungen.[1]
  • 7 von 10 sind nicht davon überzeugt, dass Mitarbeiter die Richtlinien für Reisekosten und Spesen immer einhalten.2
  • Erschwert wird das Ganze durch umständliche, manuelle Ausgabenprozesse. Diese bemängeln immerhin 69 Prozent.3

Wie lässt sich das ändern? Wir haben drei Tipps zusammengestellt, mit denen Finanzentscheider die Übersicht über Ausgaben für Geschäftsreisen behalten und zu Unternehmenslenkern werden.

 

1. Ausgaben als Ganzes betrachten

Abrechnungen für An- und Rückreise direkt nach der Buchung an das Accounting weitergeleitet, die Kosten der Unterkunft nach Rückkehr ins Büro übermittelt – aber die Spesen erst kurz vor Geschäftsjahresabschluss eingereicht. Das kann vorkommen.

Rechnen Mitarbeiter mit Reisen verbundene Kosten zu unterschiedlichen Zeitpunkten ab, verlieren Finanzentscheider schnell den Überblick. Den benötigen sie allerdings, um mögliche Einsparungen erkennen oder gegebenenfalls mit Anbietern neu verhandeln zu können.

Mit Lösungen, die alle Daten in einem System bündeln, sind die für eine Geschäftsreise angefallenen Kosten hingegen schnell auf einen Blick ersichtlich. Einen Mehrwert liefern Lösungen insbesondere, wenn sie direkt mit anderen Systemen für die Ressourcenplanung verknüpft sind; für 73 Prozent der Finanzentscheider immerhin der Hauptnutzen eines effektiven Kostenmanagements.

Budgetverantwortliche erhalten so einen vollständigen Überblick über die Ausgaben der Mitarbeiter. In Echtzeit.

 

2. Richtlinien im Auge behalten

Bei der Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen unterliegen Mitarbeiter oftmals Richtlinien. Diese können die Wahl von Verkehrsmitteln und Hotelanbietern, Kostengrenzen und vieles mehr betreffen. Aber kennen Mitarbeiter diese? Wurden die Richtlinien hinreichend kommuniziert? Nicht zuletzt: Halten sich Mitarbeiter auch tatsächlich an die Vorgaben?

Das zu kontrollieren gleicht einer Mammutaufgabe. Zumindest, wenn Finanzverantwortliche hier Informationen individuell nachvollziehen, festhalten und bei Fehlern nachhaken müssen. Integrierte Anwendungen, in denen Reiserichtlinien hinterlegt werden können, automatisieren diese Vorgänge. Mitarbeitern werden so nur Buchungsoptionen angezeigt, die den Richtlinien ihres Unternehmens entsprechen.

 

3. Emanzipieren Sie Mitarbeiter

Mitarbeiter sind die wichtigste Ressource eines jeden Unternehmens. Sie können zudem entscheidend zu einem aktiven Ausgabenmanagement beitragen. Vor allem, wenn sie professionelle Lösungen nutzen können. In dem Fall profitieren sie von

  • bis zu 78 Prozent weniger Zeitaufwand für die Buchung
  • und bis zu 60 Prozent weniger Aufwand für die Spesenabrechnungen.

Die Lösung für ein effizientes Kostenmanagement liegt in flexiblen Tools, die alle mit Geschäftsreisen verbunden Kosten und Buchungen zentral zusammenführen – im Idealfall in Echtzeit. Sind die Lösungen darüber hinaus in das ERP-System eingebunden, haben Finanzentscheider stets den Überblick über Ausgaben.

Concur Travel und Concur Expense bieten Finanzentscheidern stets maximale Transparenz. Sie können auf dieser Basis Entscheidungen treffen, die zum Erfolg des ganzen Unternehmens beitragen.

Weitere hilfreiche Tipps finden Sie in unserer Infografik.

 

[1], 2 „Connecting the Dots on Travel, Expense, and Invoice Spend“, SAP und Studie von Vanson Bourne, 2017.

3 „Elevate Business Performance and Better Manage Spend with Automation”, AMI Partners, 2018.

Loading next article