Pendlerpauschale: Wie Sie Fahrtkosten absetzen können

Fahrtkosten, die für das Pendeln zwischen dem Wohnort und der Arbeit anfallen, können über die sogenannte Pendlerpauschale in der Steuererklärung abgesetzt werden. Doch auch Geschäftsreisen zu anderen Arbeitsorten können geltend gemacht werden – in diesem Fall über die Fahrtkostenabrechnung. Wie errechnen sich die Pauschalen und was gibt es dabei zu beachten?

 

Was ist eine Pendlerpauschale?

Mit der Pendlerpauschale werden die Fahrtkosten für den Weg zur Arbeit („erste Tätigkeitsstätte“ genannt) in der jährlichen Einkommenssteuererklärung über die Werbungskosten abgesetzt. Die Pauschale gilt für alle Verkehrsmittel, also gleichermaßen für das Auto, Bus und Bahn, das Rad oder das Motorrad. Ausgenommen sind lediglich Flugstrecken.

 

Wie hoch ist die Pendlerpauschale 2020 / 2021?

Die Pendlerpauschale beträgt 30 Cent pro Kilometer und gilt für die einfache Wegstrecke. Seit 2021 werden ab dem 21. Kilometer sogar 35 Cent pro Kilometer erstattet.

Die Pauschale kann für jeden vollen Kilometer und jeden Arbeitstag, an dem Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zum Arbeitsplatz gefahren sind, angesetzt werden. So können bei einer Fünf-Tage-Arbeitswoche in der Regel 220 Fahren im Jahr geltend gemacht werden. Belege sind dafür nicht erforderlich, allerdings sind Urlaubs- und Krankheitstage sowie Tage im Homeoffice abzuziehen.

Die Pendlerpauschale ist grundsätzlich auf einen Höchstbetrag von 4.500 Euro gedeckelt. Bei der Anreise mit dem eigenen Auto oder einem zur Nutzung überlassenden Pkw (Dienstwagen) greifen allerdings Sonderregelungen. Höhere Kosten müssen durch Belege nachgewiesen werden.

 

Kilometerpauschale für die Geschäftsreise

Arbeitgeber erstatten auch Kosten, die aus der Nutzung von privaten Fahrzeugen für sonstige Dienstreisen entstehen, per Fahrtkostenabrechnung. Die Abrechnung kann über die tatsächlich angefallenen Kosten – nachzuweisen durch Einzelbelege – oder ebenfalls über eine Kilometerpauschale erfolgen. Andere Beförderungskosten, wie die Fahrt mit dem Firmenwagen, Bahn- oder Taxifahrten aber auch andere Ausgaben während einer Dienstreise, beispielsweise Kosten für Verpflegung oder Geschäftsessen, können mittels einer Reisekostenabrechnung zurückgefordert werden.

 

 

Entfernungen berechnen

Die Pendlerpauschale berechnet sich über die Entfernung des Wohnsitzes zum Arbeitsplatz. Zu deren Bestimmung ist grundsätzlich die kürzeste Straßenverbindung maßgebend – egal, welches Verkehrsmittel zur Anreise genutzt wird. Während diese Entfernung einfach berechnet werden kann, ist es für Geschäftsreisen schon komplizierter. Gerade bei Wegen mit dem privaten Fahrzeug oder bei privaten Umwegen während einer Geschäftsreise ist es schwierig, die geschäftlich zurückgelegten Kilometer exakt zu berechnen. Hier lohnen sich digitale Helfer, die Strecken exakt und völlig automatisiert via GPS-Ortung aufzeichnen. Das erspart Reisenden die lästige, oft fehleranfällige Messung, Zuordnung und Abrechnung der gefahrenen Kilometer. So erstellt Concur Drive basierend auf der automatischen Messung nach jeder Fahrt automatisch einen Entwurf für die Fahrtkostenabrechnung, die dann zur Reisekostenabrechnung hinzugefügt werden kann.

Da Fahrtkosten für Arbeitgeber häufig zu den größten Ausgabeposten gehören, ist eine exakte und transparente Dokumentation der Fahrten sinnvoll. Nicht nur um falsche Erstattungssummen zu vermeiden, sondern auch, um die Compliance sicherzustellen, da die Beantragung von Kilometerkosten richtliniengerecht umgesetzt werden kann.

 

Homeoffice-Pauschale 2020 / 2021

Wer überwiegend im Homeoffice arbeitet, legt den Weg zur Arbeit nur in seltenen Fällen zurück. In der Steuererklärung können über die seit 2020 geltende Homeoffice-Pauschale auch die damit verbundenen Kosten mit fünf Euro am Tag für 120 Tage im Jahr steuerlich gelten gemacht werden. Auch zusätzliche Kosten, die beispielweise durch die Anschaffung von Büroausstattung im Homeoffice entstanden sind, können über die Werbungskosten oder den Arbeitgeber abgerechnet werden. Wichtig ist, dass letztere hier klare Homeoffice-Richtlinien definieren. Denn wie eine SAP-Concur-Studie zeigt, sind sich viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer noch im Unklaren, welche Homeoffice-Kosten sie wie abrechnen können.

Digitale Tools erleichtern im Homeoffice und unterwegs, Ausgaben richtlinienkonform zu planen und zu genehmigen, zu erfassen und zurückzuerstatten. Die SAP-Concur-Lösungen schaffen hier klar definierte, integrierte und transparente Prozesse, die reisenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern genauso wie den Finanzteams die Arbeit erleichtern.

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