Audit-Serie: Warum Sie prüfen sollten (3)

Die Prüfung von Reisekostenabrechnungen hat in Ihrem Unternehmen nicht immer erste Prio und das Thema Auditierung wirft viele Fragen auf – zumal es je nach Branche, Unternehmensphilosophie und -kultur sehr unterschiedlich angegangen werden kann?

Mit unserer Serie zum Thema Auditierung möchten wir Ihnen Einblicke in Best Practices geben und zwar in den Bereichen:

  • Auditierungszeitpunkt: Wann sollte das Audit stattfinden?
  • Auditierungsgegenstände: Was sollte geprüft werden?
  • Auditierungsgründe: Warum sollten Sie ein Audit durchführen?

 

Teil 3: Warum Sie prüfen sollten (3)

Machen wir uns nichts vor: Audits sind häufig zeitaufwändig und deshalb sehr personal- und kostenintensiv, aber sie sind auch ein wichtiges Kontrollinstrument, um Betrugsfälle zu identifizieren und zu vermeiden.

Wir haben Gründe zusammengefasst, warum Sie ihre Reisekostenabrechnungen auditieren sollten, und geben Tipps, wie Sie den Prozess effizienter gestalten:

 

Warum sollte geprüft werden?

Durch eine Auditierung kann Ihre Richtlinienkonformität verbessert werden. Außerdem können Kosten genauer kontrolliert und somit Budgetüberschreitungen vermieden werden. Da bei Richtlinienverstößen eine Nulltoleranzgrenze herrschen sollte, können Sie unrechtmäßige Ausgaben sofort ermitteln und ansprechen.

Auch tragen Audits zur Risikominderung bei, denn die Nichteinhaltung von Gesetzen, wie dem Antikorruptionsgesetz, kann weitreichende Folgen für ein Unternehmen haben.

 

Individualität herrscht auch beim Audit

Fakt ist: Jedes Unternehmen ist anders. Deswegen muss auch der Auditprozess an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. Zusammen mit unseren Kunden haben wir daher individuelle Ansätze zur Prüfung entwickelt. Zum Beispiel prüft einer unserer Kunden alle Ausgaben, die an Wochenenden getätigt werden. Ein anderes globales Unternehmen nutzt ein Programm, das automatisch meldet, wenn bei Mitarbeitern Unregelmäßigkeiten in Zusammenhang mit der Nutzung der Unternehmenskreditkarte auftreten.

 

Unsere Best-Practice-Empfehlungen für Sie

  1. Verfolgen Sie einen dreigleisigen Ansatz bestehend aus Reporting, Konfiguration und Audit.
  2. Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig daran, Ihre Reisekostenabrechnungen fristgerecht einzureichen.
  3. Nehmen Sie Daten genau unter die Lupe. Idealerweise fordern Sie dazu drei Nachweise für jede Ausgabe ein und prüfen diese auf Übereinstimmungen: Kreditkartendaten, Beleg und Reiseplan. Unsere Software vereinfacht Ihnen diesen Vorgang mit der Einspeisung der E-Beleg- und Kreditkartendaten.
  4. Entscheidend für den Erfolg ist zudem die Kommunikation mit den Mitarbeitern. Machen Sie die Reisekostenrichtlinien und das Auditprogramm unter Ihren Mitarbeitern bekannt, damit alle wissen, welche Vorschriften wie einzuhalten sind.

 

Unsere Erfahrung zeigt außerdem: Audits funktionieren

Durch eine professionelle Auditierung können Geschäftsreise- und Verwaltungskosten gravierend gesenkt werden. Mit SAP Concur können Sie die optimale Auditmethode für Ihre persönlichen Bedürfnisse zusammenstellen und so langfristig eine Verbesserung im Geschäftsreisemanagement erzielen.

 

Weitere Informationen zum Thema Audit

Unser eBook ”Best Practices für die Auditierung von Reisekostenabrechnungen“ gibt einen Einblick über den gesamten Auditierungsprozess. Das Prüfen Ihrer Abrechnungen können Sie auch an uns auslagern. Dieses Video gibt Ihnen einen Einblick hinter die Kulissen unseres Auditteams. 

Teil 1 und Teil 2 unserer Audit-Serie finden Sie in unserem Newsroom.

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