Gute Gründe für den Wechsel in die Cloud

Die Digitalisierung verändert Geschäftsreisen grundlegend. Haben Sie vielleicht schon selbst einmal Apps und Dienste wie MyTaxi, AirBnB oder car2go dem klassischen Taxi oder Hotel vorgezogen? Viele Reisende jedenfalls buchen ihre Flüge über das Smartphone und lassen sich die Hotelrechnung per E-Mail zuschicken. Der Grund liegt nahe: Es ist einfacher und schneller und man kann die Buchungen überall und jederzeit vornehmen. Klassischen On-Premises-Lösungen, die sich nur am Arbeitsplatz nutzen lassen, fehlt es dagegen an Benutzerfreundlichkeit und Wahlmöglichkeiten.

SAP Travel Management On-Premise & SAP Concur: Strategie & Funktionen

Die Geschäftsreisemanagement-Tools SAP Travel Management On-Premise und SAP Concur: Was unterscheidet sie? Welches ist heute und in Zukunft die beste Lösung für Ihr Unternehmen? Und was kommt bei einem Wechsel von der On-Premise Lösung in die Cloud auf Sie zu? Unsere Experten haben diese und weitere Fragen beantwortet.

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Was ist die Cloud?

Zeit also, dass diese Arbeitserleichterungen Einzug ins Arbeitsleben halten. Wir geben Ihnen gute Gründe für die Cloud an die Hand, Ihre On-Premise-Lösung hinter sich zu lassen und auf unsere cloudbasierten Lösungen für das Geschäftsreisemanagement umzusteigen.

Die Lücke schließen

Unternehmen sind gefragt, Flexibilität und Mobilität zu liefern, wenn sie auch zukünftig für die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter sorgen und gleichzeitig die Kontrolle über Kosten, Compliance und eine moderne IT-Landschaft sicherstellen wollen. Wer die Chancen des digitalen Wandels ergreift, kann die Lücke zwischen den Bedürfnissen der Reisenden und denen des eigenen Unternehmens schließen und so dazu beitragen, dass Unternehmensrichtlinien besser eingehalten werden. Zudem erhalten Unternehmen unmittelbare Erkenntnisse über die Buchungsgewohnheiten ihrer Mitarbeiter, die dazu beitragen, Reiserichtlinien anwenderfreundlicher aufzusetzen, bessere Raten mit Dienstleistern zu verhandeln und ein auf die Anwender zugeschnittenes  Reisekostenmanagement ermöglichen.

Integration in Ihr bestehendes SAP-Umfeld

Ein weiterer Vorteil: Concur lässt sich vollständig in Ihr bestehendes SAP-Umfeld integrieren. In einer Welt, in der Daten extrem wichtig sind, setzt Concur auf die Cloud, um Reise- und reisekostenrelevante Daten aus verschiedenen Quellen zusammenzutragen, um so volle Transparenz zu schaffen. Das Zusammenspiel mit SAP-System wie SAP ERP, SAP S/4HANA und SAP S/4 HANA Cloud sowie SAP Sucess Factors Employee Central läuft über nativ integrierte Schnittstellen, die den Datenaustausch zwischen Concur und SAP-Systemen sicher und fehlerresistent machen. Das macht es zudem möglich, Mitarbeitern schneller ihre Kosten zu erstatten.

Gesamtbetriebskosten senken

Ganzheitlich betrachtet ist eine Cloud-Lösung günstiger als eine traditionelle On-Premises-Lösung. Einmal installiert, gehen viele Kunden davon aus, dass ihre On-Premises-Lösung quasi kostenfrei ist. Mit dieser Annahme liegen sie jedoch falsch: Es fallen laufende Serverkosten an sowie Zeit und Ressourcen für Wartung, Administration und Updates. Cloud-Lösungen wie die von Concur hingegen werden von Drittanbietern gehostet und verwaltet und benötigen lediglich einen Browser, um jederzeit und von überall genutzt zu werden. Leistungen wie regelmäßige Aktualisierungen sind Teil der Lösung. Updates, Fixes und neue Funktionen werden in der Regel über Nacht eingespielt ohne, dass der Nutzer es merkt und von seiner Arbeit abgehalten wird. Das reduziert die laufenden Kosten und vereinfacht Prozesse im Unternehmen.

Mitarbeiter sind zufrieden – und halten sich an Vorgaben

Sind Sie sicher, dass Ihre reisenden Mitarbeiter die Reiserichtlinien kennen und voll beherzigen? Unsere Vermutung ist: Auf die meisten trifft das zu, aber nicht auf alle. Und kann man es ihnen verdenken? Ihre Kollegen wollen sich auf ihren Kundentermin oder eine wichtige Veranstaltung vorbereiten – und sich bei der Recherche nicht auch noch fragen müssen, ob das Hotel oder die Buchungsklasse im Flieger den Reiserichtlinien entspricht. Auch hier kann eine Cloud-Lösung helfen. Zum Beispiel indem unsere Buchungslösung Concur Travel nur Suchergebnisse liefert, die den Unternehmensrichtlinien entsprechen – oder indem davon abweichende Optionen klar gekennzeichnet werden. Das schont die Nerven der Buchenden, wie auch der Prüfer.

Finanzabteilungen erhalten den vollen Überblick

Ungenügende Ausgabenkontrolle, Verzugsgebühren, unvollständige Finanzdaten sowie langsame Datenverarbeitung, Transaktionen und Zahlungen – das sind die Herausforderungen, vor denen viele Finanzabteilungen mit einer On-Premises-Lösung stehen. Der Grund: Die Finanzabteilung erfährt von den Ausgaben auf Reisen erst, wenn die Abrechnung abgegeben wird. Und dann startet häufig ein Korrektur-Ping-Pong, der die Auszahlung verzögert (von der vergeudeten Zeit aller Parteien ganz zu schweigen). Mit der End-to-End-Integration von SAP und Concur ist der Finanzverantwortliche bereits ab der Buchung über anfallende Kosten informiert. Manuelle Dateneingaben und damit einhergehende potentielle Fehlerquellen über mehrere Systeme entfallen. So lassen sich Reisekostenabrechnungen schnell, einfach und präzise bearbeiten. Und man hat alle Informationen in seinem SAP Finanzssystem parat.

Wechsel in die Cloud

Haben Sie Fragen zum Umzug in die Cloud? Dann sprechen Sie uns an.

Und hier finden Sie ein Best Practice zur Umsetzung der Cloud-Strategie.