Geschäftsreisemanagement

Wie sich Travel Manager als Experten positionieren

SAP Concur |

Die Arbeit der Travel Manager hat sich in den letzten Jahren zunehmend verändert und ist deutlich komplexer geworden. Während das Travel Management früher im Bereich Unterhaltung und Freizeitaktivitäten angesiedelt war, ist mit Geschäftsreisen heute in vielen Unternehmen ein großer Ausgabenblock verbunden, den es zu managen gilt.

Neben den Kosten ist es vor allem eine Reihe von Prozessen, über die das Geschäftsreisemanagement den Überblick behalten muss. Gleichzeitig steigen die Ansprüche der Geschäftsreisenden stetig. Nur wenn Abläufe sauber aufgesetzt und auf die Anforderungen der Geschäftsreisen abgestimmt sind, können Mitarbeiter ihre Zeit während der Reise effektiv nutzen und sich auf das Wesentliche konzentrieren.

Diese Komplexität ist vielen unternehmensinternen Stakeholdern nicht bewusst, weshalb die Relevanz des Aufgabenbereichs oft verkannt wird. Die  Anforderungen sind gestiegen und komplexer geworden, aber das Bild des Unterhaltungs- und Freizeitmanagers herrscht weiter vor.

Wie können Travel Manager ihre Rolle im Unternehmen stärken?

In diesem Webinar haben hochkarätige Travel Management-Experten fünf Strategien diskutiert, wie Travel Manager ihre Position im Unternehmen stärken, sich das Leben vereinfachen und langfristig mehr erreichen - zum Beispiel durch die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen.

5 Wege für Travel Manager, ihre Position zu stärken

Travel Manager müssen sich in ihren Unternehmen daher klar als Experten positionieren und ein Netzwerk aufbauen und pflegen. Das Factsheet zeigt 5 Wege auf, die Position des Travel Managers und Geschäftsreiseverantwortlichen im Unternehmen zu stärken.

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Vernetzung: Partnerschaft mit angrenzenden Abteilungen

Viele inhaltliche Anknüpfungspunkte hat das Geschäftsreisemanagement sicherlich zur HR-Abteilung. Schließlich werden die eigenen Mitarbeiter in die Welt entsandt und das Unternehmen steht in der Fürsorgepflicht. Eine enge Abstimmung zwischen beiden Bereichen ist daher enorm wichtig – auch wenn es um die Entwicklung von Reiserichtlinien geht. Hier profitieren beide Seiten von einer wertschöpfenden Zusammenarbeit: Der Travel Manager stärkt seine Position und die HR-Abteilung schafft beispielsweise Anreize für Bewerber. Wird außerdem der Betriebsrat in den Prozess miteingebunden, schafft das Klarheit und fördert die interne Akzeptanz des Reisemanagements.

Durch Geschäftsreisen entsteht ein nicht unerheblicher Kostenblock. Viele Unternehmen sind heute zudem international tätig, was die Zahl der Geschäftsreisen ansteigen lässt. Wo es unterschiedliche Pauschalen oder allein schon Mehrwertsteuersätze zu berücksichtigen gilt, wird auch die Reisekostenabrechnung zunehmend komplexer. Davon sind verschiedene Abteilungen betroffen: Die Finanzabteilung benötigt akkurate Daten, die möglichst in Echtzeit zur Verfügung stehen sollen und einzelnen Geschäftsbereichen zugeordnet werden müssen. Die IT ist bestrebt, diese über eine überschaubare und integrierte Systemlandschaft ohne Brüche zur Verfügung zu stellen. Travel Manager legen Wert auf lückenlose Prozesse und funktionale Schnittstellen. Indem sie die Zusammenarbeit orchestrieren, stellen sie ihre Expertenposition heraus.

Die wichtigsten Stakeholder sind aber die Geschäftsreisenden selbst, denn sie sind von all diesen Prozessen und Lösungen direkt betroffen. Ihnen ist wichtig, dass sich die Reisekostenabrechnung einfach schreibt, sie zügig eine Rückerstattung der angefallen Kosten erhalten und wissen, an wen sie sich bei Problemen wenden können. Im Travel Manager sollten sie daher einen kompetenten Ansprechpartner finden, der ihre Anliegen ernst nimmt, dem sie vertrauen können und der ihnen eine reibungslose Geschäftsreise ermöglicht. Hier gilt es die richtige Balance aus persönlicher Betreuung und der Unterstützung durch spezialisierte Partner zu finden.

Schnittstelle Geschäftsreisemanagement

Die Verknüpfung zu den einzelnen Fachabteilungen zeigt: Der Travel Manager bildet die Schnittstelle zu allen Fragen rund um das Thema Geschäftsreise und bündelt das erforderliche Experten-Know-How. In Detailfragen, wie beispielweise dem Steuerrecht benötigt der Travel Manager jedoch die Expertise aus den entsprechenden Unternehmensbereichen.

An dieser Stelle kommt die Automatisierung ins Spiel: Moderne Lösungen für das Geschäftsreisemanagement helfen dabei, den Travel Manager zu entlasten. Er kann sich stattdessen auf die Optimierung der Prozesse konzentrieren und sich Zeit für die Abstimmung mit Abteilungen und Geschäftsreisenden nehmen.

Hier sollte der Travel Manager auch die Möglichkeiten eines erweiterten Partnerökosystems nutzen: Langfristige Partnerschaften mit Dienstleistern sind der Schlüssel zum Erfolg. Mit diesem Management-Ökosystem ist der Travel Manager optimal aufgestellt, um seinen komplexen Aufgabenbereich zu managen, die Anforderungen der Stakeholder zu erfüllen und sich damit als Experte im Unternehmen zu positionieren.  

Weitere Informationen für Travel Manager

  • Concur TripLink: Führen Sie Direktbuchungen zurück ins System und verschaffen Sie sich einen besseren Überblick über die Reiseausgaben. 
  • Concur Request: Vereinfachen und beschleunigen Sie Anfragen und Genehmigungen, fördern Sie die Einhaltung von Richtlinien und übernehmen Sie die Kontrolle über die Unternehmensausgaben.
  • Partner-Netzwerk: Verbinden Sie sich mit unserem Partnernetzwerk, um die Einhaltung von Richtlinien zu fördern, Ausgaben zu kontrollieren und den Reisenden eine nahtloses Buchungserlebnis zu bieten.
  • TripIt Pro: Buchen Sie Reisen, verfolgen Sie Änderungen an der Reiseroute, rufen Sie Reiseinformationen ab und teilen Sie Reisepläne von unterwegs.
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