Ungenutzte Flugtickets: So sparen Unternehmen bares Geld

Ungenutzte Flugtickets – das klingt nach einem unwichtigen Detail bei der Verwaltung von Geschäftsreisen. Doch mit einer durchdachten Strategie und den richtigen Tools lässt sich aus dieser vermeintlichen Kleinigkeit eine Menge herausholen. Sie können damit Ihre Margen schützen, die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden verbessern und vor allem unangenehme Probleme vermeiden.

Warum ungenutzte Flugtickets Ihre Aufmerksamkeit verdienen:

An ungenutzten Flugtickets kommt kaum ein Unternehmen vorbei. Branchenstudien zeigen, dass Unternehmen bis zu 10 % ihres jährlichen Reisebudgets durch ungenutzte Tickets verlieren. Der Umgang mit Tickets und Ticketänderungen kann für Mitarbeitende eine echte Belastung sein. Ohne eine klar definierte Richtlinie für den Umgang mit Tickets – und die richtige unterstützende Technologie – entstehen schnell Verwirrung und Frust. Tickets, die noch gebraucht werden könnten, verfallen so möglicherweise ungenutzt.

Ungenutzte Flugtickets: Die häufigsten Szenarien

Um dieses Problem besser zu veranschaulichen, betrachten wir zunächst die häufigsten Szenarien im Ticketmanagement, mit denen Unternehmen konfrontiert sind.

Szenario 1: Fluggesellschaft storniert – was tun?

Der erste Fall ist eine Stornierung aufgrund von Umständen seitens der Fluggesellschaft, beispielsweise schlechtes Wetter, Streiks oder Wartungsprobleme am Flugzeug. Fluggesellschaften können aus all diesen Gründen Flüge stornieren und sind dann dazu verpflichtet, Rückerstattungen zu leisten. Reisende haben Anspruch auf einen Ersatzflug oder eine andere Entschädigung. Da dies häufig vorkommt, sollten Ihre Reisenden wissen, was in einer solchen Situation zu tun ist. Am besten wäre also ein Plan, der es jemandem ermöglicht, schnell einzugreifen und bei Bedarf Unterstützung zu leisten. Idealerweise ist das die Person, die die Geschäftsreisen verwaltet.

Szenario 2: Stornierung durch das Unternehmen

Das nächste Szenario betrifft Änderungen in Ihrem Unternehmen. Vielleicht wurde ein Meeting abgesagt oder Mitarbeitende haben das Unternehmen zwischenzeitlich verlassen. Diese Situation kann schwieriger sein und erfordert möglicherweise eine sorgfältigere Verwaltung von Fluggutschriften oder Rückerstattungen. Unternehmen müssen oft schnell handeln, um potenzielle Verluste zu minimieren. Eine transparente und vollständige Dokumentation ist dabei entscheidend. Gute persönliche Beziehungen zu den Fluggesellschaften können ebenfalls hilfreich sein, damit Sie nicht online nach "Wie storniert man ein ungenutztes Flugticket?" suchen müssen, wenn es soweit ist.

10 Tipps: Flugticketmanagement für Unternehmen

Es gibt einige Maßnahmen, mit denen Sie für eine effektive Verwaltung von Tickets sorgen können:

Vorankündigungspflicht einführen

Führen Sie zunächst eine „Vorankündigungspflicht“ für alle Tickets ein, die möglicherweise ungenutzt bleiben. Mit regelmäßigen Reiseüberprüfungen bleiben Sie darüber hinaus über Änderungen an Reiseplänen auf dem Laufenden.

Detaillierte Dokumentation führen

Die Dokumentation ist entscheidend, deshalb sollten Sie detaillierte Protokolle über alle Änderungsanfragen führen und so dafür sorgen, dass die Ablaufdaten der Tickets kontinuierlich verfolgt werden. Es ist auch sinnvoll, die gesamte Kommunikation mit Fluggesellschaften in einem zentralen und zugänglichen Archiv zu dokumentieren.

Richtige Tools für Mitarbeiter

Die Mitarbeitenden benötigen außerdem die richtigen Tools, damit alles reibungslos läuft. Mit klaren Änderungsverfahren für verschiedene Szenarien und einem einfachen Zugang zu Support können Probleme vermieden werden. Eine gute, regelmäßige Schulung der Mitarbeitenden zu den Regeln für Ticketänderungen ist ebenfalls wichtig. Unternehmen sollten außerdem Ersatzreisemöglichkeiten für kritische Fälle vorhalten und für klare Kommunikationskanäle sorgen, einschließlich Notfallprotokollen.

Schnelle Rückerstattung beantragen

Um bei Flugausfällen Geld zurückzubekommen, ist es unerlässlich, schnell eine Rückerstattung zu beantragen. Dafür müssen Sie die Rückerstattungsfristen der Fluggesellschaften kennen. Das Gleiche gilt für Fluggutschriften, die ein Ablaufdatum haben. Behalten Sie diese Informationen im Blick, um unwiederbringliche Verluste zu vermeiden.

Tickets steuerlich dokumentieren

Falls Tickets nicht erstattet werden können, dokumentieren Sie sie für steuerliche Zwecke. Pflegen Sie freundliche und professionelle Beziehungen zu Fluggesellschaften – so können Sie manchmal günstige Konditionen bekommen und Ihnen ist im Fall von auftauchenden Problemen zumindest ein offenes Ohr sicher.

Stornierungsverfahren festlegen

Es sollten auch Stornierungsverfahren festgelegt werden. Dazu gehören die Kenntnis der Fristen für Stornierungsmitteilungen, klar definierte Entscheidungshierarchien sowie Dokumentationsanforderungen und Notfallrichtlinien.

Flexible Tarife bevorzugen

Unternehmen sollten nach Möglichkeit flexible Tarife bevorzugen – das kann Geld und Ärger sparen. Prüfen Sie dafür, was erstattungsfähig ist und was nicht, erstellen Sie Richtlinien für späte Buchungen und legen Sie einen definierten Genehmigungsprozess für jede Buchungsart fest.

Abläufe für Personalwechsel

Es ist auch sinnvoll, feste Abläufe für den Umgang mit Personalwechseln zu entwickeln (wenn eine Person ersetzt wird und eine andere stattdessen fliegen muss, ist eine Namensänderung erforderlich). Die Richtlinien für die Übertragung von Tickets sollten befolgt werden und Verfahren für die Namensänderungen mit Fluggesellschaften bekannt sein. Wenn Gebühren für Namensänderungen anfallen, sollten diese sorgfältig dokumentiert werden.

Gutschriften optimal nutzen

Etablieren Sie ein System, um nicht genutzte Flugticketrückerstattungen auf zukünftige Reisen anzuwenden und den Wert dieser Gutschriften zu maximieren. Achten Sie dabei genau auf die Ablaufdaten der Gutschriften.

Reisemanagement nutzen

Schließlich kann auch die Zusammenarbeit mit einem Reisemanagementunternehmen (TMC) oder die Nutzung eines Firmenkartenprogramms hilfreich sein. Firmenkartenprogramme können dabei helfen, gekaufte Tickets zu verfolgen, ein TMC unterstützt Sie dabei, ungenutzte Tickets und Möglichkeiten für Gutschriften oder Rückerstattungen zu identifizieren.

Technologie: Bessere Ticketverwaltung für Unternehmen

Der Versuch, Tickets manuell zu verfolgen, bereitet Verantwortlichen in Unternehmen oft große Kopfschmerzen. Im Fall einer kritischen Reisemasse können diese Aufgaben zu einer echten Belastung werden. Wenn Sie versuchen, alles selbst zu erledigen, verpassen Sie Rückerstattungsfristen und -möglichkeiten, Sie können Probleme wie Namensänderungen nicht effektiv lösen und verstoßen möglicherweise auch noch gegen Vorschriften.

Auch die Mitarbeitenden leiden unter der Unsicherheit beim Reisen und den chaotischen Abläufen. Die richtige Technologie hilft bei der Rückerstattung, der Einhaltung von Vorschriften sowie bei Verwaltungskosten – denn sie reduziert manuelle und chaotische Prozesse. Obendrein kann sie die Arbeit der Mitarbeitenden erleichtern und zu einer stärkeren Sorgfaltspflicht beitragen.

SAP Concur-Lösungen sind die Antwort auf diese Probleme. Die umfassende Reise- und Kostenmanagement-Plattform von SAP Concur vereinfacht das Flugticketmanagement und trägt zu einer besseren Verwaltung bei.

Ihr nächster Schritt: Effizientes Reisemanagement

Gutes Reisemanagement bedeutet, finanziell solide zu bleiben und gleichzeitig den Mitarbeitenden mehr Klarheit zu vermitteln. Der Einsatz eines innovativen Systems wie die SAP-Concur-Lösungen sorgt dafür, dass alle von der Automatisierung profitieren. Mitarbeitende erhalten die richtige Unterstützung und die Administratoren haben Zugriff auf genau die Tools und Analysen, die sie brauchen.

Durch die Umsetzung dieser Strategien und den Einsatz von Technologie können Unternehmen endlich die Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden mit Kosteneffizienz in Einklang bringen, ihrer Fürsorgepflicht nachkommen und ein robustes und nachhaltiges Geschäftsreiseprogramm aufbauen, das für alle funktioniert.

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