Unternehmensausgaben kontrollieren
Flugstornierung & Ticket-Rückerstattung
Ungenutzte Flugtickets klingen im ersten Moment nach einem unbedeutenden Detail bei der Verwaltung von Geschäftsreisen. Doch mit einer durchdachten kaufmännischen Strategie und den passenden digitalen Tools lässt sich aus dieser vermeintlichen Kleinigkeit erhebliches Einsparpotenzial herausholen. Unternehmen schützen damit ihre Margen, senken die Prozesskosten im Controlling und verhindern, dass bereits bezahlte Budgets ungenutzt verfallen.
Branchenstudien belegen, dass Unternehmen ohne ein systematisches Ticketmanagement bis zu 10 % ihres jährlichen Reisebudgets durch ungenutzte Flugcoupons und verfallene Fluggutschriften verlieren. Ohne eine klar definierte Reisekostenrichtlinie und die richtige unterstützende Software entstehen im operativen Reisemanagement schnell Intransparenzen, durch die stornierte Tickets schlicht in Vergessenheit geraten.
Verfallene Ticket-Guthaben im Controlling
Um das finanzielle Schadenspotenzial zu minimieren, muss das Controlling die zwei häufigsten Stornierungsszenarien im kaufmännischen Reisemanagement trennscharf abbilden:
- Annullierung durch die Fluggesellschaft: Erfolgt die Flugstornierung aufgrund von Streiks, Unwettern oder technischen Defekten seitens der Airline, ist die Fluggesellschaft gesetzlich zur vollständigen Rückerstattung verpflichtet. Reisende haben Anspruch auf Ersatzbeförderung oder die Auszahlung des Ticketpreises. Hier muss das Unternehmen zentrale Prozesse definieren, damit diese Rückzahlungen nachweisbar auf den Firmenkonten eingehen.
- Stornierung durch das Unternehmen: Wird ein Businesstrip aufgrund von Terminverschiebungen, abgesagten Meetings oder einem kurzfristigen Personalwechsel hinfällig, ist das Ticketmanagement komplexer. Hier gilt es, Fluggutschriften (Unused Tickets) lückenlos zu dokumentieren, um den finanziellen Verlust durch das Einhalten von Fristen so gering wie möglich zu halten.
Flugticketmanagement: 5 kaufmännische Tipps
Die effektive Verwaltung und finanzielle Verwertung stornierter Flüge erfordert im Controlling standardisierte Workflows statt manueller Zettelwirtschaft:
- Einführung flexibler Businesstarife: Bevorzugen Sie bei der Buchung nach Möglichkeit flexible Raten. Der scheinbar höhere Anschaffungspreis amortisiert sich im Mittelstand rasch, da zeitnahe Stornierungen und Namensänderungen bei Personalwechseln ohne hohe Strafgebühren abgewickelt werden können.
- Lückenlose Fristenüberwachung: Detaillierte Protokolle und digitale Fristenkalender sind unerlässlich. Fluggutschriften und Erstattungsansprüche besitzen starre Ablaufdaten. Werden diese Rückerstattungsfristen der Airlines versäumt, ist das Kapital unwiederbringlich verloren.
- Systematisches Gutschriften-Recycling: Etablieren Sie ein zentrales System, um offene Ticket-Rückerstattungen und Guthaben automatisch auf zukünftige Flugbuchungen desselben Mitarbeiters anzuwenden, um den kaufmännischen Wert der Bestände zu maximieren.
- Steuerliche Dokumentation von Ausfällen: Können Flugtickets aus Tarifgründen absolut nicht erstattet oder umgebucht werden, müssen die Belege lückenlos für steuerliche Zwecke als Betriebsausgabe dokumentiert und abgeschrieben werden.
- Zusammenarbeit mit TMCs: Die strategische Kooperation mit einem Reisemanagementunternehmen (TMC) oder die Nutzung standardisierter Firmenkartenprogramme erleichtert das Tracking gekaufter Tickets und hilft dabei, ungenutzte Flugcoupons im Firmennetzwerk transparent zu identifizieren.
Automatisches Ticket-Tracking mit SAP Concur
Der Versuch, ungenutzte Flugtickets, Namensänderungen und Erstattungsfristen manuell über Excel-Tabellen zu überwachen, bereitet Finanzabteilungen ab einer kritischen Reisemasse massive Kopfschmerzen. Manuelle Prozesse sind fehleranfällig, chaotisch und führen unweigerlich dazu, dass Rückerstattungsmöglichkeiten ungenutzt verstreichen.
Die umfassende Reise- und Kostenmanagement-Plattform von SAP Concur bietet die technologische Antwort auf diese Intransparenzen. Durch die vollständige Automatisierung des Ticketmanagements profitieren Reisende und Administratoren gleichermaßen von intelligenten Analysen. Das System erfasst stornierte Buchungen im Hintergrund, überwacht Ablaufdaten und sorgt dafür, dass offene Guthaben direkt bei der nächsten Flugbuchung vorgeschlagen werden . So bringen Sie die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter mit maximaler Kosteneffizienz in Einklang.
