Agentic AI: Wie KI-Agenten Spesen und Reisen automatisieren

Wenn Ihre Mitarbeitenden es lieben, Geschäftsreisen zu buchen, Offsite-Meetings zu planen, Spesenabrechnungen zusammenzustellen oder für diese Aufgaben gerne ihre eigentliche Arbeit unterbrechen, brauchen Sie vermutlich keine Intervention. Für alle anderen Unternehmen gibt es jetzt den neuesten Durchbruch in der künstlichen Intelligenz: Agentic AI (agentenbasierte KI). Sie kann administrative Routineaufgaben und lästige Pflichten eigeninitiativ planen, orchestrieren und ausführen – und das bei maximaler Effizienz und deutlich weniger Frustration im Team.

Wie KI-Agenten die Effizienz im Travel & Expense Management steigern

Agentic AI basiert auf spezialisierten KI-Agenten und lässt sich direkt über konversationelle Schnittstellen wie Joule steuern – der KI-Lösung, die über das gesamte SAP-Ökosystem hinweg inklusive der SAP-Concur-Lösungen im Einsatz ist. Durch den Zugriff auf relevante Geschäftsdaten und die Steuerung zentraler Prozesse hilft Agentic AI dabei, Aufgaben wie die Reiseplanung oder das Ausfüllen von Spesenberichten massiv zu verschlanken.

Dieser Artikel beleuchtet:

• Wie sich Agentic AI von anderen KI-Formen durch die Fähigkeit unterscheidet, mehrstufige Prozesse eigeninitiativ zu starten, zu steuern und auszuführen.

• Wie KI-Agenten in SAP Concur typische geschäftliche Hürden wie das Erstellen von Spesenberichten, Reisebuchungen, Belegprüfungen und die Planung von Offsite-Meetings lösen.

• Wie Unternehmen neue Ansätze und Metriken zur ROI-Berechnung von KI-Investitionen etablieren können.

Vertiefender Lesetipp: Wenn Sie genauer wissen möchten, wie Agentic AI komplexe Probleme löst und wie Sie den wirtschaftlichen Nutzen von KI strategisch berechnen, werfen Sie einen Blick in unser kostenloses Whitepaper KI-Agenten: Taktgeber für Innovation auf einem neuen Level.

Warum unterscheidet sich Agentic AI von generativer KI?

KI-Agenten bauen auf den Fortschritten der generativen KI auf, die ab 2023 den Mainstream eroberte. Auf Basis von Prompts kann generative KI neue Inhalte wie E-Mails, Berichte oder Bilder erstellen und nutzt dafür Large Language Models (LLMs) wie OpenAI oder Claude, um Texte zu verfassen, zusammenzufassen und zu bearbeiten. Doch all diese mächtigen Funktionen hängen von der direkten Steuerung durch den Nutzer ab: Man muss genau vorgeben, was man möchte und wie das Ergebnis aussehen soll.

Agentic AI unterscheidet sich in entscheidenden Punkten. Sie kann:

• Aktionen eigenständig anstoßen

• Pläne entwerfen und ausführen

• Andere KI-Agenten hinzuziehen, um komplexe Aufgaben zu orchestrieren

Bei Agentic AI behalten Sie am Ende die Kontrolle über den Input, aber es ist deutlich weniger manuelle Führung erforderlich. Wenn Sie beispielsweise ein Team-Offsite planen, berücksichtigt ein spezialisierter KI-Agent Faktoren wie die Nähe zu Unternehmensstandorten, sammelt richtlinienkonforme Flugoptionen und schlägt Standorte vor, die für die Mehrheit des Teams am einfachsten und unkompliziertesten zu erreichen sind. Oder wenn ein Vertriebsmitarbeiter Aufträge prüft und eine langfristige Kundenbeziehung vertiefen möchte, hilft der KI-Agent bei der Reiseplanung (und schlägt direkt weitere Kundenbesuche in der Nähe vor). Sie müssen diese expliziten Anweisungen oder Kontexte nicht mühsam vorgeben, da der Agent sie bereits kennt.

Wie SAP Concur Agentic AI zur Lösung geschäftlicher Probleme einsetzt

KI-Agenten in SAP-Concur-Lösungen bauen auf unserer über zehnjährigen KI-Innovation auf, die mit Machine Learning und OCR-Technologie begann. SAP Concur hat sich mit dem Aufstieg der generativen KI kontinuierlich weiterentwickelt. Jetzt markieren KI-Agenten und ihre Fähigkeit, komplexe, mehrstufige Aufgaben auszuführen, den nächsten logischen Schritt auf unserem KI-Weg.

„Wir sind in der Lage, Tools zu entwickeln, die reale Geschäftsprobleme lösen und echten Nutzen stiften – wie etwa das automatische Starten einer Spesenabrechnung“, sagt Fred Fredericks, General Manager und Chief Product Officer. „Dort, wo menschliches Urteilsvermögen wirklich zählt, bleiben Menschen eingebunden, und wir stellen sicher, dass stets transparent nachvollziehbar ist, was die KI gerade tut.“

Was ist Joule?

Joule ist die konversationelle, plattformübergreifende KI-Lösung von SAP mit vielfältigen Dimensionen. Eingebettet in Concur-Reise-, Spesen- und Rechnungsanwendungen sowie in SAP-Lösungen für Finanzwesen, Beschaffung, HR und mehr, kann Joule Konversationen führen, Informationen liefern sowie mehrstufige Workflows initiieren und orchestrieren.

Joule nutzt spezialisierte Agenten zur Ausführung von Aufgaben, zieht andere Agenten zur Unterstützung hinzu und kommuniziert mit Partnern sowie Lieferanten, während relevante Daten, Tools und Anwendungen vernetzt werden. Beispielsweise kann ein Mitarbeitender in einer Microsoft-365-Anwendung in natürlicher Sprache direkt in der App mit Joule chatten, um eine Reise zu buchen oder Budgetinformationen abzurufen – ohne die gerade bearbeitete Präsentation oder den Report verlassen zu müssen.

Wie lösen SAP Concur KI-Agenten konkrete Herausforderungen?

Um das enorme Potenzial von Agentic AI zu nutzen, arbeitet über die Hälfte des Concur-Produktentwicklungsteams an der Erstellung von Agenten, die zeitraubende und frustrierende Aufgaben vereinfachen. Weitere Agenten befinden sich bereits in der Entwicklung, aber hier sind einige aktuelle Beispiele:

• Booking Agent (in Concur Travel): Angetrieben von Joule und direkt in Reise- und Spesenlösungen verfügbar, sodass Mitarbeitende ihre aktuelle Arbeit nicht unterbrechen müssen. Eine einfache, getippte Reiseanfrage liefert direkt richtlinienkonforme Reiseoptionen und schlägt passende Reiserouten vor.

• Meeting Location Planner Agent (in Concur Travel): Optimiert die zeitaufwändige Planung von Offsite-Meetings, sodass diese kosteneffizient und für die Teilnehmer möglichst stressfrei ablaufen. Der Meeting-Planer gibt Daten, Teilnehmerzahl und Standorte vor, und der KI-Agent liefert umgehend richtlinienkonforme Optionen.

• Expense Automation Agent (in Concur Expense): Startet einen Spesenbericht automatisch, sobald Transaktionen in Concur Expense eingehen, füllt den Berichtskopf aus und lädt Details von Belegen sowie anderen Käufen hoch. Der Mitarbeitende prüft, verfeinert und reicht den Bericht ein, anstatt jedes Detail manuell eintippen zu müssen.

• Receipt Analysis Agent (in Concur Expense): Analysiert Belegfotos, die über ExpenseIt erfasst wurden, erkennt fehlende Angaben und nutzt Händlernamen, Reiserouten, Reisehistorie sowie andere Quellen, um Adressen und Details zu ergänzen.

• Pre-Submit Receipt Check (in Concur Expense): Sucht vor der Einreichung des Berichts proaktiv nach Compliance-Problemen wie fehlenden Daten, Duplikaten oder Unstimmigkeiten zwischen Beleg und Ausgabe und schlägt dem Mitarbeitenden Korrekturen vor – noch bevor der Bericht eingereicht wird und Fehlermeldungen auslöst.

• Expense Report Validation Agent (in Concur Expense): Überprüft Berichte vor der Einreichung auf fehlende Belege, unvollständige Einträge und Fehler, die zu einer Ablehnung führen könnten, und verhindert so unnötigen Nachbearbeitungsaufwand.

„Wir haben uns von einer KI, die lediglich informiert, zu einer KI weiterentwickelt, die aktiv mitwirkt und intelligente Tools nahtlos in die Arbeitsweise integriert, die Mitarbeitende schätzen“, sagt Fiona Ashley, SAP Concur Global Product Marketing Leader.

Weitere praxisnahe Einblicke und Details zu den Technologien finden Sie auch auf unserer Übersichtsseite zu KI im Geschäftsreisemanagement sowie in unserem Beitrag über die Zukunft von Geschäftsreisen.

Warum die ROI-Berechnung von KI neue Kennzahlen fordert

CFOs und andere Unternehmenslenker sehen die messbaren Vorteile der KI-Adoption deutlich. In einer aktuellen CFO-Insights-Umfrage gaben sie an, dass KI die Entscheidungsfindung, den Umsatz, die Produktivität, die Risikominimierung und Kosteneinsparungen verbessert hat. Den Return on Investment (ROI) zu bewerten, stellt viele jedoch vor eine gewisse Herausforderung.

Datenqualität ist dabei oft ein Stolperstein. Manchmal wird KI auf zu ambitionierte Projekte angewendet oder auf solche, die den Fokus auf geschäftskritische Probleme vermissen lassen. Da es sich um eine neuere Technologie handelt, gehören Geduld, das Experimentieren mit KPIs und die Bewertung von Produktivität und Effizienz aus neuen Blickwinkeln zum empfohlenen Playbook, um den KI-Erfolg zu messen.

Zur Messung des KI-ROI gilt es:

• Sicherzustellen, dass Ihre Daten vollständig, akkurat und konsistent sind. KI erfordert große Datenmengen für optimale Ergebnisse – das gilt gleichermaßen für die ROI-Berechnung.

• Mit fokussierten Projekten zu starten, wie etwa der Erweiterung der Kundenbasis oder der Generierung von Echtzeit-Insights, auf die direkt reagiert werden kann.

• Kennzahlen wie eingesparte Zeit bei der Reisebuchung, der Einreichung von Spesenberichten oder der Prüfung von Ausnahmen (die in KI-gestützten Audits markiert werden) heranzuziehen.

„Die Tatsache, dass man nicht dasitzen und den Namen des Restaurants sowie Datum und Uhrzeit eintippen muss – das sind Produktivitätssteigerungen, die Mitarbeitende für andere Aufgaben freispielen“, sagt Charlie Sultan, President of Concur Travel. „Es geht darum, Probleme zu erkennen, bevor sie entstehen, und weniger reaktiv, dafür proaktiver zu agieren. Die KPIs für viele dieser Bereiche befinden sich noch in der Entwicklung.“

Wie diese autonome Ausrichtung im Detail aussieht, beleuchten wir auch in unserem Artikel über KI-gestützte Geschäftsreiseprozesse und Autonomie.

Fazit: Für ein nahtloses, vernetztes Business

Agentic AI eröffnet neue Wege, um Abteilungen, Funktionen und Prozesse über Abteilungsgrenzen hinweg zu verbinden, Informationen und Menschen zu vernetzen und Barrieren bei Transparenz und Effizienz abzubauen. KI-Agenten wie die auf Basis von Joule optimieren Workflows, stärken die Konnektivität und reduzieren gleichzeitig den Frust, der oft mit administrativen Geschäftsprozessen einhergeht.

„Wenn man eine Welt erreicht, in der die Systeme nahtlos ineinandergreifen – sei es der Kalender, das CRM-Tool, das Urlaubsverwaltungssystem, das Budgetierungssystem oder das Reisesystem –, dann existieren all diese Dinge nicht länger isoliert“, fasst Charlie Sultan zusammen. „Wir arbeiten an einer KI, die Ihre Absichten über den gesamten Prozess von der Planung, Buchung, Freigabe und Spesenabrechnung bis hin zum Vertrieb und Kundenkontakt hinweg versteht.“

Mehr zum Thema erfahren Sie auch in unserem Artikel über Joule Agents und die Zukunft der Reisekosten oder direkt über unsere Produktseite zu SAP Concur Joule.

Whitepaper-Tipp: KI-Agenten als Taktgeber für Innovation

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FAQ: Häufige Fragen zu Agentic AI

Was ist Agentic AI, und wie unterscheidet sie sich von generativer KI?

Generative KI antwortet auf Prompts, indem sie Inhalte erstellt. Agentic AI geht einen entscheidenden Schritt weiter: Sie initiiert Aktionen, plant, koordiniert mehrere Schritte und schließt Aufgaben autonom ab, während der Mensch stets die Kontrolle behält.

Wie arbeitet Joule mit den SAP Concur KI-Agenten zusammen?

Joule ist eine konversationelle Schnittstelle, die SAP-Lösungen und KI-Agenten nahtlos miteinander verbindet. Mitarbeitende können Aufgaben in natürlicher Sprache anfordern – wie etwa das Buchen einer Reise oder das Abrufen von Budgetdaten –, ohne die jeweils genutzte Plattform verlassen zu müssen.

Welche Geschäftsaufgaben können SAP Concur KI-Agenten automatisieren?

KI-Agenten in Concur können richtlinienkonforme Reiseoptionen bereitstellen, Offsite-Meetings planen, Spesenberichte anlegen, Belege analysieren, fehlende Informationen erkennen und Berichte vor der Einreichung auf Fehler oder Richtlinienverstöße überprüfen.

Wie können Unternehmen den ROI von KI messen?

Der Einstieg gelingt über saubere, konsistente Daten und fokussierte Anwendungsfälle. Messbare Ergebnisse umfassen eingesparte Zeit, weniger manuelle Aufgaben, reduzierte Ausnahmen, verbesserte Compliance und eine höhere Produktivität der Mitarbeitenden.

Was sind die wesentlichen Vorteile von KI-Agenten?

Durch die Automatisierung repetitiver Aufgaben und die Vernetzung von Geschäftssystemen reduzieren KI-Agenten Ablenkungen, steigern die Effizienz, erhöhen die Datentransparenz und ermöglichen es den Mitarbeitenden, sich auf wertschöpfendere Tätigkeiten zu konzentrieren.