P-Cards & SAP Concur: Vorteile im Ausgabenmanagement

Die Welt des Ausgabenmanagements verändert sich rasant. Bargeldlose Zahlungsmethoden, wie EC- und Kreditkarten, sind längst etabliert. Unternehmen suchen nach innovativen Lösungen, um ihre Prozesse zu optimieren. Eine davon sind P-Cards, auch bekannt als Purchasing Cards, Procurement Cards oder Einkaufskarten. In Kombination mit einer modernen Ausgabenmanagement-Plattform wie SAP Concur eröffnen sich völlig neue Möglichkeiten.

Was ist eine P-Card und wie funktioniert sie?

P-Cards (Purchasing Cards oder Procurement Cards) sind Firmenkreditkarten, die Unternehmen ihren Mitarbeitern mit Ausgabeberechtigung für Geschäftsausgaben zur Verfügung stellen. Sie ermöglichen es Mitarbeitern, Einkäufe direkt zu tätigen, ohne den traditionellen Abrechnungsprozess durchlaufen zu müssen. Dies kann von Bürobedarf bis hin zu kleineren Dienstleistungen, aber auch z.B. von der Tasse Kaffee bis zur Buchung eines Hotelzimmers reichen. Stattdessen können Mitarbeiter mit der P-Card sofort Büromaterial bestellen, was den Einkaufsprozess beschleunigt.

P-Cards im Vergleich: Wie unterscheiden sie sich von Corporate Cards?

Um die Vorteile von P-Cards vollends zu verstehen, ist es hilfreich, sie mit Corporate Cards zu vergleichen. Beide Kartentypen dienen dem Ausgabenmanagement, unterscheiden sich aber in wichtigen Punkten:

Grundlagen: P-Cards und Corporate Cards

• Corporate Cards (Firmenkarten): Diese Karten werden von Banken oder Finanzinstituten an einzelne Mitarbeiter ausgegeben, denen das Unternehmen Zugriff auf Firmenmittel gewährt. Jede Karte ist in der Regel mit dem Namen und/oder der Nummer eines Mitarbeiters verbunden. Dies ermöglicht eine genaue Zuordnung der Ausgaben zu einzelnen Personen und hilft der Finanzabteilung und der Revisionsabteilung, Ausgabenmuster zu erkennen, die für Beschaffungssynergien genutzt werden können, oder potenzielle Betrugsfälle aufzudecken.
• P-Cards (Purchasing Cards): P-Cards sind Kontonummern, die von Finanzinstituten (auch als Issuer oder Provider bezeichnet) an Unternehmen ausgegeben werden, damit Mitarbeiter Einkäufe tätigen können. Lieferanten sind so eingerichtet, dass sie Zahlungen über P-Cards über das bestehende Kreditkartensystem akzeptieren und verarbeiten können. Informationen über den Kauf, die vom Point-of-Sale-System (POS) des Händlers erfasst werden, umfassen den Namen des Händlers, den Transaktionsbetrag sowie kundendefinierte Codes und Einzelposten. Das Unternehmen erhält vom Finanzinstitut Feeds mit Benachrichtigungen über angefallene Gebühren und monatlich eine Abrechnung. Die Belastungen werden basierend auf dem Mitarbeiter, der den Kauf tätigt, dem Lieferantencode usw. der entsprechenden Abteilung und dem Ausgabentyp zugeordnet.

Aussteller & Nutzer: Wer nutzt welche Karte?

• Corporate Cards: Ausgestellt an einzelne Mitarbeiter.
• P-Cards: Ausgestellt an das Unternehmen, mit dem Ziel, dass Mitarbeiter damit bezahlen.

Wie funktioniert's? Corporate Cards vs. P-Cards

• Corporate Cards: Einzelne Mitarbeiter tätigen Einkäufe, und die Ausgaben werden auf das Unternehmen fakturiert und einzeln abgerechnet.
• P-Cards: Mitarbeiter tätigen Einkäufe im Namen des Unternehmens. Das Unternehmen erhält eine Sammelrechnung mit detaillierten Informationen über alle Transaktionen.

Kontrolle: Corporate Cards vs. P-Cards im Vergleich

• Corporate Cards: Weniger flexible Kontrollmechanismen, oft abhängig von individuellen Kreditlimits.
• P-Cards: Bieten in der Regel umfassendere Kontrollmechanismen. Im Gegensatz zu Corporate Cards, verwenden P-Cards oft bessere Ausgabenkontrollen. Außerdem ist die Software von Kreditkarten oft veraltet.

Anwendungsbereiche: Wo sind Corporate/P-Cards ideal?

• Corporate Cards: Gut geeignet für Reisekosten, Geschäftsessen und andere Ausgaben, die direkt einzelnen Mitarbeitern zuzuordnen sind.
• P-Cards: Ideal für den Einkauf von Waren und Dienstleistungen, die in großem Umfang oder von mehreren Mitarbeitern genutzt werden, sowie für die Optimierung des Beschaffungsprozesses.

Die Vorteile von P-Cards für Unternehmen

P-Cards bieten Unternehmen erhebliche Vorteile, insbesondere in Kombination mit SAP Concur. Durch die Automatisierung und detaillierte Kontrolle über Ausgaben können Unternehmen:

• Anpassbare Richtlinien: Unternehmen können Ausgabenlimits pro Karte oder Anbieter festlegen und eine Liste mit vorab genehmigten Anbietern erstellen.
• Vermeidung von Erstattungsvorgängen: Mitarbeiter müssen ihr eigenes Geld nicht vorstrecken.
• Kostenersparnis: Durch die Implementierung von Einkaufskarten können Unternehmen Effizienzeinsparungen erzielen. 
• Verbesserte Sicherheit und Betrugsprävention: P-Cards bieten verbesserte Sicherheitsfunktionen. In Verbindung mit SAP Concur wird die Sicherheit weiter erhöht, da alle Transaktionen nachvollziehbar und transparent sind. Sie setzen oft die neuesten Sicherheitsvorkehrungen ein, wie z.B. Fingerabdruck-Authentifizierung, Chip-and-PIN-Technologie, S-HTTP und Secure Socket Layer.

P-Cards und SAP Concur: Eine unschlagbare Kombination

Die Integration von P-Cards in SAP Concur bietet einen umfassenden Ansatz für das Ausgabenmanagement:

• Automatisierung von Prozessen: SAP Concur automatisiert die Erfassung, Genehmigung und Abrechnung von Ausgaben. P-Card-Transaktionen werden automatisch in das System importiert und mit Belegen verknüpft, was die manuelle Nachbearbeitung eliminiert und die Effizienz steigert.
• Echtzeit-Einblicke und Reporting: SAP Concur liefert Echtzeit-Einblicke in die Ausgaben und bietet umfassende Reporting-Funktionen, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
• Compliance und Richtlinien-Management: Mit SAP Concur können Unternehmen Richtlinien und Genehmigungsworkflows definieren, um die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien zu gewährleisten.
• Effiziente Genehmigungsworkflows: Die Genehmigung erfolgt automatisch, wenn Ausgaben mit den Unternehmensrichtlinien übereinstimmen. Manuelle Genehmigungen werden durch eindeutige Kennzeichnungen vereinfacht.
• Automatisierte Buchungssätze: Die Integration mit Buchhaltungssystemen reduziert den Arbeitsaufwand.
• Erhöhte Sicherheit: Durch die Nutzung von P-Cards besteht für alle Mitarbeitenden die Möglichkeit, eine Karte zu erhalten, da die geltenden Richtlinien für Einkäufe auf virtuelle Karten übertragen werden. Es können Einmal-Karten, Karten für wiederkehrende Ausgaben oder Karten mit genauem Ablaufdatum erstellt werden.

Wie Unternehmen von P-Cards und SAP Concur profitieren

Durch die Kombination von P-Cards und SAP Concur können Unternehmen:

• Optimierung des Finanzwesens: Effizientere Finanzverwaltung durch Automatisierung und Transparenz.
• Zeitersparnis: Mitarbeiter sparen Zeit bei der Erstellung von Spesenabrechnungen, Finanzteams profitieren von automatisierten Prozessen.
• Verbesserte Entscheidungsfindung: Echtzeit-Daten und Reporting unterstützen fundierte Geschäftsentscheidungen.

Fazit: Die Zukunft des Ausgabenmanagements

P-Cards sind ein sicheres und bequemes Zahlungsmittel zur Abwicklung von Unternehmensausgaben. Sie bieten jedoch nur einen Mehrwert für das Ausgabenmanagement, wenn das Kartenprogram skalierbar ist. Möchten Sie mehr über die Vorteile von P-Cards und SAP Concur erfahren? Kontaktieren Sie uns noch heute für eine individuelle Beratung!