Reisekostenabrechnung: 7 Wege, wie SAP Concur Zeit spart

Zeit ist der unsichtbare Kostenfaktor in jedem Reise- und Spesenmanagement. Sie geht verloren durch das Suchen von Belegen, manuelle Dateneingaben, endlose Freigabeschleifen und den mühsamen Abgleich am Monatsende.

SAP Concur eliminiert diese manuellen Schritte durch mobile Belegerfassung, automatische Texterkennung (OCR) und intelligente Workflows. So können Mitarbeiter, Führungskräfte und Finanzteams schneller und effizienter arbeiten. Und die Kunden stimmen zu: Ein Blick auf verifizierte SAP Concur Rezensionen auf unabhängigen Plattformen wie OMR Reviews spiegelt die tatsächliche Zeitersparnis wider, die Unternehmen in der Praxis erleben – von der schnelleren Einreichung bis zur zügigen Auszahlung.

Wir haben uns die Bewertungen angesehen. Hier sind 7 Wege, wie Unternehmen heute im DACH-Raum bei der Reisekostenabrechnung Zeit sparen:

1. Belege von überall erfassen: Die Mobile App

Schluss mit dem Zettelchaos am Monatsende: Mit der SAP Concur Mobile App werden Belege direkt abfotografiert und hochgeladen, noch während man unterwegs ist. Genehmiger können Anträge zudem direkt vom Smartphone aus freigeben, was lästige Engpässe am Schreibtisch verhindert.

Was OMR-Nutzer sagen: „Die App funktioniert hervorragend und intuitiv. Einfach Kassenbon mit Ausgaben scannen und abschicken. Das war’s schon, es dauert keine 3 Minuten, eine Reisekostenabrechnung einzureichen. Besonders gut gefällt mir, dass man es unterwegs direkt während der Reise machen kann.“ – Manuel, Digital Marketing Manager bei L'Oréal

2. Manuelle Eingaben minimieren durch OCR

Die optische Zeichenerkennung (OCR) extrahiert automatisch Daten wie Lieferant, Datum, Betrag und Währung direkt vom Beleg. Diese vorausgefüllten Zeilen reduzieren das händische Tippen und senken die Fehlerquote dramatisch.

Was OMR-Nutzer sagen: „Automatisches Ausfüllen der einzelnen Expenses durch das Hochladen der Rechnung. [...] Effizientes Verfahren zur Abrechnung. Schnellere Abwicklung der Abrechnungen. Ein zentrales Programm rund um das Thema Dienstreise.“ – Nico, Boehringer Ingelheim

3. Smarte Workflows für schnelle Freigaben

Intelligentes Routing sorgt dafür, dass Anträge immer direkt beim richtigen Genehmiger landen. Wenn Sie Ihr Reisemanagement konsequent automatisieren, halten Vertretungsregelungen die Arbeit auch bei Abwesenheiten am Laufen, und die One-Tap-Freigabe per App entfernt unnötige Reibungsverluste.

Was OMR-Nutzer sagen: „Jeder, der noch Formulare ausfüllen muss, ist mit einer Lösung wie Concur gut bedient – übersichtlich, verständlich, wo die Rückzahlung im Approval-Prozess steckt, und mit praktischer App. Auch für Manager praktisch, um schnell Zahlungen freizugeben.“ – Sven, Sr. Director RevOps bei Mapp

4. Richtlinien & Compliance direkt prüfen

Konfigurierbare Regeln (Limits, Schwellenwerte, Quittungspflicht) markieren Unstimmigkeiten automatisch. Probleme werden so bereits bei der Einreichung erkannt – noch bevor sie in der Finanzabteilung landen.

Was OMR-Nutzer sagen: „SAP Concur löst das Problem manueller und unübersichtlicher Reisekostenabrechnungen, indem alle relevanten Schritte digitalisiert und automatisiert werden. Zudem schafft das System Transparenz [...] So behalten Unternehmen jederzeit den Überblick über ihre Budgets.“ – Anna, Working Student Finance bei Beiersdorf

5. Firmenkarten und e-Receipts abgleichen

Transaktionen von Firmenkreditkarten fließen direkt in das System – ganz ohne Umwege über externe Tabellen. Elektronische Belege (e-Receipts) füllen verifizierte Daten vollautomatisch ein. Dieser frühe Abgleich entlastet die Buchhaltung am Monatsende enorm.

Was OMR-Nutzer sagen: „Der Belegupload ist nur eine der guten Funktionen. Die Integration der AirPlus Kreditkarte beschleunigt die Abrechnung. Einfach Buchung auswählen, Beleg hochladen, Kategorie auswählen und zur Genehmigung einsenden.“ – Andre, CEO bei Bavaria Aerial

6. Ausgaben und Engpässe schneller erkennen

Echtzeit-Dashboards machen Engpässe und Ausnahmen sofort sichtbar. Wer seine Reisekosten nachhaltig optimieren möchte, kann mit diesen datengestützten Einblicken langsame Freigabeprozesse oder Lücken in den Richtlinien gezielt beheben.

Was OMR-Nutzer sagen: „Problem: Unsere Firma weiß oft nicht genau, wie viel Geld für Reisen ausgegeben wird oder wo Einsparungen möglich sind. Lösung: SAP Concur bietet Echtzeitberichte und Auswertungen, sodass Budgets und Richtlinien besser kontrolliert werden können.“ – Floor, Travel Manager bei SICK AG

7. ERP, HR und Finanzen nahtlos vernetzen

Ein gutes Tool arbeitet nicht isoliert. Die Integration mit bestehenden ERP-, HR- und Buchhaltungssystemen (wie SAP S/4HANA) ermöglicht einen reibungslosen Datenaustausch und eliminiert die doppelte Dateneingabe in verschiedenen Systemen.

Was OMR-Nutzer sagen: „Papierlose Abrechnung der Reise, Reisebuchung in einer Quelle und nicht mehrere einzelnen Systemen, Integration in Finance und HR.“ – Sabrina, Manager of Travel Management bei SAP

Fazit: Entwickelt für die Praxis

Wenn Sie manuelle Fleißarbeit beseitigen – durch einfache Belegerfassung, intelligentes Routing von Freigaben und pünktliche Auszahlungen –, verwandeln sich Stunden in messbare Ergebnisse. Das Tool beschleunigt nicht nur isolierte Aufgaben; es verschlankt den gesamten Ausgabenprozess.

Das Feedback von Plattformen wie OMR bestätigt dies. (Sie möchten wissen, was Anwender an unserer Lösung weltweit am meisten schätzen? Entdecken Sie hier die Top 5 Features laut G2-Kundenbewertungen).

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