Kilometerpauschale für die Dienstreise: Regeln & Abrechnung

Wer eine Kilometerpauschale für eine Dienstreise abrechnen möchte, steht im Unternehmensalltag oft vor formalen Hürden und vielen Fragen. Lesen Sie hier, warum eine klare Regelung für Unternehmen und Arbeitnehmende unerlässlich ist und wie HR- und Finanzverantwortliche den manuellen Aufwand für die Fahrtkostenabrechnung minimieren.

Was ist eine Kilometerpauschale bei Dienstreisen?

Mit der Kilometerpauschale bei Dienst- oder Geschäftsreisen lassen sich Fahrtkosten für beruflich veranlasste Fahrten mit einem privaten Pkw oder einem anderen eigenen motorisierten Fahrzeug pauschal abrechnen. Statt die tatsächlichen Fahrzeugkosten für jede einzelne Fahrt zu ermitteln, wird die zurückgelegte Strecke mit einem festgelegten Kilometersatz multipliziert.

Voraussetzung ist eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit: Beschäftigte werden aus beruflichem Anlass außerhalb ihrer Wohnung und ihrer ersten Tätigkeitsstätte tätig – zum Beispiel bei einem Kundentermin, einer Messe, einer Schulung oder an einem anderen Unternehmensstandort. Wichtig: Dafür muss keine Stadt- oder Gemeindegrenze überschritten werden. Auch ein Außentermin innerhalb derselben Stadt kann eine Dienstreise sein.

Die Kilometerpauschale bei Dienstreisen ist vor allem für die private Pkw-Nutzung gedacht – kommen Bahn, Bus, Taxi oder andere Verkehrsmittel zum Einsatz, werden in der Regel die tatsächlichen Kosten angesetzt. Der regelmäßige Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gilt übrigens nicht als Dienstreise. Für diesen Arbeitsweg gilt die Entfernungspauschale (Pendlerpauschale), bei der grundsätzlich nur die einfache Entfernung berücksichtigt wird.

Die arbeitsrechtliche Grundlage für den Ersatz notwendiger dienstlicher Aufwendungen ist 
§ 670 BGB ("Ersatz von Aufwendungen"). Welche Reisekosten der Arbeitgeber übernimmt und nach welchen Regeln sie abgerechnet werden, kann zusätzlich im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder in einer Reiserichtlinie festgelegt sein.

Kilometerpauschale 2026 – die aktuellen Sätze 

Für Dienstreisen mit dem privaten Fahrzeug gelten 2026 folgende steuerliche Kilometerpauschalen:

• 0,30 Euro pro Kilometer für Fahrten mit dem Pkw
• 0,20 Euro pro Kilometer für Motorräder, Mopeds und kennzeichenpflichtige E-Bikes/Pedelecs

Die Pauschalen vereinfachen die Abrechnung: Beschäftigte müssen also nicht für jede Fahrt einzelne Kosten wie für Benzin, Wartung oder Reparaturen nachweisen. Allerdings ist es wichtig, dass die Dienstfahrt selbst und die zurückgelegte Strecke korrekt dokumentiert werden. Die Beträge sind außerdem eine wichtige steuerliche Grundlage für die Erstattung von Fahrtkosten durch den Arbeitgeber. Welche Erstattung Beschäftigte tatsächlich beanspruchen können, hängt jedoch von den jeweiligen Regelungen im Unternehmen und weiteren rechtlichen Vorgaben ab.

Gibt es einen generellen Rechtsanspruch auf exakt 30 Cent? 

Die Antwort muss hier lauten: nicht automatisch. Die steuerliche Kilometerpauschale für Geschäftsreisen von 0,30 Euro pro Kilometer ist nicht automatisch der Betrag, den Arbeitgeber bei jeder Dienstfahrt mit dem privaten Pkw zahlen müssen. Sie legt zunächst einmal nur fest, bis zu welcher Höhe die pauschale Erstattung in der Regel steuerfrei möglich ist. Für notwendige Aufwendungen, die Beschäftigten im Interesse des Unternehmens entstehen, besteht grundsätzlich ein Erstattungsanspruch nach § 670 BGB. Wie dieser konkret ausgestaltet wird, können Unternehmen jedoch selbst regeln.

Für Unternehmen ist es deshalb wichtig, Arbeitgeberpflichten klar zu definieren und bei der Fahrtkostenerstattung für Rechtssicherheit zu sorgen. Arbeitsverträge, Tarifverträge oder betriebliche Reiserichtlinien können festlegen, welche Verkehrsmittel genutzt werden dürfen, ob Fahrtkosten durch Pauschalabrechnung oder nach tatsächlichem Aufwand erstattet werden und welche Nachweise erforderlich sind. Das hat gleich zwei Vorteile: Einheitliche Vorgaben erleichtern nicht nur die Kilometerabrechnung für Mitarbeitende, sie reduzieren auch Fehler und steuerliche Risiken. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Leitfaden zur Fahrtkostenerstattung für Arbeitgeber.

Wenn die Kilometerabrechnung zur Handarbeit wird

Wer bei seinen Methoden zur Erfassung von Fahrtkosten noch mit Excel-Tabellen, Papierbelegen oder manuell ermittelten Distanzen abrechnet, verteilt den Prozess oft auf mehrere Arbeitsschritte und Systeme. Für HR und Finance macht das die Bearbeitung unnötig komplex. Obendrein entstehen so weitere typische Nachteile:

• Hoher Zeitaufwand: Strecken und Erstattungsbeträge müssen einzeln erfasst und geprüft werden.
• Größere Fehleranfälligkeit: Zahlendreher, falsche Distanzen oder fehlende Angaben verzögern die Abrechnung.
• Lückenhafte Dokumentation: Uneinheitliche oder unvollständige Nachweise können Compliance-Risiken verursachen.
• Mehrfache Medienbrüche: Daten aus Excel, Papier oder verschiedenen Tools müssen jeweils übertragen werden.

Doch diese Probleme bei der Berechnung der Kilometerpauschale für Dienstreisen müssen Unternehmen nicht mehr hinnehmen. Denn digitale Prozesse und Automatisierung können die Erfassung von Fahrtkosten heute deutlich vereinfachen und standardisieren.

Schluss mit Excel: Kilometerpauschale automatisiert erfassen 

Wie das in der Praxis aussehen kann, zeigt Drive, eine mobile Anwendung zur automatisierten Kilometererfassung. Die App zeichnet geschäftlich gefahrene Strecken GPS-basiert auf und ermittelt so die relevanten Kilometer für die Abrechnung. Auf dieser Grundlage kann die Kilometerpauschale bei Dienstreisen automatisch berechnet werden. Mühsame manuelle Eingaben entfallen, stattdessen entsteht wie von selbst eine präzise, nachvollziehbare Dokumentation.

Nach Abschluss der Fahrt können die Daten direkt an Concur Expense übergeben und als Kostenposition in die Reisekostenabrechnung übernommen werden. Das Thema Fahrtkosten wird zu einem durchgängigen digitalen Prozess – von der Streckenerfassung über die Berechnung der Kilometerkosten bis zur Abrechnung. Für HR und Finance bedeutet diese Automatisierung weniger Aufwand, weniger Fehlerquellen und mehr Transparenz bei der Fahrtkostenerstattung.

Häufige Fragen (FAQs) zur Kilometerpauschale bei Dienstreisen

Für welche Fahrten gilt die Kilometerpauschale bei Dienstreisen?

Die Kilometerpauschale gilt für beruflich veranlasste Fahrten mit einem privaten Fahrzeug, zum Beispiel zu Kundenterminen, Messen oder anderen auswärtigen Einsatzorten. Für den regulären Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gilt dagegen die Entfernungspauschale. Bei öffentlichen Verkehrsmitteln oder Mietwagen werden in der Regel die tatsächlichen Kosten abgerechnet. Für Fahrten mit einem Dienstwagen kann die Kilometerpauschale nicht angesetzt werden, da die Fahrzeugkosten vom Unternehmen getragen werden.

Muss der Arbeitgeber die Kilometerpauschale erstatten?

Nicht automatisch in Höhe von 0,30 Euro pro Kilometer. Die Kilometerpauschale bei Dienstreisen ist zunächst ein steuerlicher Pauschalsatz. Ob und in welcher Höhe der Arbeitgeber Fahrtkosten erstattet, richtet sich unter anderem nach Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Reiserichtlinie sowie den allgemeinen Regeln zum Aufwendungsersatz. Nicht oder nur teilweise erstattete berufliche Fahrtkosten können Beschäftigte grundsätzlich als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen.

Statt Kilometerpauschale: Tatsächliche Kfz-Kosten ansetzen?

Ja. Alternativ können bei beruflich veranlassten Fahrten die tatsächlichen Fahrzeugkosten berücksichtigt werden. Dafür müssen die Gesamtkosten des Fahrzeugs allerdings ermittelt und entsprechend dokumentiert werden.

Wie weist man die gefahrenen Kilometer rechtssicher nach?

Die berufliche Fahrt und der zurückgelegte Reiseweg müssen nachvollziehbar dokumentiert werden. Möglich sind zum Beispiel ein Fahrtenbuch, gespeicherte Streckeninformationen mit Angaben zu Anlass und Ziel der Fahrt oder eine digitale GPS-basierte Kilometererfassung. Besonders komfortabel ist eine Lösung wie Drive: Sie zeichnet die gefahrene Strecke automatisch auf und stellt die Daten direkt für die weitere Abrechnung bereit.

Sie wollen mehr wissen? In unserer Broschüre zur intelligenten Kilometererfassung mit Drive erfahren Sie, wie Ihre Fahrtstrecken präzise, digital und rechtssicher automatisiert erfassen können.