Mehr Budget, weniger Business Class: Neue Regeln bei Geschäftsreisen

Inmitten geopolitischer Unsicherheiten, Inflation und volatiler Märkte bleiben die Budgets für Geschäftsreisen überraschend stabil: 88 % der Geschäftsreisenden aus Deutschland, Österreich und der Schweiz rechnen mit gleichbleibenden oder sogar steigenden Mitteln. Auch Travel Manager (84 %) und CFOs (79 %) in Deutschland teilen diesen positiven Ausblick. Das zeigt die siebte Global Business Travel Survey von SAP Concur und Wakefield Research.

Doch während Budgets optimistisch bewertet werden, verändern sich die Rahmenbedingungen unterwegs: 86 % der Geschäftsreisenden berichten, dass bestimmte Leistungen – etwa Business oder Premium Class – innerhalb der letzten zwölf Monate eingeschränkt wurden. Wie wirken sich diese Entwicklungen auf Geschäftsreise-Ausgaben aus? Entsteht ein neues Kostenbewusstsein?

Laut SAP-Concur-Studie zeigen sich drei aktuelle Entwicklungen beim Ausgabeverhalten von Geschäftsreisenden:

Verpflegungspauschale: Reisende zahlen nur, was sie zurückbekommen

Ein Blick auf die Zahlen zeigt: Nicht jeder Geschäftsreise-Abend endet im Restaurant. 81 % der Reisenden im DACH-Raum versuchen gezielt zu sparen und ihr Budget bestmöglich zu nutzen. Ein Drittel (33 %) entscheidet sich für günstigere Mahlzeiten statt teurer Restaurantbesuche, um die Verpflegungspauschale nicht zu überschreiten. Fast ein Viertel (24 %) geht noch einen Schritt weiter und nimmt vorgekochtes Essen mit, um die Ausgaben zu senken.

Abgesehen von der Verpflegung setzt rund jeder Fünfte (22 %) im Reisealltag auf kleine Spartricks wie das Mitnehmen kostenloser Produkte aus Hotels oder Giveaways von Konferenzen. Gleichzeitig sammeln 25 % der Befragten gezielt Punkte oder Meilen auf privaten Kreditkarten oder über Bonusprogramme, um auch privat von ihren dienstlichen Reisen zu profitieren.

Geschäftsreisende bevorzugen mehr Luxus als privat

Je nachdem, ob es sich um geschäftliche oder private Reisen handelt, ändern sich die Prioritäten und der Anspruch an das Reiseerlebnis. Übernimmt das Unternehmen die Kosten, steigt bei der Mehrheit die Ausgabebereitschaft: 83 % der Geschäftsreisenden im DACH-Raum wählen im Buchungsprozess teurere Optionen als bei privaten Reisen.

Ein Grund für höhere Ausgaben: Sie wünschen sich einen möglichst stressfreien Aufenthalt. Besonders gefragt sind daher komfortablere Hotels oder Premium-Zimmer (31 %) sowie Direktflüge (30 %), um erholsamen Schlaf und eine unkomplizierte Anreise zu gewährleisten. Auch beim Transport und bei der Verpflegung haben die Befragten aus der DACH-Region auf Geschäftsreisen einen höheren Anspruch: Rund ein Viertel nutzt lieber Taxi oder Uber statt Bus und U-Bahn (25 %) oder besucht bessere Restaurants (26 %).

Geschäftsreisende würden für gewohnten Komfort selbst aufkommen

Geschäftsreisende erwarten unterwegs einen gewissen Standard, um ihren Aufenthalt so angenehm wie möglich zu gestalten. Doch dienstliche Reisen werden teurer und Sparmaßnahmen sind zunehmend bemerkbar – etwa durch die Vorgabe, die günstigsten Tarife zu buchen oder auf Aufgabegepäck und Upgrades zu verzichten (74 %). Wird dadurch das persönliche Wohlfühllevel unterschritten, sind viele bereit, aus eigener Tasche für zusätzlichen Komfort zu zahlen: Vier von fünf der Befragten würden ihr eigenes Geld investieren, um angenehmer zu reisen (79 %).

Jeder dritte Geschäftsreisende ist offen dafür, privat für eine zusätzliche Hotelübernachtung aufzukommen, um lange und anstrengende Reisetage zu entzerren (32 %). Gleiches gilt für bessere Unterkünfte (30 %) und Sitzplatz-Upgrades (25 %). Darüber hinaus würde etwa jeder Fünfte für nachhaltigere Reiseoptionen (21 %), komfortablere Transportmittel wie Taxis (21 %) oder für persönlich bevorzugte Airlines und Hotels (18 %) selbst zahlen.

Geschäftsreisen: Kostenoptimierung trifft Mitarbeiterzufriedenheit

„Geschäftsreisen werden in vielen Bereichen teurer und Unternehmen stehen vor der Herausforderung, eine vertretbare Balance zwischen Kostenoptimierung und Mitarbeiterzufriedenheit zu finden“, sagt Ramona Gamm, Senior Product Marketing Managerin, MEE bei SAP Concur. „Integrierte Lösungen für das Geschäftsreisemanagement helfen dabei, individuelle Reisebedürfnisse zu berücksichtigen und das Buchungsverhalten gezielt zu steuern. Hinterlegte Anbieterpräferenzen und automatische Hinweise auf günstigere Alternativen ermöglichen eine bessere Kostenkontrolle, ohne den Reisekomfort zu beeinträchtigen. So lassen sich Geschäftsreisen sowohl wirtschaftlich als auch mitarbeiterorientiert gestalten.“

Weitere Studienergebnisse finden Sie in unserem globalen Report für Geschäftsreisende: 

 

Wakefield Report 2025: Globale Studie zu Geschäftsreisen

Die siebte Global Business Travel Survey von SAP Concur zeigt, dass die Geschäftsreisebudgets in diesem Jahr steigen könnten.

Download

Über die Studie

Die vorliegende SAP-Concur-Studie wurde von Wakefield Research, einem führenden unabhängigen Anbieter von quantitativer, qualitativer und hybrider Marktforschung weltweit unter 3.750 Geschäftsreisenden in 24 Märkten durchgeführt [USA, Kanada, Großbritannien, Deutschland, Frankreich, Benelux (Belgien, Niederlande und Luxemburg), Schweden, Dänemark, Norwegen, Finnland, Italien, Spanien, ANZ-Region (Australien und Neuseeland), Naher Osten (Vereinigte Arabische Emirate und Saudi-Arabien), Japan, Korea, Indien, Mexiko, Brasilien, SEA-Region (Singapur und Malaysia), Südafrika, Portugal, Schweiz und Österreich]. In der DACH-Region wurden 500 Geschäftsreisende befragt. Die unabhängige Online-Erhebung fand zwischen dem 30. April und 12. Mai 2025 statt.