Concur Expense 2026: Spesen intelligent verwalten

Mit Concur Expense verbinden die Lösungen von SAP Concur all Ihre Ausgaben für Spesen und Reisen in einem System. So erhalten Sie eine zentrale Plattform, um Ausgaben von A bis Z zu verwalten, mehr Transparenz über Transaktionen zu gewinnen, die Compliance zu verbessern und den Prozess für alle zu vereinfachen.

Business Value: Warum sich Automatisierung auszahlt

Concur Expense ist weit mehr als eine App – es ist ein Rendite-Turbo für Ihr Unternehmen. Aktuelle Kundendaten belegen den realen ROI der digitalen Transformation:

• 50 % Zeitersparnis: Die Zeit für die Erstattung von Auslagen wird durch automatisierte Workflows halbiert.
• 65 % höhere Compliance: KI-gestützte Prüfungen identifizieren Fehler sofort und sorgen für vorschriftsmäßig eingereichte Abrechnungen.
• 26 % weniger Budgetüberschreitungen: Dank Echtzeit-Transparenz behalten Finanzteams jederzeit die volle Kontrolle über den Cashflow.

Was ist Concur Expense und wie funktioniert es?

Wenn Sie Ausgaben an der Quelle erfassen und detaillierte Transparenz bis zur einzelnen Transaktion benötigen, ist Concur Expense die richtige Wahl. Durch die Integration von Reise- und Spesenmanagement in einer einzigen Lösung – Concur Travel & Expense – können Mitarbeiter mit nur einem Klick vom Trip zur Spesenabrechnung gelangen.

Wie Smart Matching die Abrechnung vereinfacht

Zudem erstellt unsere intelligente Matching-Technologie die Abrechnung quasi von selbst, indem sie:

• Kreditkartentransaktionen, gebuchte Reisen und E-Belege kombiniert.
• Integrierte Audit-Regeln nutzt, die Abweichungen sofort hervorheben.
• Finanzverantwortlichen eine konsolidierte Übersicht der Reise- und Spesenausgaben bietet.

Die Nutzung von E-Belegen für Hotels bedeutet, dass Mitarbeiter nicht mehr an der Rezeption nach einer Kopie fragen müssen und ihre Ausgaben automatisch aufgeschlüsselt werden. Das System benachrichtigt Mitarbeiter zudem bei unvollständigen Einträgen, um jederzeit eine gründliche, genaue und vollständige Spesenabrechnung zu gewährleisten.

Die intuitive Benutzeroberfläche erleichtert das manuelle Hinzufügen von Ausgaben. Für die Kilometerabrechnung können Benutzer die Lösung mit Tools wie Drive koppeln, um die Erfassung zu vereinfachen. Nach dem Einreichen einer Spesenabrechnung können Mitarbeiter den Status visuell verfolgen, während diese den Genehmigungsworkflow durchläuft.

SAP Concur Mobile App: Spesen unterwegs verwalten

Mit der SAP Concur Mobile App können Benutzer:

• Spesenabrechnungen von überall anzeigen, hinzufügen und einreichen.
• Den Spesenstatus im Genehmigungsworkflow verfolgen.
• Vorgesetzte Ausgaben unterwegs prüfen und genehmigen.

Verbundene Tools: Spesenmanagement erweitern

Für Geschäftsreisende unterwegs erleichtern SAP Concur Lösungen die Spesenabrechnung mit ExpenseIt, einem Teil der SAP Concur Mobile App. Mit dieser innovativen Funktion können Reisende einfach ihre Smartphone-Kamera nutzen, um ein Bild eines Belegs zu erfassen und hochzuladen.

Concur Expense stellt sicher, dass alle Details präzise erfasst werden, darunter:

• Betrag
• Transaktionsdatum
• Anbieter
• Spesenart
• Ort

Mitarbeiter können den Wert ihrer SAP-Concur-Lösung weiter steigern und die Spesenabrechnung vereinfachen, indem sie sich mit unserem Partner-Ökosystem verbinden.

Concur Expense Analytics: Ausgaben kontrollieren

Verfolgen Sie die wichtigsten Kennzahlen mit benutzerfreundlichen Dashboards, die Folgendes bieten:

• Eine klare Sicht darauf, wofür und wo Ausgaben getätigt werden.
• Eine ganzheitliche Übersicht über Reise-KPIs.
• Umsetzbare Erkenntnisse direkt in Ihren Posteingang.

Erfahren Sie in diesem Video, wie SAP Concur Analytics Ihnen hilft, fundierte Entscheidungen zu treffen.

Spezialfall Beratung & Global Player: Komplexität im Griff

Besonders in High-Performance-Branchen wie dem Consulting zählt jede Minute. SAP Concur meistert auch komplexe Anforderungen wie die Drei-Monats-Regel oder länderspezifische Verpflegungspauschalen vollautomatisch. Dank der hohen Skalierbarkeit lässt sich die Lösung weltweit über verschiedene Niederlassungen und Währungen hinweg ausrollen. Das befreit Ihre Berater von administrativem Ballast und sichert gleichzeitig die maximale Compliance bei internationalen Projektgeschäften.

Henkel: Effizientes Spesenmanagement mit SAP Concur

Auch der globale Konsumgüterkonzern Henkel setzt auf SAP Concur, um seine weltweiten Reisekostenprozesse zu optimieren und zu standardisieren. Für Henkel standen die Effizienzsteigerung, die Verbesserung der Compliance und die Erlangung einer besseren Transparenz über die globalen Ausgaben im Vordergrund. Durch die Implementierung konnte Henkel die Komplexität reduzieren, Prozesse beschleunigen und gleichzeitig sicherstellen, dass Reiserichtlinien eingehalten werden. Die gewonnenen Daten und Analysen unterstützen Henkel dabei, fundierte Entscheidungen im Spesenmanagement zu treffen und Einsparpotenziale zu identifizieren.

Concur Expense Integrationen: Prozesse automatisieren

Als zusätzlicher Vorteil funktionieren die Finanzkonnektoren von SAP Concur mit Ihren ERP-, CRM-, Personal- und Buchhaltungssystemen und bieten Ihnen eine einheitliche Sicht auf alle Ihre Daten.

SAP Concur bietet integrierte Anbindungen an ADP, NetSuite, QuickBooks, Salesforce und Verbindungen zu anderen Systemen über unser Partnernetzwerk, um Ihrem Team ein zeitnahes, genaues und vollständiges Finanzbild zu liefern.

Weatherford: Globale Kontrolle über Spesen mit SAP Concur

Für Weatherford, einem globalen Energiedienstleister, bedeutete die Implementierung von SAP Concur eine deutliche Verbesserung des Spesenmanagements. Zuvor fehlte es an Transparenz und Kontrolle über die Ausgaben, was durch zahlreiche lokale Systeme und Kreditkartenprogramme verursacht wurde. SAP Concur ermöglichte eine zentrale Plattform, die die Prozesse automatisierte und die Einhaltung von Richtlinien verbesserte.

Die Ergebnisse: Eine 400-prozentige Erhöhung des Volumens verarbeiteter Reisekostenabrechnungen, 800 % mehr Kartennutzung und über 90 % weniger manuelle Prüfungen. Mehr Details zu den Ergebnissen finden Sie in der vollständigen Weatherford-Case Study.

Die Vorteile von Concur Expense auf einen Blick

Nutzen Sie die Leistungsfähigkeit unserer Reise-, Spesen- und Rechnungsverwaltungsprodukte in einer einzigen Lösung, die Ihre Mitarbeiter produktiver macht. Sie erhalten Transparenz und Übersicht über die Ausgaben der Mitarbeiter, die Möglichkeit, Richtlinien durchzusetzen, und die Agilität, intelligente Entscheidungen im Ausgabenmanagement zu treffen.

Möchten Sie Concur Expense in Aktion sehen? Sehen Sie sich unsere Video-Demo zu Concur Expense an.

Concur Expense im Live-Check

Erleben Sie in unserer interaktiven Video-Demo, wie Sie Belege sekundenschnell erfassen, Prüfprozesse automatisieren und die volle Kontrolle über Ihr Budget gewinnen.

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2026 Check: Warum Concur Expense weltweit führt

Neben dem messbaren ROI profitieren Unternehmen von diesen strategischen Vorteilen, die Concur Expense zur bevorzugten Wahl für moderne Finanzteams machen:

• Skalierbarkeit & Wachstum: Egal ob neue Niederlassungen, Währungen oder komplexe globale Steuerregeln – die Lösung wächst 2026 nahtlos mit Ihrem Erfolg mit.
• Minimale IT-Last: Als Cloud-Lösung entfallen Wartungsaufwände und Infrastrukturkosten. Das SAP-Concur-Team kümmert sich um alle rechtssicheren Updates.
• Objektive Compliance: Automatisierte Workflows garantieren faire, konsistente Regeln für alle und verhindern Betrug effektiv durch KI-gestützte Prüfungen.
• End-to-End-Integration: Die nahtlose Anbindung an Ihr Finanzwesen (ERP/CRM) und Partner-Apps (wie Taxi-Dienste) schafft eine 360-Grad-Sicht auf alle Ausgaben.
• Höchste Akzeptanz: Die intuitive Benutzeroberfläche und mobile Optimierung sorgen dafür, dass Mitarbeitende ihre Abrechnungen gerne und zeitnah erledigen. 

Häufig gestellte Fragen zu Concur Expense

Wie verbessert ein Spesen-Tool die Produktivität?

Diese Tools automatisieren alltägliche Aufgaben wie die Belegverfolgung und Berichtsgenerierung, wodurch Mitarbeiter sich auf strategischere Aktivitäten konzentrieren können. Die Möglichkeit, Spesen über mobile Geräte zu erfassen und einzureichen, steigert zudem die Produktivität, indem Mitarbeiter Spesen von überall aus verwalten können.

Wie reduzieren Spesen-Tools Betrug?

Automatisierte Spesenlösungen kennzeichnen Ausreißer und nicht-konforme Einträge, wodurch das Betrugsrisiko reduziert wird. Integrierte Audit-Trails und Ausnahmemeldungen bieten Transparenz im Genehmigungsprozess und helfen, betrügerische Aktivitäten zu erkennen und zu verhindern.

Wie verbessert KI die Spesen-Funktionalität?

KI-Technologien wie der generative KI-Assistent Joule automatisieren die Spesenkategorisierung, Betrugserkennung und prädiktive Analysen. Dies ermöglicht eine genauere Berichterstattung, schnellere Bearbeitungszeiten und Erkenntnisse, die strategische Finanzentscheidungen unterstützen können.

Reise & Spesen vereint: So funktioniert Concur Travel

Ein effizientes Spesenmanagement entfaltet sein volles Potenzial erst in Kombination mit einer intelligenten Reiseplanung. Erfahren Sie in unserem Guide, wie Concur Travel die Buchung und Abrechnung in einem einzigen, digitalen Workflow vereint und so für maximale Entlastung Ihrer Teams sorgt.