Abrechnungsbetrug kontrollieren: Wie viel Ihres Umsatzes möchten Sie behalten?

Starten wir mit einem Beispiel: Wie viele Kilometer sind es vom Standort Ihres Büros bis zur nächstgelegenen Stadt? Okay. Fragen Sie mal ein paar Kollegen. Die Chancen stehen gut, dass deren Antworten unterschiedlich ausfallen werden. Gut möglich sogar, dass niemand mit seiner Schätzung richtigliegen wird.

Dieses Beispiel soll deutlich machen, wie schnell Fehler oder Ungenauigkeiten entstehen, wenn Menschen „eben mal“ schätzen – zum Beispiel Entfernungsangaben im Rahmen ihrer Reisekostenabrechnung. Während derartige Fehler immer wieder versehentlich passieren können, liegt das eigentliche Problem für Unternehmen bei Mitarbeitern, die bewusst und in betrügerischer Absicht Reisezeiten oder -kosten falsch abbilden.

Laut Spend Analysis Report von Oversight Systems aus dem Jahr 2017 verliert ein typisches Unternehmen 5% seiner jährlichen Einnahmen durch Betrug – 89% davon sind laut einer globalen ACFE-Studie aus dem Jahr 2018 Bereicherungen, die auch im Rahmen von Kostenrückerstattungssystemen geschehen. 50% Prozent dieser Betrugsfälle sind auf schwache interne Kontrollen zurückzuführen.

 

Die Frage ist, wie kann man dem entgegenwirken?

In diesem E-Book haben wir 6 Tipps zusammengestellt, wie Sie eine Kultur der Compliance pflegen und Ihr Unternehmen schützen können:

  • Einführung klarer Richtlinien
  • Hilfreiche, benutzerfreundliche Tools
  • Regelverstöße erkennen, bevor sie wirksam werden
  • Manipulationen von gefahrenen Kilometern reduzieren
  • Effiziente Prüfprozesse etablieren
  • Spesenabrechnungen automatisch überwachen

Vorsätzlicher Betrug kostet

Finden Sie hier 6 Tipps, mit denen Sie eine Compliance-Kultur aufbauen und Ihre Richtlinien durchsetzen können.

 

Was Sie nicht sehen, können Sie nicht kontrollieren

Es gibt neben den oben kurz umrissenen Tipps diverse Tools, die Ihnen bei der Erfassung und Kontrolle von Reiseausgaben und Spesen helfen – und die Sie außerdem dabei unterstützen, Betrugsfälle deutlich zu reduzieren.

Echtzeittransparenz darüber, wer Ausgaben tätigt, was er ausgibt und wo, ist ein weiterer wichtiger Schlüssel zur Betrugsbekämpfung – und SAP Concur-Lösungen geben Ihren genau diese Einblicke.

SAP Concur verbindet sich mit den Ausgabedaten von Lieferanten, Kreditgebern und praktisch jeder anderen Quelle, so dass Sie, egal wo und wann Ihre Mitarbeiter Zahlungen tätigen, diese erfassen können. Nutzen können Sie sie zum Beispiel für Folgendes:

  • Liefern Sie Finanz- und Unternehmensleitern detaillierte Berichte, die Ausgaben in den wichtigsten Kategorien abbilden, unüblich hohe Ausgaben erkennen und Ausgabenverhalten außerhalb der Richtlinie erkennen.
  • Geben Sie Führungskräften die Werkzeuge an die Hand, um Budgetziele effektiver zu verwalten und Kosten zu kontrollieren – mit interaktiven, rollenbasierten Dashboards, die Ihnen einen Überblick darüber geben, was Sie ausgegeben haben, wo Sie es ausgegeben haben, welche Kosten anstehen und wo Sie Ihr Budget halten.
  • Nutzen Sie benutzerdefinierte oder Standardwarnungen, die in Echtzeit E-Mails an Manager senden, wenn die Ausgaben die Richtlinien überschreiten oder monatliche oder vierteljährliche Budgetschwellen erreicht werden.

 

Die zu Anfang erwähnten 5% Umsatzeinbußen müssen also nicht sein, wenn Sie eine Compliance-Kultur schaffen und auf die richtigen Tools setzen. Tipps zur Kommunikation von Richtlinien und Prozessen finden Sie hier.

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