Zeitumstellung 2026: Tipps für stressfreie Geschäftsreisen

Zwischen Meetings, Flügen und Hotelübernachtungen kann die Zeitumstellung für Geschäftsreisende zur Herausforderung werden. Was zunächst nur wie eine Stunde mehr oder weniger Schlaf an einem Sonntag wirkt, kann für sie größere Auswirkungen haben, insbesondere in der Planung von Terminen und der Abrechnung von Reisekosten. Auch ohne die Zeitumstellung haben Reisende durch Unterbrechungen oder Ausfälle Schwierigkeiten, ihre Pläne einzuhalten. Etwa vier von fünf (80 %) ergreifen deshalb im Alltag bereits proaktiv Maßnahmen, um pünktlich zu wichtigen Terminen oder sicher nach Hause zu kommen, so die Global Business Travel Survey von SAP Concur. Sie planen Zeitpuffer für die Anreise (34 %), die Abreise (19 %) oder sogar beides (27 %) ein. Welche Aspekte sind bei der anstehenden Zeitumstellung zusätzlich zu beachten und wie können Unternehmen ihre Mitarbeitenden dabei unterstützen, auch bei einem längeren oder kürzeren Tag pünktlich zu bleiben?

Warum ist die Zeitumstellung für Geschäftsreisen eine Herausforderung?

Geschäftsreisen sind oft stressig: Rund 43 % der Geschäftsreisenden empfinden die Zeit vor der Reise – einschließlich Planung, Buchung und Organisation – als besonders anstrengend. Frühes Aufstehen, Flüge und enge Zeitpläne lassen wenig Raum für Flexibilität. Die Zeitumstellung verschärft diese Situation zusätzlich und kann sowohl das Stresslevel als auch die Schlafqualität negativ beeinflussen. Besonders in den frühen Morgenstunden sind Reisende gefordert: Nicht nur die Abreisezeit zum Flughafen, sondern auch Flugpläne und Anschlussverbindungen können durch die verschobene Zeit durcheinandergeraten.

Ein einfacher, aber wirkungsvoller Tipp: Die Zeitumstellung frühzeitig im Kalender vermerken, so gerät sie nicht in Vergessenheit. Wer Geschäftsreisen strategisch angeht, denkt die Umstellung direkt mit und nutzt sie als clevere Planungsvariable.

Wie können Geschäftsreisende Fehler mit der Zeitumstellung vermeiden?

Besonders herausfordernd sind internationale Geschäftsreisen. Verschiedene Länder stellen ihre Uhren nicht zur selben Zeit um. In Europa beginnt die Winterzeit Ende Oktober, während die USA und Kanada erst am ersten Sonntag im November folgen. Bei der Sommerzeit dreht sich das Bild um: Nordamerika wechselt bereits am zweiten Sonntag im März, Europa erst rund drei Wochen später am letzten Sonntag im März.

Das alles im Blick zu behalten macht die Terminplanung deutlich komplizierter. Bei internationalen Terminen und virtuellen Meetings sollten Unternehmen und ihre Mitarbeitenden genau darauf achten, wann in welchem Land die Zeitumstellung stattfindet. Wird dies übersehen, kann ein Termin eine Stunde zu früh oder zu spät angesetzt werden. Unternehmen sollten ihre Mitarbeitenden darauf hinweisen, Kalender- und Meeting-Tools sorgfältig zu nutzen, um Missverständnisse zu vermeiden. Denn während die Terminfindung in derselben Zeitzone keine großen Hürden darstellt, kann eine zusätzliche Stunde Zeitverschiebung morgens oder abends schon mal den Schlaf oder den gewohnten Feierabend kosten.

Die Zeitumstellung kann sich auch auf die Arbeitszeit auswirken. Wenn Mitarbeitende in einem Land mit abweichender Umstellung arbeiten, könnten Überstunden oder Ruhezeiten betroffen sein. Unternehmen sollten klare Regeln zur Erfassung der Arbeitszeit bei Zeitumstellungen festlegen, um Konflikte oder falsche Abrechnungen zu verhindern. Außerdem sollten Kalender- und Zeiterfassungstools die Zeitumstellung richtig verarbeiten. So lassen sich Terminüberschneidungen und falsche Zeiterfassungen vermeiden.

Zeitumstellung bei der Reisekostenabrechnung berücksichtigen

Neben den Herausforderungen bei der Terminplanung müssen Geschäftsreisende auch bei der Abrechnung ihrer Reisekosten auf die Zeitumstellung achten. Die Erfassung der Arbeitszeiten und der damit verbundene Verpflegungsmehraufwand können durch die verschobene Uhrzeit beeinflusst werden. In Deutschland ist der sogenannte Verpflegungsmehraufwand in der Reisekostenabrechnung ein zentraler Bestandteil. Dieser wird basierend auf der tatsächlichen Reisedauer berechnet – und diese ändert sich bei einer Zeitumstellung.

Unternehmen und ihre Mitarbeitenden sollten prüfen, ob sich die Dauer der Reise und damit die Schwelle für Verpflegungspauschalen verändert. Eine Geschäftsreise, die ursprünglich acht Stunden lang ist und eine Pauschale von 14 Euro zulässt, könnte durch die Zeitumstellung auf sieben Stunden verkürzt werden, sodass die Pauschale entfällt. Das betrifft besonders Reisen nachts oder in den frühen Morgenstunden.

Unternehmen sollten in ihren Reisekostenrichtlinien auf die Besonderheiten der Zeitumstellung hinweisen. Klare Regelungen dazu, wie die Umstellung die Abrechnung des Verpflegungsmehraufwands oder die Berechnung der Arbeitszeit beeinflusst, helfen, Missverständnisse zu vermeiden.

Geschäftsreise & Zeitumstellung: Rechtzeitig planen, Fehler vermeiden

Die Zeitumstellung mag auf den ersten Blick wie ein kleines Detail erscheinen, doch sie kann sowohl auf die Reiseplanung als auch auf die Abrechnung von Geschäftsreisen große Auswirkungen haben. Geschäftsreisende sollten frühzeitig ihre Abreisezeiten, Meetings und die Abrechnung ihrer Reisekosten prüfen, um keine unangenehmen Überraschungen zu erleben.

Digitale Tools wie Concur Travel unterstützen dabei: Zeitumstellungen werden bei Buchungen und Kalendereinträgen automatisch berücksichtigt. Wird die Planung durch die verschobene Uhrzeit eng, etwa beim Anschlussflug oder einem wichtigen Meeting, erhalten Reisende rechtzeitig eine Benachrichtigung. So lässt sich Zeitumstellungs-Chaos vermeiden, bevor es entsteht, und auch die Reisekostenabrechnung bleibt korrekt.

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